PENGORGANISASIAN MANAJEMEN PROYEK

 

PENGORGANISASIAN MANAJEMEN PROYEK

                            Oleh:Rajib Fahmi (@A16-Rajib)

Abstrack

Organisasi merupakan bagian dari suatu manajemen proyek, yang akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu pembagian kerja, departementalisasi, bagan organisasi formal, rantai perintah dan kesatuan perintah, tingkat-tingkat hirarki manajemen, saluran komunikasi, penggunaan komite, dan rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tidak dapat dihindarkan. Suatu organisasi proyek dapat berupa organisasi proyek murni. Organisasi proyek murni terpisah dengan organisasi induk dan menjadi organisasi tersendiri dengan staf teknis tersendiri, administrasi yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk berupa laporan kemajuan secara periodik mengenai proyek. Namun untuk megatasi kelemahan organisasi proyek murni dapat menggunakan organisasi matriks. Organisasi matrik merupakan gabungan dari organisasi fungsional dan organisasi proyek murni untuk menghidari kekurangan-kekurangan yang ada dan merupakan jalan tengah dari keduanya.

Kata kunci : Struktur organisasi, pembagian kerja, dan departementalisasi

 

PENDAHULUAN

    Suatu perusahaan tidak terlepas dari suatu kegiatan pengorganisasian dalam melaksanakan proyek. Proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dimana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, menggerakkan sumber daya yang dimilikinya, serta lingkungan yang melingkupinya.

    Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memilikiketerbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiriatas produk yang akan dihasilkan. Dalam penyelenggaraan suatu proyek, kegiatan yang akandihadapi sangat kompleks. Hal ini tentu memerlukan suatu manajemen yang baik sehingga pada akhir proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana. Pelaksana proyek harusdiselenggarakan secara menyeluruh mulai dari perencanaan pembangunan fisik, sampai dengan pemeliharaan yang melibatkan bermacam-macam unsur dann komponen pendukung.Salah satu bagian dari manajemen proyek yang memegang perana cukup penting adalah organisasi proyek, sebuah proyek akan berhasil jika di dalamnya terdapat pengorganisasian yang baik.

Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agardapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai.

 

PEMBAHASAN

A.PENGERTIAN ORGANISASI,STRUKTUR ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK

Organisasi adalah suatu wadah kegiatan sekelompok manusia atau badan dengan pembagian tugas tertentu untuk mencapai tujuan bersama dengan memanfaatkan sumber dayasemaksimal mungkin. Kegiatan tersebut dapat berupa jasa maupun lainnya sesuai dengantujuan. Banyak sedikitnya kegiatan dapat mempengaruhi jumlah tenaga sebagai pelaksana kegiatan.

Pengertian struktur organisasi proyek.Struktur organisasi merupakan alat atau sarana yang bermanfaat untuk membantu proses pencapaian tujuan atau plan dalam sebuah proyek.Jadi, struktur tersebut bekerja dengan mengkoordinasi dan mengatur segala sumber daya yang tersedia di proyek, seperti material proyek, peralatan, modal, hingga tenaga kerja.Struktur organisasi proyek perumahan juga disesuaikan dengan manajemen proyek dan kebutuhan proyek tersebut.

Manajemen Proyek adalah tata cara atau sistem pengelolaan pekerjaan konstruksidalam mengelola sumber daya dan dana suatu proyek untuk mencapai tujuan dengan menggunakan metode-metode dan sistematika tertentu. Manajemen suatu proyek pembangunan mempunyai tujuan menyelesaikan proyek sesuai batas waktu dan biaya yang direncanakan dengan kualitas bangunan yang optimal.

 

Secara keseluruhan, seorang kepala proyek hanyalah sebagai salah satu unsur pelaksana saja, kepala proyek merupakan penanggung jawab secara keseluruhan dari pada mobilitas pelaksanaan proyek. Terdapat struktur organisasi untuk dipilih pada pelaksanaan proyek sesuai jenis proyeknya. Pengelola proyek bertanggung jawab untuk menyelesaikansuatu tujuan organisasi sesuai dengan batas menurut spesifikasi sumber daya, dana, waktu, peralatan, teknologi, manusia dan material untuk mencapai standar kualitas kesepakatan.

sehingga tercapai suatu keuntungan bagi semua belah pihak. Oleh karena itulah makadiperlukan adanya manajemen, perhitungan, perencanaan secara sistematis dan tersusun rapidalam suatu wadah berbentuk organisasi.Untuk mencapai tujuan tersebut, maka dibuat suatu sistem hubungan kerja sesuaidengan kondisi pekerjaan seperti berikut :

1.Tugas pokok dari organisasi.

2.Pengelompokan dalam satu sistematika tertentu.

3.Pekerjaan dari tiap-tiap petugas dari organisasi itu.

4.Tanggung jawab dari tiap-tiap petugas dalam rangka pelaksanaan tugas yang dibebankankepadanya.

