MANAJEMEN PROYEK PROSES PELAKSANAAN YANG BERSIFAT DINAMIS

 

Laykha Fitriani Az Zahra (@A05-LAYKHA)

ABSTRAK

Pada artikel ini akan membahas tentang pengertian dari manajemen itu sendiri, dan membahas lebih dalam tentang siklus hidup proyek yang memiliki 5 tahapan untuk menggambarkan sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai.  Lalu adanya pengelolaan suatu proyek itu sendiri, dan perencanaan & penjadwalan proyek. Manajemen proyek adalah ilmu yang berkaitan dengan sebuah proses yang dilakukan untuk mencapai suatu target dengan melakukan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian sesuai dengan batasan waktu yang telah ditentukan. Peranan manajemen proyek dalam suatu pelaksanaan proyek konstruksi sangatlah penting, mengingat proses pelaksanaan proyek konstruksi ini bersifat dinamis. Hal ini dilatarbelakangi dengan selalu berubahnya kebutuhan sumber daya, baik jenis maupun jumlah yang dibutuhkan.

Kata kunci: Manajamen proyek, tahapan, perencanaan, penjadwalan, pengelolaan.

 

PENDAHULUAN

Pengertian

Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan. Menurut Larson yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:3-4), menjelaskan tujuan utama proyek adalah memuaskan kebutuhan pelanggan. Disamping kemiripan, karakteristik dari sebuah proyek membantu membedakan proyek tersebut dari yang lainnya dalam organisasi.

Manajemen proyek (Project Management) adalah suatu rangkaian aktivitas yang didalamnya terdiri dari kegiatan perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek yang terdiri dari beberapa aktivitas/kegiatan. Manajemen proyek dapat diterapkan pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas untuk menyelesaikan proyek yang besar dan kompleks. Fokus utama manajemen proyek adalah pencapaian tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu, dan dana yang tersedia. Tujuan utamanya adalah membantu manajemen dalam menyusun penjadwalan (schedule) suatu proyek, menentukan total waktu yang digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek, menentukan aktivitas/kegiatan yang perlu didahulukan, dan menentukan biaya yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek. Semuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus-menerus dengan berjalannya waktu.

Manajemen proyek tidak lagi menjadi manajemen yang diperlukan secara khusus. Dalam bisnis, manajemen proyek sudah menjadi cara standar dan telah menjadi bagian umum karena semakin banyaknya usaha perusahaan yang digarap sebagai proyek. Kepentingan dan peran proyek di masa mendatang akan semakin memberikan kontribusi bagi arah strategis perusahaan

 

Siklus Hidup Proyek

Siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat tahapan kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu (Dimyati & Nurjaman, 2014:16-17):

1)      Tahap Inisiasi

Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.

2)      Tahap Perencanaan

Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.

3)      Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek)

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

4)      Tahap Penutupan

Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.

5)      Organisasi proyek

Tahap ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup (penyelesaian). Meskipun demikian, tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya proyek dapat dihentikan sebelum mencapai penyelesaian. Beberapa proyek tidak mengikuti perencanaan terstruktur atau proses pemantauan. Beberapa proyek akan melalui langkah 2, 3, dan 4 beberapa kali.

Tahapan tersebut merupakan parameter penting bagi penyelenggaraanproyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek. Manajemen proyek dikatakan baik jika sasaran tersebut tercapai. Suatu proyek memerlukan penjadwalan (scheduling), yaitu pengalokasian waktu yang tersedia untuk melaksanakan tiap-tiap pekerjaan, dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapai optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan yang ada.

 

Pengelolaan Proyek

Pengelolaan diartikan sebagai rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu. Wardoyo yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:56), mendefinisikan pengelolaan adalah rangkaian kegiatan yang berintikan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Harsoyo yang yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:57), mendefinisikan pengertian pengelolaan, sebagai berikut: Pengelolaan berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan menggali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa pengelolaan adalah suatu rangkain kegiatan yang berintikan perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.

