Perencanaan Manajemen Proyek dalam Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Sumber Daya Perusahaan

 

Perencanaan Manajemen Proyek dalam Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Sumber Daya Perusahaan

Oleh : @A04-INDAH (Indah Permata Widayanti)

 

ABSTRAK

Manajemen proyek merupakan strategi yang perlu dilakukan dalam mencapai efisiensi dan efektifitas suatu perusahaan. Perkembangan pada era teknologi masa kini sejalan dengan berkembangnya perusahaan yang bergerak di bidang jasa teknologi. Manajemen proyek dapat pula digunakan untuk memperkirakan adanya percepatan proyek (crasing). Dengan penyusunan suatu manajemen proyek yang baik, maka dapat dilakukan fungsi serta estimasi waktu dan biaya yang diperlukan dalam menjalankan proyek, sehingga dapat meminimasi kerugian biaya akibat kemungkinan keterlambaran proyek. Oleh karena itu, penting sekali bagi perusahaan memiliki strategi dan menerapkan proses manajemen proyek secara optimal. 

Kata kunci : Manajemen proyek, proses, crashing, ruang lingkup

 

PENDAHULUAN

Pemanfaatan teknologi era kini terus dikembangkan hingga bertujuan untuk meningkatkan opportunity yang didapatkan. Perkembangan ini sejalan dengan berkembangnya perusahaan yang bergerak di bidang jasa teknologi yang berperan sebagai konsultan dan jasa penyedia perangkat lunak. Hal ini yang menjadi salah satu alasan perusahaan seiring terus berkembang dengan permintaan proyek yang meningkat. Dengan adanya permintaan proyek yang meningkat akan dapat meningkatkan keuntungan perusahaan, tetapi di sisi lain peningkatan atas permintaan proyek tersebut dapat menjadi masalah dalam perusahaan apabila tidak memiliki manajemen perusahaan yang baik.

Manajemen proyek dibuat untuk dapat menghindari atau meminimalisir kegagalan dan resiko proyek (Noerlina, 2008). Manajemen yang baik terkait dengan manajemen aktivitas seperti penjadwalan, pengelolaan human resource yang mana akan berujung pada estimasi biaya proyek yang perlu dianggarkan perusahaan. Perusahaan perlu berupaya untuk meningkatkan kualitas jasa yang diberikan dengan melalui pembuatan perencanaan yang terstruktur, sehingga lebih optimal dalam penggunaan sumber daya yang akan berdampak pada efesiensi kinerja internal perusahaan. Tanpa adanya manajemen proyek yang baik tersebut dapat menurunkan performa kerja perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan.

 

PEMBAHASAN

Pengertian Manajemen Proyek

Secara umum, manajemen proyek​ adalah suatu pendekatan atau metode untuk​ mengelola suatu proyek dengan efektif dan efisien. Sistem ini hadir sebagai perangkat untuk membantu mengelola kegiatan-kegiatan berbentuk proyek. Tanpanya, suatu proyek akan sulit dieksekusi baik dari segi biaya, waktu, bahkan kualitasnya.

Manajemen proyek dapat digunakan pada jenis proyek apapun, dan digunakan secara luas untuk menyelesaikan proyek yang besar dan kompleks. Manajemen proyek mengarah pada pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditetapkan. Aktivitas manajemen proyek mencakup perencanaan pekerjaan, penilaian risiko, memperkiraan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, mengorganisasian pekerjaan, mendapatkan sumber daya manusia dan material, menetapkan tugas, aktivitas pengarahan, pengendalian pelaksanaan proyek, pelaporan kemajuan dan penganalisaan hasil.

 

Proses Manajemen Proyek

1. Scooping yang menerangkan tentang batas-batas dari suatu proyek.

2. Planning yaitu mengidentifikasi tugas apa saja yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek.

3. Estimating yaitu masing-masing tugas yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu proyek harus diperkirakan.

4. Scheduling seorang manajer proyek harus bertanggung jawab terhadap penjadwalan semua aktivitas sebuah proyek.

5. Organizing yaitu seorang manajer proyek memastikan bahwa semua anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran dan juga tanggung jawab setiap orang dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.

6. Directing mengarahkan semua kegiatan-kegiatan tim di dalam proyek.

7. Controlling fungsi pengontrolan atau pengendalian ini kemungkinan adalah fungsi paling sulit dan juga paling penting untuk seorang manajer apakah proyek akan berjalan semestinya atau tidak.

8. Closing yaitu manajer proyek seharusnya selalu memberi penilaian keberhasilan atau kegagalan kepada kesimpulan dari suatu proyek yang dijalani.

 

Ruang Lingkup Manajemen Proyek

Hal-hal yang termasuk ke dalam domain ruang lingkup manajemen proyek​ adalah sebagai berikut:

1. Waktu proyek dimulai
2. Perencanaan lingkup proyek
3. Pendefinisian ruang lingkup proyek
4. Verifikasi proyek dan kontrol ketika proyek sedang dijalankan

 

Analisis Proyek Crashing

Dalam melaksanakan proyek dapat dilakukan dengan percepatan aktivitas proyek (Crashing) tetapi dengan adanya trade off yaitu antara waktu dan biayanya. Percepatan yang dapat dilakukan dengan mengurangi jumlah aktivitas maupun dengan cara menambah jumlah pekerja, contoh seorang desainer dan seorang programmer. Sehingga, total biaya crashing meningkat akibat adanya penambahan biaya langsung. Trade off ini yang dapat disampaikan pada pelanggan yang dimana dapat memilih pengerjaan proyek yang lebih cepat dengan biaya yang lebih tinggi atau proyek yang lebih lama dengan biaya yang lebih rendah.

 

KESIMPULAN

Dalam menjalankan proyek, terdapat 4 aspek kerja yaitu terkait dengan tahap pengumpulan data informasi dan perekrutan SDM (requirement), tahap perancangan desain proyek (design), tahap pengembangan sistem (development), dan tahap penjaminan kualitas (integration & test). Analisa proyek (Crashing) menghasilkan suatu trade off bagi pelanggan terhadap biaya dan waktu yang dibutuhkan. Dengan adanya penggunaan crashing menimbulkan peningkatan biaya dalam perusahaan. Sebagaimana dilakukan proses manajemen proyek yang terdiri dari mencakup, perencanaan, perkiraan, penjadwalan, pengorganisasian, pengarahan, pengontrolan, dan penutupan.

SARAN

Sebagaimana pihak perencana proyek harus mempertimbangkan dan memperhitungkan segala kemungkinan dan resiko yang bisa terjadi, sehingga tidak mengakibatkan kerugian dan kegagalan dalam pelaksanaan. Lalu, manajemen proyek harus dilakukan berdasarkan penjadwalan dan optimasi terhadap sumber daya yang digunakan untuk menentukan prioritas terhadap aktivitas tertentu dalam penjadwalannya.

 

DAFTAR PUSTAKA

Dimyati, D. H., & Nurjaman, K. (2014). Manajemen Proyek. Yogyakarta: Pustaka Setia.

Pujiyono, Bambang. 2022. Manajemen Proyek. Universitas Terbuka.

Soeharto, I. 1999. Manajemen Proyek (Dari Konseptual Sampai Operasional ). Jakarta : Erlangga.