PENGARUH PERUBAHAN LINGKUNGAN ORGANISASI TERHADAP MANAJEMEN PROYEK

 

Luthfia Hamidah (@A19-LUTHFIA)

ABSTRAK

Manajemen proyek adalah manajemen yang diterapkan pada suatu proyek untuk mencapai suatu hasil tertentu, atau, manajemen proyek adalah suatu ilmu dan seni untuk mengadakan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), pengoordinasian (coordinating), dan mengadakan pengawasan (controlling) terhadap orang dan barang untuk mencapai tujuan tertentu dari suatu proyek. Dengan pengertian tersebut jelaslah bahwa semua fungsi manajemen harus dipakai untuk mengelola suatu proyek, agar tujuan yang diinginkan oleh proyek tersebut dapat tercapai dengan lancar.

KATA KUNCI : Manajemen, Proyek, Industri

 

PENDAHULUAN

Lingkungan organisasi adalah semua elemen di dalam maupun di luar organisasi yang dapat mempengaruhi sebagian atau keseluruhan suatu organisasi. Terdapat dua jenis klasifikasi lingkungan yakni lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Lingkungan internal yang berpengaruh langsung dalam organisasi meliputi karyawan/pegawai organisasi dalam, serta pimpinan manajer. Lingkungan eksternal dibagi dua yaitu yang berpengaruh langsung dan tidak langsung. Contoh lingkungan eksternal yang berpengaruh langsung adalah organisasi pesaing, pemasok komunitas lokal, konsumer, NGO dan lainnya. Sedangkan untuk contoh lingkungan eksternal yang tidak berpengaruh langsung adalah kondisi politik, ekonomi dan sosial.

Menurut Ricky W.Griffin, manajemen adalah sebuah proses perencanaan, organisasi koordinasi, dan kontrol pada sumber daya agar tujuan tercapai secara efektif dan efisien. Secara umum, manajemen dapat diartikan sebagai sebuah seni dalam ilmu dan pengorganisasian yang terdiri dari menyusun rencana, membangun organisasi dan pengorganisasiannya, hingga pengendalian dan pengawasan.

Proyek Merupakan upaya sementara yang dilakukan dalam suatu industri untuk menciptakan sebuah produk, layanan, atau hasil yang unik. Sebuah proyek bersifat sementara karena memiliki awal dan akhir waktu yang pas, dan karenanya menentukan lingkup dan sumber daya.

Ini berarti bahwa suatu proyek bukanlah suatu kegiatan rutin yang dilakukan terus menerus, melainkan hanya menyangkut suatu jangka waktu tertentu saja. Misalnya proyek penggantian mesin-mesin lama dengan mesin baru dari sebuah perusahaan tekstil. Proyek ini merupakan suatu kegiatan khusus yang sangat berbeda dengan kegiatan rutin yang dijalankan, yang berupa memproduksi tekstil dan kemudian memasarkannya.

Pengertian manajemen proyek adalah usaha pengerjaan suatu proyek yang dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan mutu dengan tujuan tercapainya proyek tersebut secara efisien dan efektif. Usaha pengerjaan yang di maksud di atas meliputi proses Planning (Perencanaan), Organizing (Pengaturan), dan Controlling (Pengendalian). Tujuan dari adanya manajemen proyek ini adalah menyelesaikan tugas tepat waktu, menjaga kuaitas, manajemen anggaran, memaksimalkan potensi tim.

 

PERMASALAHAN

Perubahan – perubahan yang terjadi pada lingkungan sangat dinamis dan kadang – kadang pengaruhnya pada manajemen tidak dapat diperkirakan terlebih dahulu. Karenanya manajemen dituntut untuk bersikap tanggap dan adaptif, selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan keadaan lingkungan.

 

PEMBAHASAN

Beberapa pengaruh lingkungan eksternal yang turut mempengaruhi para manajer atau manajemen dalam praktik (diadopsi dari Robbins dan Coulter, 2002: 40-41), khususnya manajemen proyek sekarang ini, antara lain:

a.       Globalisasi;

Tantangan globalisasi terhadap praktik manajemen proyek ini membuahkan peluang untuk mengadakan proyek yang berhasil dan berdaya guna baik bagi sasaran proyek (publik) itu sendiri maupun terhadap lingkungan dan kelestarian planet bumi. Oleh sebab itu, dalam beberapa kesempatan, dalam pengadaan dan pelaksanaan proyek, pihak pemrakarsa proyek berupaya mengajak masyarakat sekitar proyek untuk menjaga kelestarian lingkungan hidup. Misalnya pembuatan lubang-lubang biopori pada proyek-proyek perumahan, yang dilakukan oleh pemrakarsa proyek dan masyarakat setempat, agar terjaga volume dan kelestarian air tanah.

b.      Beragamnya Angkatan Kerja;

Salah satu tantangan bagi manajer proyek di era revolusi teknologi informasi saat ini, adalah beranekaragamnya angkatan kerja dalam proyek, terutama adanya fakta angkatan kerja yang berbeda umur, berbeda suku bangsa atau ras, berbeda gender atau jenis kelamin atau berbeda jenjang pendidikan, yang ternyata harus bekerja sama dalam satu proyek. Beraneka- ragamnya angkatan kerja dalam proyek menjadi tantangan bagi manajer untuk mengakomodasi atau mewadahi keberagaman angkatan tersebut dengan menyatukan para anak buahnya yang berbeda gaya hidupnya, kebutuhan keluarganya dan gaya kerjanya tersebut dalam satu kerja proyek.

c.       Kewirausahaan;

