Manajemen Perubahan Dan Implementasi Dalam Proyek Sistem Informasi

 

Oleh: Zahra Anisa (@A06-Zahra)

Abstrak

Pengenalan atau penggantian sistem informasi dan organisasi dampak perilaku sangat rumit. Perubahan dalam cara informasi didefisinikan, diakses dan digunakan untuk mengelola sumber daya organisasi sering kali menghasilkan pembagian kekuasaan dan kekuatan. Kondisi ini biasanya disebabkan oleh kesalahan dalam mengelola fase transisi. Sebuah proses perubahan dan implementasi memiliki dampak psikologis bagi mereka yang terkena dampak perubahan (internal), dimana jika perubahan itu benar-benar terjadi, akan menimbulkan dampak situasional bagi orang lain yang terkait dengan organisasi. Kendalikan faktor risiko proyek untuk sampai batas tertentu dengan pendekatan untuk berjaga-jaga. Menggunakan konsep terintegrasi manajemen proyek dengan pendekatan solusi total, keseluruhan desain sitem informasi dan proses implementasi harus dikelola sebagai perubahan organisasi yang direncakan. Kunci sukses manajemen dan implementasi perubahan juga sangat tergantung pada komitmen, keterampilan komunikasi, fokus pada penerapan perubahan dan tidak diganggu dengan hal lain, Dan memanfaatkan sumberdaya manusia untuk dapat melaksanakan proses perubahan dan implementasi.

Kata kunci: manajemen perubahan implementasi, organisasi, pendekatan solusi total.

PENDAHULUAN

Manajemen perubahan dan implementasi proyek sistem informasi yang berhasil akan mendatangkan banyak keunggulan kompetitif bagi perusahaan dalam hal biaya, waktu dan kualitas. Hal ini hanya akan terjadi jika dilakukan usaha secara sungguh-sungguh dan fokus. Sisi lain ketidakberhasilan melakukan inovasi karena pendekatan yang dilakukan hanyalah sifat jangka pendek seperti mencoba mengembangkan proses baru, mencari ide-ide baru menggati struktur organisasi, dan ide-ide sejenis lainnya. Seluruh pendekatan ini terlihat hanyalah bersifat parsial dan tidak memiliki fokus yang jelas dan isu yang lebih bersifat strategis.

John M. Keynes pernah mengatakan bahwa hal yang paling sulit bukanlah mengajak orang untuk dapat menerima ide-ide baru, namun mengajak orang untuk meninggalkan kebiasaan hidup dengan cara-cara lama (Chan, et.al 2004). Diperkenalkan atau digantinya suatu sistem informasi membawa dampak keperilakuan dan organisasional yang sangat rumit. Perubahan cara informasi didedinisikan, diakses, dan digunakan untuk mengelola sumberdaya organisasi sering menghasilkan pembagian kekuasaan dan kekuatan baru. Peruabahan organisasional internal ini menumbuhkan penolkan dan perlawanan dan dapat mengarah pada kegagalan suatu sistem yang seharusnya dapat berjalan dengan baik. Sebagian besar proyek sistem informasi terhambat karena proses perubahan organisasional di seputar pembuatan sistemnya tidak ditangani dengan baik.

Saat ini pernyataan tersebut sangat relevan sehubungan banyaknya perusahaan yang gagal menerapkan sistem teknologi informasi. Kurangnya dukungan dan disiplin dari seluruh jajaran pengguna di dalam perusahaan untuk memanfaatkan teknologi informasi, semuanya akan berjalan secara percuma. Keengganan seorang pengguna dalam memutakhirkan data akan bermuara pada ketidak sempurnaan informasi. Kenyataan ini memperlihatkan penerapan sistem teknologi informasi gagal bukan kerena desainya buruk atau tidak sesuai dengan yamg dibutuhkan, tetapi karena adanya elemen sumberdaya manusia yang tidak tahu cara dalam mengelola sebuah transisi dari sistem lama ke dalam lingkungan kerja sisitem baru. Kondisi ini biasanya disebabkan karena kesalahan dalam mengelola fase transisi. Sebuah proses transisi memiliki dampak psikologis terhadap mereka yang terkena akibat perubahan (internal). Seiring dengan kondisi perusahaan dapat melalukan kegiatan manajemen perubahan dan implementasi proyek sistem informasi agar dapat berjalan dengan baik? Untuk mengetahui instrumen-instrumen penting yang mempengaruhi dan berperan penting serta upaya untuk menjamin kelancaran manajemen perubahan dan implementasi proyek sistem informasi.

PEMBAHASAN

Pengertian manajemen proyek

Manajemen proyek adalah usaha pengerjaan suatu proyek yang dibatasi oleh anggran, jadwal, dan mutu dengan tujuan tercapainya proyek tersebut secara efisien dan efektif. Usaha pengerjaan yang dimaskud di atas meiliputi proses planning (perencanaan), Organizing (pengaturan), dan controlling (pengendalian). Skill manajemen proyek penting untuk dikuasi bukan tanpa alasan kuat.