5.Kekuasaan atau wewenang dari tiap-tiap petugas

 

 

B.TAHAP-TAHAP MANAJEMEN PROYEK

a) Planning

(Perencanaan)Proses dimana terdapat perencanaan atas semua pekerjaan yang akan dilaksanakandari mulai awal sampai akhir termasuk tujuan-tujuan yang akan dicapai dari proses pembangunan proyek.

b) Organizing

 (Organisasi)Organisasi merupakan sarana yang memungkinkan orang bekerja secara efektifdan terkoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama.

c) Actuating

 (Pelaksanaan Kegiatan)Pelaksanaan merupakan realisasi dari proses perencanaan yang dilakukan olehsemua anggota kelompok dengan tanggung jawab sesuai dengan ketentuan-ketentuanyang berlaku.

d) Controlling

 (Pengawasan)Agar hasil pekerjaan sesuai dengan rencana dalam pelaksanaan perlu adanya pengawasan sebagai control dan koreksi terhadap segala penyimpangan yang mungkin terjadi.

 

 

C.STRUKTUR ORGANISASI DALAM PROYEK YANG PALING UMUM

1. Project Manager

Jabatan pertama yang ada di struktur organisasi proyek adalah project manager.Project manager adalah seseorang yang bertugas dalam menentukan kebijakan dan aturan lainnya dalam manajemen proyek konstruksi.Tidak hanya itu, project manager juga bertugas dalam memimpin proyek serta melaporkan progres kerja ke konsultan pengawas.Selain itu, project manager juga memiliki tugas dalam membuat time schedule yang diperlukan selama proyek berlangsung.

 

2. Site Engineer

Jabatan kedua dalam struktur organisasi proyek yaitu site engineer. Site engineer mempunyai tugas, seperti membantu wewenang dan tugas dari seorang project manager.Sebagai contoh, site engineer juga bertugas dalam menjelaskan petunjuk teknis proyek kepada seluruh pekerja proyek.Selain itu, site engineer juga bertugas dalam memberi jaminan bahwa isi kerangka acuan kerja dalam sebuah proyek sudah memenuhi standar.Site engineer juga bertugas dalam mengatur tim yang ada di lapangan proyek.

 

3. Structure Engineering

Structure engineering adalah orang yang bertugas dalam melaksanakan tugas dari site engineer.Oleh karena itu, posisi architect engineering berada di bawah seorang site engineer dalam struktur organisasi.Selain bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas dari site engineer, site engineer juga bertugas dalam menganalisa struktur serta menghitung susunan kerja dalam sebuah proyek.

 

4. Architect Engineering

Jabatan selanjutnya dalam struktur organisasi proyek adalah architect engineering.Architect engineering merupakan jabatan dalam sebuah proyek yang bertugas dalam melakukan analisa gambar proyek yang sudah digambar oleh drafter.Tidak hanya itu, architect engineering juga bertugas dalam membuat shop drawing.Namun, architect engineering juga bertugas dalam memperbaiki hasil gambar yang dibuat oleh drafter.

 

5. Quality Control

Tugas dari quality control yaitu bertanggung jawab dalam memeriksa hasil dari pekerjaan yang dilaporkan di laporan bulanan.Seperti namanya, jabatan quality control harus memeriksa kualitas dari pekerjaan tersebut.Selain itu, quality control juga bertugas dalam mengikuti perintah dan petunjuk dari seorang site manager.Tidak hanya itu, seorang QC juga bertanggung jawab dalam menguji material yang sudah digunakan dalam proyek tersebut.

6. Supervisor

Supervisor adalah orang yang bertanggung jawab terhadap pekerja atau pegawai yang ada di bawahnya.Selain itu, seorang supervisor juga bertugas dalam menjalankan job desk yang sudah ditentukan dengan baik.Tugas selanjutnya dari seorang supervisor yaitu harus memberikan arahan serta harus bisa mengatur dan mengawasi para pegawai yang ada di bawahnya.

 

D.UNSUR PENGELOLA PROYEK YANG TERLIBAT DIDALAM SEBUAH PROYEK.

Organisasi proyek atau organisasi pelaksanaan dibentuk dalam rangka penentuan, pengelompokan dan pengaturan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan.Secara garis besarunsur-unsur pengelola proyek yang terlibat di dalam sebuah proyek adalah sebagai berikut :

1.Pemberi Tugas/Pemilik/Owner

2.Konsultan Perencana

3.Konsultan Pengawas

 

 

 

E.DUA ASPEK UTAMA PROSES PENYUSUNAN STRUKTUR ORGANISASI ADALAH:

a. Departementalisasi, Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi, dan tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi.

b. Pembagian kerja,Pembagian kerja merupakan pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.

 

KESIMPULAN

Suatu organisasi dalam perusahaan yang melaksanakan proyek, diperlukan bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu pembagian kerja, manajer dan bawahan atau rantai perintah, tipe pekerjaan yang dilaksanakan, pengelompokan segmen-segmen pekerjaan, dan tingkatan manajemen. Departementalisasi juga diperlukan dalam mengorganisir suatu perusahan yang melaksanakan proyek. Disamping itu, bila menginginkan organisa yang lebih efisien dan ramping, dapat menggunakan organisasi proyek murni. Namun apabila perusahaan mempunyai beberapa proyek yang besar dapat menggunakan organisasi matrik yang merupakan gabungan dari organisasi fungsional dan organisasi proyek murni untuk menghidari kekurangan-kekurangan yang ada dan merupakan jalan tengah dari keduanya

 

REFRENSI

https://mekari.com/blog/struktur-organisasi-proyek/#Pengertian_Struktur_Organisasi_Proyek

https://www.academia.edu/8583477/KD_1_MANAJEMEN_PROYEK_DAN_ORGANISASI_PROYEK

file:///C:/Users/User/Downloads/360-690-1-SM.pdf