ABSTRAK
Dalam sebuah proyek, seringkali dibutuhkan manajemen. Secara
sederhana, manajemen dalam sebuah produk berfungsi dalam melakukan pengaturan
terhadap setiap komponen dalam suatu proyek. Hal tersebut mendorong lahirnya
salah satu focus kajian yang bernama manajemen proyek industri. Saat ini sudah sering kita lihat dalam sebuah industri
terdapat adanya divisi project management
yang memang dikhususkan dalam memantau kegiatan proyek dalam suatu perusahaan
tersbut. Managemen proyek ini umumnya berbentuk divisi atau tim yang terdiri
dari beberapa individu. Individu yang menjalankan aktivitas atau tugas – tugas project
management disebut dengan project manager atau manager proyek. Adanya project
management ini membuat sebuah proyek atau kegiatan perusahaan berjalan dengan
lebih terukur, terstruktur, dan sesuai dengan tujuan.
Keyword : Proyek, Manajemen, Manajemen Proyek,
Project Manager
In a project, management is often required. In simple
terms, management in a product functions in managing each component in a
project. This prompted the birth of a focus of study called industrial project
management. Nowadays, we often see in an industry that project management
division is devoted explicitly to monitoring project activities within a
company. Project management is generally in the form of divisions or teams
consisting of several individuals. Individuals who carry out project management
activities or tasks are called project managers or project managers. This
project management makes a project or company activity run more measurably,
structured and follows the objectives.
Keyword : Project, Management, Project Management, Project Manager
PENDAHULUAN
Istilah manajemen sepertinya sudah tidak asing lagi di
telinga kita. Hampir semua aspek pekerjaan maupun kehidupan sehari – hari menerapkan
perilaku manajemen dalam menjalaninya. Namun, taukah kita apa arti sebenarnya
dari sebuah manajemen ? Manajemen berasal dari kala to manage, yang berarti mengelola. Namun secara konseptual,
manajemen berarti suatu kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
dengan menggunakan prinsip – prinsip manajemen, dengan memberdayakan sumber
daya manajemen dalam rangka mencapai tujuan tertentu secara efektif dan
efisien.
Manajemen
ini penting diterapkan dalam kegiatan sehari – hari maupun dalam kegiatan professional,
salah satunya ialah dalam sebuah proyek. Adanya manajemen yang diterapkan dalam
sebuah proyek disebut dengan manajemen proyek. Manajemen proyek yaitu sebuah
aktivitas untuk perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengontrolan
sumber daya organisasi yang berguna untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu
tertentu dan sumber daya tertentu. Dalam sebuah perusahaan, umunya terdapat
satu divisi yang memang dikhususkan untuk menjalankan fungsi manajemen dalam
setiap proyek. Divisi tersebut ialah divisi project management, dan orang –
orang yang berada dalam divisi tersebut disebut dengan project manager.
Dari uraian di atas, maka terdapat beberapa permasalahan
yang akan kita bahas pada bagian selanjutnya.
PERMASALAHAN
1.
Apakah yang dimaksud dengan Project
Management ?
2.
Apakah fungsi dari Project Management ?
3.
Apa sajakah tugas dari Project Manager ?
PEMBAHASAN
1.
Project Management
Project
Management atau Manajemen proyek adalah suatu disiplin ilmu dalam hal
perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan dan mengendalikan),
untuk bisa mencapai tujuan-tujuan proyek. Atau manajemen proyek adalah suatu
disiplin ilmu yang menerapkan pengetahuan, keahlian serta keterampilan, secara
teknis yang terbaik dan juga dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai
sebuah tujuan yang sudah ditentukan supaya mendapatkan hasil yang maksimal
dalam kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja.
Pengertian
lain dari Project Management yaitu sebuah aktivitas untuk perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengontrolan sumber daya organisasi
yang berguna untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dan sumber
daya tertentu. Dalam sebuah perusahaan, umunya terdapat satu divisi yang memang
dikhususkan untuk menjalankan fungsi manajemen dalam setiap proyek. Divisi tersebut
ialah divisi project management, dan orang – orang yang berada dalam divisi
tersebut disebut dengan project manager.
2.
Fungsi Project Management
A. Mencakup (Scooping),
yang menerangkan tentang batas-batas dari suatu proyek
B. Perencanaan (Planning),
mengidentifikasi tugas apa saja yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu
proyek.
C. Perkiraan (Estimating),
masing-masing tugas yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu proyek harus
diperkirakan
D. Penjadwalan (Scheduling),
seorang manajer proyek harus bertanggung jawah terhadap penjadwalan semua
aktivitas sebuah proyek.
E. Pengorganisasian (Organizing)
seorang manajer proyek memastikan bahwa semua anggota tim dari sebuah proyek
mengetahui peran dan juga tanggung jawab setiap orang dan hubungan laporan mereka
kepada manajer proyek.
F. Pengarahan (Directing)
mengarahkan semua kegiatankegiatan tim didalam proyek
G. Pengontrolan (Controlling)
fungsi pengontrolan atau pengendalian ini kemungkinan adalah fungsi paling
sulit dan juga paling penting untuk seorang manajer apakah proyek akan berjalan
semestinya atau tidak.
H. Penutupan (Closing),
manajer proyek seharusnya selalu memberi penilaian keberhasilan atau kegagalan
kepada kesimpulan dari suatu proyek yang dijalani.