Pengertian manajemen proyek sistem informasi

Manajemen proyek sistem informasi adalah kegiatan mengorganisasi informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan sebuah proyek sistem informasi. Tujuan dari manajemen proyek sistem informasi itu sendiri adalah agar proyek dapat berhasil berjalan dengan lancar.

Fase- fase manajemen perubahan

Untuk menjamin pelaksanaan manajemen perubahan yang efektif, dibutuhkan aktivitas manajemen perubahan yang sistematis, terencana, dan termonitor dengan baik. Manajemen perubahan memiliki sejumlah fase yang harus menjadi perhatia orang. Pertama, fase keberakgiran, meruapak fase utnuk meninggalkan sistem lama. Fase ini memperlihatkan suatu keadaan dimana terjadi suasana depresi atau hiperaktif di dalam organisasi dan kondisi para pimpinan harus mulai mencoba merencanakan dan mengkomunikasikan perubahan keseluruhan unit kerja dengan kesadaran yang tinggi. Kedua, fase netral, merupakan fase untuk memperoleh dukungan sebanyak mungkin orang di dalam organisasi agar mau segera melakukan perubahan secara signifikan. Fase ini merujuk pada keadaan dimana berbagai inisiatif perubahan dilakuakn oleh sejumlah besar orang-orang di dalam organisasi untuk berbagai level manajemen dengann sejumlah tantanfan berupa konflik, pertengkaran, kegagaln, dan keberhasilan yang tidak signifikan.

Kesuksesan manajemen perubahan dan implementasi

Kunci sukses manajemen perubahan dan implementasi proyek sistem informasi terletak pada beberapa faktor utama yang masing-masing terkait dengan keberhasilan proses, yaitu harus memiliki perencanaan strategi eksekusi yang jelas sehingga dapat menjadi sebuah katalisator ampuh dalam menjalankan proses transisi yang efektif dan efisien, membuat orang paham akan dampak luas dari dilakukannya perubahan, mengkomunikasikan perubahan melalui penjelasan yang menyentuh aspek rasional maupun emosional, melanjutkan terus proses komunikasi ke berbagai pihak yang berkepentingan hingga benar-benar diperoleh pemahaman yang jelas mengenai proses perubahan yang akan dilaksanakn, menjaga agar orang-orang di dalam organisasi benar-benar fokuas dalam melaksanakan perubahan dan tidak diganggu dengan hal-hal lainnya, mendaya gunakan sumberdaya manusia di dalam organisasi agar masing-masing dari mereka mampu untuk melaksanakan proses perubahan, mengajak sponsor, agen perubahan, dan mereka yang berkepentingan dengan proses perubahan agar tetap memiliki komitmen tinggi dan selalu sejalan dalam mengeksekusi proses perubahan, memperlihatkan komitmen penuh dari berbagai pihak untuk melakukan perubahan dalam bentuk pengalokasian sumberdaya yang memadai dan pemberian petunjuk yang jelas akan arah perubahan.

KESIMPULAN

Dukungan dan pengendalian dari pihak manajemen atas proses manajemen perubahan dan implementasi juga penting, begitu pula mekanisme untuk menghadapi tingkat resiko dari setiap proyek sistem informasi yang baru. Faktor-faktor resiko proyek dapat dikendalikan hingga batas tertentu dengan pendekatan berjaga-jaga terhadap manajemen proyek sistem informasi. Tingakt resiko untuk setiap proyek menjadi penentu dari campuran antara perangkat integrasi internal, eksternal dan perangkat perencanaan dan pengendalian formal yang akan diterapkan. Strategi yang tepat dapat diterapkan untuk memastikan keterapkan tingkat keterlibatan pengguna dalam proses pengembangan sistem dan untuk meminimalisasi penolakan dari pengguna. Rancangan sistem informasi dan keseluruhan proses implementasi sebaiknya dikelola sebagai perubahan organisasional yang terencana. Rancangan sosioteknis bertujuan untuk medapatkan gabungan yang optimal dari solusi-solusi rancangan sosial dan teknis. Kunci keberhasilan manajemen perubahan dan implementasinya sangat bergantung kepada komitmen perubahaan. Kemampuan mengkomunikasikan perubahan melalui penjelasan yang menyentuh aspek rasional maupun emosional. Melanjutkan terus proses komunikasi ke berbagai pihak yang berkepentingan. Benar-benar fokus dalam melaksanakan perubahan dan tidak diganggu dengan hal-hal lainnya. Mendaya gunakan sumberdaya manusia agar mampu melaksanakan proses perubahan dan implementasinya.

DAFTAR PUSTAKA 

https://tomps.id/ini-pengertian-manajemen-proyek-besera-contohnya-kenal-lebih-dekat-yu/ 

https://fairuzelsaid.upy.ac.id/uncategorized/konsep-manajemen-proyek-teknologi-informasi/