 

Perencanaan dan Penjadwalan Proyek

Perencanaan suatu proyek mensyaratkan bahwa tujuan proyek harus dinyatakan dengan jelas sehingga manajer dan timnya mengetahui apa yang diinginkannya. Perencanaan proyek dimaksudkan untuk menjembatani antara sasaran yang akan diraih dengan keadaan pada saat awal (Herjanto, 2007:353). Penjadwalan proyek meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh kegiatan proyek. Pada penjadwalan orang, uang, dan bahan dihubungkan untuk kegiatan khusus dan menghubungkan masing-masing kegiatan satu dengan yang lainnya. Penjadwalan merupakan suatu fase yang menterjemahkan suatu perencanaan ke dalam suatu diagram-diagram yang sesuai dengan skala waktu. Penjadwalan menentukan kapan aktivitas-aktivitas itu dimulai, ditunda, dan diselesaikan. Penjadwalan proyek meliputi: pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh kegiatan proyek. Pada tahap ini manajer memutuskan berapa lama tiap kegiatan memerlukan waktu penyelesaian dan menghitung berapa banyak orang yang diperlukan pada tiap tahap produksi (Heizer & Render, 2006:75).

Salah satu metode penjadwalan pekerjaan untuk proyek khusus adalah dengan menggunakan diagram Gantt (Gantt Charts) yang diberi nama sesuai dengan nama penemunya Henry Gantt. Gantt Chart menggambarkan perkiraan waktu untuk setiap pekerjaan dalam proses produksi (Madura, 2007:533). Pada saat digunakan dalam pembebanan diagram gantt menunjukan waktu pembebanan dan waktu menganggur. Gantt Chart merupakan diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalan sumber daya dan alokasi waktu. Gantt Chartadalah contoh teknik non-matematis yang banyak digunakan dan sangat popular di kalangan para manajer karena sederhana dan mudah dibaca. Karakteristik Gantt Chart, yaitu:

·         Gantt chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental dan mudah diterapkan oleh para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang melihat dengan mudah waktudimulai dan selesainya tugas-tugas dan sub- sub tugas dari proyek.

·         Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan semakin penting urutan antara tugas-tugas maka semakin besar kecenderungan dan keinginan untuk memodifikasi gantt chart.

·         Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan saat melihat kesempatan-kesempatan untuk membuat perubahan terlebih dahulu terhadap kebutuhan.

Secara umum jadwal kegiatan mempunyai manfaat-manfaat antara lain:

•        Memberikan pedoman terhadap unit pekerjaan atau kegiatan mengenai batas-batas waktu untuk mulai dan akhir dari masing-masing tugas.

•        Memberikan sarana bagi manajemen untuk koordinasi secara sistematis dan realistis dalam penentuan alokasi prioritas terhadap sumber daya dan waktu. Memberikan sarana untuk menilai kemajuan pekerjaan.

•        Menghindari pemakaian sumber daya yang berlebihan, dengan harapan proyek dapat selesai sebelum waktu yang ditetapkan.

•        Memberikan kepastian waktu pelaksanaan pekerjaan. Merupakan sarana penting dalam pengendalian proyek.

 

KESIMPULAN

Siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. perlu adanya pengelolaan, perencanaan, dan penjadwalan dalam sebuah proyek agar, proyek yang dikerjakan berjalan sesuai dengan kenginan. Manajemen proyek yang baik akan membawa hasil berupa pelaksanaan proyek yang tepat waktu dan sesuai rencana. Dengan adanya manajemen proyek pada proyek Script Transportation Information System (STIS), maka proyek ini dapat berjalan lancar tanpa adanya hambatan yang berarti. Sejauh pelaksanaannya, proyek ini masih berjalan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Terdapat penundaan dalam penyelesaian aktivitas yang bukan berada pada jalur kritis, sehingga jalannya proyek masih tetap sesuai dengan rencana yang telah dibuat.

 

DAFTAR PUSTAKA

Ervianto, W. I. (2004). Teori-aplikasi manajemen proyek konstruksi. Yogyakarta: Andi.

Hosaini, H., Hartoto, H., Alfiana, A., Sitindaon, C. D., Saptaria, L., Rudi, R., ... & Kristiana, R. (2021). Manajemen proyek.

Modul Perkuliahaan Mata Kuliah Manajemen Proyek Industri. Universitas Mercu Buana. Jakarta.

Siswanto, A. B., & Salim, M. A. (2019). Manajemen Proyek. CV. Pilar Nusantara.