PROSES DAN SIKLUS HIDUP MANAJEMEN PROYEK GUNA TERCAPAINYA TUJUAN SEBUAH PROYEK

Oleh : Nur Qalby Nabila Haswadi (@A18-NABILA)

ABSTRAK 

Proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sebuahproyek dapat diartikan sebagai upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untukmencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan penting dengan menggunakananggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangkawaktu tertentu. Tahapan siklus hidup proyek adalah parameter penting bagi penyelenggaraan proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek. Manajemen proyek dikatakan baik atau berhasil jika tujuan tersebut tercapai. Terdapar beberapa tahap dari siklus hidup manajemen antara lain : tahap inisiasi, perencanaan, eksekusi, penutupan, dan evaluasi. 

Kata kunci : Proyek, Manajemen Proyek, Siklus hidup proyek 

PENDAHULUAN

Pada hakikatnya proyek dapat didefinisikan sebagai “Rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa/ pelayanan unik tertentu, dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya, melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi, dan kontrol” (K.C. Chan, 2004: 68).

Menurut Noerlina (2008) membangun manajemen proyek yang baik mampu menciptakan tahap pelaksanaan proyek lebih terperinci dan efisien. Perusahaan perlu berupaya untuk meningkatkan kualitas jasa yang diberikan dengan melalui pembuatan perencanaan yang terstruktur, sehingga lebih optimal dalam penggunaan sumber daya yang akan berdampak pada efesiensi kinerja internal perusahaan. Proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalamsuatu wadah organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sebuahproyek dapat diartikan sebagai upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untukmencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan penting dengan menggunakananggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangkawaktu tertentu (Nurhayati, 2010). Tujuan Utama sebuah proyek adalah untuk memuaskan kebutuhan pelanggan. Karakteristik sebuah proyek membantu membedakan proyek dari berbagai usaha lainnya yang dilakukan organisasi.

Siklus hidup proyek merupakan kumpulan fase. Beberapa organisasi menentukan serangkaian siklus hidup untuk digunakan di semua proyek. Siklus hidup proyek menentukan pekerjaan apa yang akan dilakukan di setiap fase, siapa yang terlibat dalam setiap fase, dan bagaimana manajemen akan mengontrol dan menyetujui pekerjaan yang dihasilkan di setiap fase. Secara garis besar tahap-tahap proyek bisa dibagi menjadi : Tahap konsepsi, Tahap pendefinisian, tahap Akuisisi, tahap operasi. 

 

PEMBAHASAN 

Proyek merupakan rangkaian aktivitas kegiatan yang saling berkaitan dimana ada titik awal dan titik akhir untuk mencapai tujuan tertentu, proyek membutuhkan bermacam keahlian (skills) dari macam-macam profesi dan organisasi. Proyek Konstruksi menurut (Nurjaman, 2014 )rto (1995), kegiatan proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber dana tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas dan sasaran yang telah digariskan dengan tegas.

Menurut Soeharto (1995), mengungkapkan bahwa dalam proyek mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : 

1. Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir 

2. Jumlah biaya, sasaran jadwal, serta kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan proyek telah ditentukan. 3. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir sudah ditentukan dengan jelas. 

4. Non rutin, tidak berulang-ulang. Jenis dan intensitas kegiatan berubahubah sepanjang proyek berlangsung.

    Menurut Dimyati dan Nurjaman (2014), siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. 

    Menurut Soeharto (1995), proyek memiliki tujuan khusus dalam pencapaiannya ditentukan oleh beberapa batasan yaitu anggaran yang dialokasikan, jadwal, serta mutu yang harus dipenuhi, ketiga kendala proyek tersebut merupakan parameter penting bagi penyelenggaran proyek yang juga diasosiasikan sebagai sasaran proyek. 

1. Biaya (Anggaran) 

Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek-proyek yang melibatkan dana dalam jumlah besar dan jadwal bertahun-tahun, anggarannya bukan hanya ditentukan untuk total proyek, tetapi dipecah lagi komponen-komponennya, atau per periode tertentu (misalnya per kwartal) yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. 

2. Jadwal (Waktu) 

Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahan tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan. 

3. Mutu (Kinerja) 

Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Contoh bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa instalasi pabrik, maka kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik mampu beroperasi secara memuaskan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Jadi, memenuhi persyaratan mutu berarti mampu memenuhi tugas yang dimaksudkan atau sering disebut sebagai fit for the intended use.

Salah satu fungsi dan proses kegiatan dalam manajemen proyek yang sangat mempengaruhi hasil akhir proyek adalah pengendalian yang mempunyai tujuan utama meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Selain itu, penjadwalan dibuat untuk menggambarkan perencanaan dalam skala waktu. Penjadwalan menentukan kapan aktifitas dimulai, ditunda, dan diselesaikan, sehingga pembiayaan dan pemakaian sumber daya akan disesuaikan waktunya menurut kebutuhan yang akan dibutuhkan.

Terdapat tahapan kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek, sebagai berikut : 

1. Tahap Inisiasi 

Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk. 

2. Tahap Perencanaan 

Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi site plan, resource plan, financial plan,risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review. 

3. Tahap Eksekusi (Pelaksanaan Proyek) 

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol deliverables sebagai hasil akhir proyek. 

4. Tahap Penutupan

Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang. 

5. Organisasi Proyek dan Evaluasi

Tahap ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup (penyelesaian). Meskipun demikian, tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya proyek dapat dihentikan sebelum mencapai penyelesaian. Evaluasi juga penting karena untuk mengetahui apa saja yang kurang dan apa saja yang harus diperbaiki dalam sebuah proyek. 

KESIMPULAN 

    Tahapan siklus hidup proyek adalah parameter penting bagi penyelenggaraan proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek. Manajemen proyek dikatakan baik atau berhasil jika tujuan tersebut tercapai. Suatu proyek memerlukan penjadwalan (scheduling), yaitu pengalokasian waktu yang tersedia untuk melaksanakan tiap-tiap pekerjaan, dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapai optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan yang ada. 

DAFTAR PUSTAKA 

Siswanto, A. B. (2019). MANAJEMEN PROYEK. Semarang, Jawa Tengah : CV. Pilar Nusantara .

Nurjaman, D. d. (2014 ). Manajemen Proyek . Jakarta : Pustaka Setia Jakarta .

Chan, K. (2004). Integrated Project Management . Yogyakarta : ANDI .

I, S. (1995). Manajemen Proyek dari Konseptual Sampai Operasional . Jakarta : Erlangga.