PEMANFAATAN SIKLUS HIDUP PROYEK DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS PERUSAHAAN

 

Ryan Setya Rama (@A09-RYAN)

ABSTRAK

Dalam Artikel ini membahas tahap-tahap dalam siklus hidup proyek. Manajemen proyek merupakan strategi yang perlu dilakukan dalam mencapai efisiensi dan efektifitas suatu perusahaan. Sebagai pendukung perusahaan, perkembangan perusahaan harus terus didorong. Setiap proyek biasanya akan melewati tahap-tahap yang mempunyai pola tertentu. Pola itu yang dinamakan siklus hidup proyek. Pada siklus hidup proyek terdapat beberapa fase, yaitu Inisiasi, Perencanaan, Eksekusi, Penutupan, dan Organisasi Proyek.

Kata kunci: Siklus Hidup Proyek, Efektivitas, Fase

PENDAHULUAN

Pemanfaatan teknologi era kini terus dikembangkan hingga bertujuan untuk meningkatkan opportunity yang didapatkan. Manajemen yang baik terkait dengan menejemen aktivitas seperti penjadwalan, pengelolaan human resource yang mana akan berujung pada estimasi biaya proyek yang perlu dianggarkan perusahaan. Perusahaan perlu berupaya untuk meningkatkan kualitas jasa yang diberikan dengan melalui pembuatan perencanaan yang terstruktur, sehingga lebih optimal dalam penggunaan sumber daya yang akan berdampak pada efesiensi kinerja internal perusahaan. Tanpa adanya manajemen proyek yang baik tersebut dapat menurunkan performa kerja perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Menurut Ervianto (2002), manajemen proyek merupakan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin proyek secara tepat waktu, tepat biaya, dan tepat mutu. Manajemen proyek memiliki arti berbeda karena menggambarkan suatu komitmen sumber daya manusia dan manusia untuk melakukan suatu aktivitas yang penting dalam jangka waktu relatif, di mana setelah selesai manajemen akan dibubarkan. Siklus hidup proyek umumnya melewati empat tahap berurutan, yakni penentuan (defining), perencanaan (planning), eksekusi (executing) dan pengiriman (delivering). Titik awal (start point) mengawali dimulainya proyek. Usaha proyek memulai dengan lambat, mulai meningkat, dan kemudian turun saat pengiriman proyek kepada pelanggan.

 

PERMASALAHAN

            Dalam manajemen proyek, terdapat siklus hidup proyek yang mendukung efektivitas dan efisiensi suatu perusahaan. Perusahaan harus memanfaatkan siklus hidup proyek tersebut demi kemajuan dan kelancaran mencapai suatu tujuan. Lalu apa saja tahap atau fase dalam siklus hidup proyek yang dapat mendukung perusahaan demi menjamin proyek tersebut bisa tepat waktu, tepat biaya, dan tepat guna?

 

PEMBAHASAN

Manajemen proyek adalah sebuah aktivitas untuk perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, dan pengontrolan sumber daya organisasi yang berguna untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dan sumber daya tertentu. Manajemen proyek mengarah pada diterapkannya pengetahuan, keterampian, peralatan dan teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditetapkan kendala.

Menurut Dimyati dan Nurjaman (2014), siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat tahapan kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek, sebagai berikut:

a.       Tahap Inisiasi

Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga diidentifikasikan.

b.       Tahap Perencanaan

Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.

c.       Tahap Eksekusi

Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Waktu biaya, dan ukuran-ukuran spesifikasi digunakan untuk pengendalian. Apakah proyek sesuai jadwal, anggaran, dan memenuhi spesifikasi? Perkiraan (forecast) apa yang diperlukan dimasing-masing ukuran tersebut? Pada tahap ini manajemen pengendalian proyek menemukan relevansinya.

d.       Tahap Penutupan

Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan.

e.       Organisasi Proyek

Tahap ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup (penyelesaian). Meskipun demikian, tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya proyek dapat dihentikan sebelum mencapai penyelesaian.

 

KESIMPULAN

Pengembangan sebuah proyek sebenarnya juga tidak terlepas dari siklus hidup produk. Sebab dalam lingkup yang lebih khusus, suatu proyek pada dasarnya dapat juga dilakukan dalam rangka pengembangan sebuah produk. Jadi dalam hal ini, suatu proyek juga akan memiliki siklus hidup, yang selanjutnya disebut Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle).

Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan dalam pelaksanaan proyek. Fase-fase kegiatan dalam pengembangan sebuah proyek ini sangat bervariasi dan tergantung pada karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi yang mengembangkan proyek tersebut. Namun secara umum, fase-fase ini kegiatan dalam siklus hidup proyek terdiri atas: Inisiasi, Perencanaan, Eksekusi, Penutupan, dan Organisasi Proyek. Fase-fase itu harus dijalankan agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

 

DAFTAR PUSTAKA

Modul

Hidayat, A. Manajemen Proyek. Universitas Mercu Buana.

Refrensi Pendukung

Pinayungan, 2019). (2019). BAB II Tinjauan Pustaka BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. 1–64. Gastronomía Ecuatoriana y Turismo Local., 1(69), 5–24.

Arianie, G. P., & Puspitasari, N. B. (2017). PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS SUMBER DAYA PERUSAHAAN (Studi Kasus : Qiscus Pte Ltd). J@ti Undip : Jurnal Teknik Industri, 12(3), 189. https://doi.org/10.14710/jati.12.3.189-196