Kewirausahaan (entrepreneurship) diartikan sebagai proses di mana individu ataupun kelompok menggunakan usaha yang terorganisasi dan memakai sarana untuk meraih kesempatan dalam menciptakan nilai dan menumbuhkan pemenuhan hasrat serta kebutuhan melalui keunikan dan inovasi tanpa memperhatikan jumlah sumber daya yang dimiliki. Keunikan dan inovasi menjadi wacana yang baru bagi hasil keluaran dari praktik manajemen proyek yang dilakukan.

d.      Pengelolaan Dalam Dunia Elektronik-Bisnis (E-Business);

Di dalam aktivitas elektronik-bisnis (e-business) mengandung perdagangan secara elektronik (e-commerce). Perdagangan secara elektronik (e-commerce) adalah salah satu bentuk pertukaran bisnis atau transaksi bisnis yang saling berhubungan secara elektronik. Misalnya, adanya penawaran transaksi bank melalui internet (e-banking) seperti yang dilakukan oleh Bank Mandiri atau Bank BCA. Selain itu, juga ada intranet. Intranet adalah suatu sistem komunikasi internal dalam organisasi yang menggunakan teknologi internet dan hanya dapat diakses atau diterima atau dilakukan oleh anggota organisasi itu sendiri.

e.       Kebutuhan Untuk Inovasi Dan Fleksibilitas Organisasi;

Inovasi adalah proses membawa ide-ide yang kreatif dan mewujudkannya menjadi barang, jasa atau cara bekerja yang lebih berguna atau bermanfaat. Kreativitas adalah kemampuan untuk mengombinasikan ide-ide secara unik atau khas sehingga membuat himpunan atau kolaborasi ide yang luar biasa, yang tidak sama seperti yang telah ada sebelumnya. Oleh sebab itu organisasi proyek yang inovatif ditandai dengan ciri-ciri adanya kemampuan menyalurkan kreativitas ke dalam hasil atau keluaran yang lebih berguna. Jika pimpinan organisasi proyek menyatakan ingin menjadikan organisasi lebih kreatif maka hal itu diartikan sebagai upaya mendorong dan memelihara inovasi.

f.        Manajemen Kualitas;

Manajemen kualitas menyeluruh atau total quality management (TQM) adalah suatu filsafat manajemen yang didorong oleh kebutuhan para pelanggan, caranya dengan tetap fokus pada perbaikan berkelanjutan dalam proses pekerjaan.

g.      Organisasi Pembelajar (Learning Organization);

Organisasi pembelajar (learning organization) diartikan sebagai suatu organisasi yang telah membangun kapasitas untuk terus menerus belajar, beradaptasi dan berubah. Saat ini, bagi manajemen proyek, wacana organisasi pembelajar (learning organization) adalah suatu pendorong dan dasar untuk melaksanakan pekerjaan proyek secara komprehensif dan saling kerja sama antar anggota organisasi proyek, melalui kebiasaan untuk saling berbagi pengetahuan, pengalaman, keahlian serta mencari cara terbaik dalam melakukan dan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan proyek.

h.      Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management);

Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah penanaman atau penguatan budaya pembelajar dalam organisasi di mana anggota- anggota organisasi tersebut saling mengumpulkan pengetahuan secara sistematis dan membagi pengetahuan tersebut satu sama lain dalam organisasi sehingga dapat mencapai hasil yang lebih baik. Manajemen pengetahuan menjadi dasar dari terlaksananya organisasi pembelajar.

i.        Spiritualitas Tempat Kerja.

Spiritualitas tempat kerja adalah pengenalan akan hakikat hidup yang bernilai dan kekayaan nilai hidup tersebut ditandai dengan melakukan pekerjaan dan menghasilkan buah kerja yang berarti bagi masyarakat. Spiritualitas tempat kerja mempengaruhi manajemen proyek dalam hal motivasi, kepuasan kerja dan kualitas hasil kerja.

 

KESIMPULAN DAN SARAN

Terdapat kompleksitas dan ketidakmungkinan untuk diprediksi. Kompleksitas yang mengacu kepada kekuatan yang mempengaruhi organisasi misalnya jumlah kompetitor. Ketidakmungkinan diprediksi adalah tingkat ketidakpastian kekuatan yang dapat mempengaruhi organisasi. Terdapat empat tipe lingkungan yakni lingkungan tenang, lingkungan bervariasi, lingkungan badai lokal dan lingkungan bergolak.

Alasan mengapa kita menganalisis lingkungan yaitu untuk mengetahui dan meramalkan apa yang terjadi besok, menyadari dan mengantisipasi resiko dari tindakan yang dilakukan organisasi, untuk menganalisis faktor politik, sosial, ekonomi dan faktor lainnya. Serta untuk mengatasi keadaan dengan lingkungan.

Dilihat dari sifat lingkungannya, organisasi harus membaca dengan cepat kondisi lingkungan, bekerjasama untuk mengendalikan lingkungan, merespon dan menyiapkan diri mengahadapi lingkungan melalui pendidikan dan latihan serta organisasi bersedia membuka diri.

 

DAFTAR PUSTAKA

Antoro, budi. 2020. “Pengertian Manajemen Proyek beserta Contohnya”. https://tomps.id/ini-pengertian-manajemen-proyek-beserta-contohnya-kenal-lebih-dekat-yuk/

Adani, Muhammad Robith. 2021. “Hal Tentang Manajemen Proyek yang Perlu Diketahui”. https://www.sekawanmedia.co.id/blog/manajemen-proyek/

Pujiyono, Bambang. “Modul 1: Konsep Manajemen Proyek”.