3.
Tugas Project Manager
Ø Membuat Rencana Proyek
Membuat
perencanaan detail adalah hal yang paling mendasar untuk sebuah strategi pada
proyek. Mulai dari menentukan budget, scope, timeline, sumber daya, hingga
tujuan utama yang ingin dicapai.
Ø Mengalokasikan Pekerjaan Kepada Tim
Manajer
proyek yang baik akan menempatkan anggota tim yang relevan dengan kebutuhan
proyek sesuai dengan spesifikasi mereka. Penentuan unit tugas dan tim
penanggung jawab harus dibuat secara jelas untuk menghindari kesalahpahaman
ketika sudah memasuki tahap eksekusi. Setelah proyek berjalan, project
manager juga harus mengontrol progres pengerjaan dan performansi tim agar
selalu on-the-track.
Ø Membentuk Komunikasi Tim yang
Efektif
Komunikasi
untuk menyampaikan berbagai informasi harus jelas dan efektif agar dapat
dipahami oleh seluruh tim. Komunikasi yang efektif sangat penting untuk
meningkatkan produktivitas dan semangat kerja tim. Komunikasi ini bisa meliputi
daftar tugas, jadwal, dan deadline yang harus dimengerti dan
dikerjakan oleh seluruh tim.
Ø Melakukan Kalkulasi Anggaran
Sebelum
memulai sebuah proyek, pemilik proyek dan project manager tentu
sudah menentukan anggaran yang diperlukan pada proyek yang sedang dikerjakan.
Namun, perhitungan anggaran seringkali meleset pada tahap pra produksi dan
tahap eksekusi. Selain itu, peluang terjadinya cost overrun juga
sangat tinggi, terlebih jika lingkungan di sekitar proyek berubah secara tidak
terprediksi. Maka dari itu, project manager harus secara
teliti memonitor penggunaan anggaran yang dimiliki dan bisa memastikan anggaran
diestimasikan dengan tepat.
Ø Mitigasi Masalah dan Krisis
Di sinilah
kelihaian project manager dalam menangani masalah dan
mengendalikan krisis diuji. Untuk mengantisipasinya, project
manager harus membuat perencanaan masalah dan krisis sejak tahap
pra-produksi proyek. Menjalankan manajemen risiko sejak tahap perencanaan
adalah hal yang wajib dilakukan oleh seluruh project manager.
Ø Memonitor Perkembangan Proyek
Berdasarkan Blueprint
Blueprint sebuah kerangka kerja rinci
yang menjadi landasan dalam pembuatan kebijakan yang meliputi penetapan tujuan
dan sasaran, penyusunan strategi, pelaksanaan program dan fokus kegiatan serta
langkah-langkah atau implementasi yang harus dilaksanakan. Jika selama proyek
dieksekusi ada hal-hal yang berubah atau melenceng dari blueprint,
maka project manager bertugas untuk mengomunikasikannya kepada
tim terkait agar pekerjaan mereka kembali on-the-track. Namun,
jika perubahan itu emang harus dilakukan dikarenakan satu atau lain hal, maka
hal ini harus disesuaikan dengan cara mengalokasikan kembali unit kerja
berdasarkan sumber daya yang ada.
Ø Membuat Laporan Untuk Stakeholder
Stakeholder tentu membutuhkan laporan
untuk memeriksa kemajuan proyek. Laporan ini biasanya berisi informasi rinci
tentang status kemajuan proyek, hambatan yang dihadapi, hingga jumlah anggaran
yang diserap. Di tahap project closure, laporan ini akan
dikumpulkan project manager dan diarsipkan setelah mendapat
pengesahan dari pihak-pihak terkait. Di masa yang akan datang, report ini akan
bermanfaat sebagai acuan bagi project manager ketika
dibebankan pada proyek serupa.
KESIMPULAN
Manajemen merupakan hal yang sangat penting untuk kita
implementasikan sehari – hari. Dengan adanya manajemen, kegiatan yang kita
lakukan akan lebih terukur, terstruktur, dan sesuai dengan tujuan awal kita. Begitu
juga dalam hal proyek. Adanya manajemen proyek menjadikan sebuah proyek dapat
berjalan sesuai dengan arahan awal, dan lebih efektif serta efisien. Dalam project
management terdapat beberapa fungsi diantaranya perencanaan, penjadwalan,
pengawasan, dan sebagainya. Sehingga dengan adanya project management ini,
sebuah perusahaan akan lebih mudah menjalankan sebuah proyek.
REFERENSI
1.
Pujiono, Bambang. 2022. Konsep Manajemen
Proyek
2.
Mattarima. 2020. Manajemen Proyek. Dalam
: https://fikom-ucm.ac.id/wp-content/uploads/2020/04/Manajemen-Proyek_Mattarima.pdf
3.
Aliya, Humaira. 2021. Penting Untuk
Kesuksesan Proyek Perusahaan, Kenali Metode Project Management. Dalam : https://glints.com/id/lowongan/project-management/#.Yxh26XZBzIV
4.
Populix. 2021. Project Management Adalah
: Pengertian, Proses, dan Tujuan. Dalam : https://info.populix.co/articles/project-management-adalah/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Catatan: Hanya anggota dari blog ini yang dapat mengirim komentar.