MEMAHAMI PROSES MANAJEMEN PROYEK DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS SUMBER DAYA PERUSAHAAN

Putri Virginia Valensi (@A15-Putri)

 

Abstrak

Proses Manajemen proyek merupakan strategi yang perlu dilakukan dalam mencapai efisiensi dan efektifitas suatu perusahaan. Perkembangan pada era teknologi masa ini sejalan dengan berkembangnya perusahaan yang bergerak di bidang jasa teknologi. Manajemen proyek dapat pula digunakan untuk memperkirakan adanya percepatan proyek.

Kata kunci : Manajemen Proyek, Proses Manajemen Proyek

Abstract

The project management process is a strategy that needs to be carried out in achieving the efficiency and effectiveness of a company. Developments in the current technological era are in line with the development of companies engaged in technology services. Project management can also be used to predict project acceleration.

Keywords: Project Management, Project Management Process

Pendahuluan

Membangun manajemen proyek yang baik mampu menciptakan tahap pelaksanaan proyek lebih terperinci dan efisien. Perusahaan perlu berupaya untuk meningkatkan kualitas jasa yang diberikan dengan melalui pembuatan perencanaan yang terstruktur, sehingga lebih optimal dalam penggunaan sumber daya yang akan berdampak pada efesiensi kinerja internal perusahaan. Tanpa adanya manajemen proyek yang baik tersebut dapat menurunkan performa kerja perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Permasalahan

Biasanya perusahaan mengalami kerugian besar dalam keterlambatan sebuah proyek. Keterlambatan proyek akan menyebabkan pembengkakan biaya serta hilangnya peluang untuk mengerjakan proyek yang lain.

Pembahasan

Setelah melihat permasalahan diatas, kita harus memahami proses manajemen proyek terlebih dahulu.

Manajemen proyek merupakan proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota organisasi serta sumber daya lainnya sehingga dapat mencapai sasaran organisasi telah ditentukan sebelumnya (Soeharto, 1999).

Tujuan dari manajemen proyek adalah untuk dapat mengelola fungsi-fungsi manajemen hingga diperoleh hasil optimum sesuai dengan persyaratan yang ada dan telah ditetapkan serta untuk dapat mengelola sumber daya yang seefisien dan seefektif mungkin.

Fungsi Manajemen Proyek Beberapa fungsi dari manajemen proyek

(Dimyati dan Nurjaman, 2014), adalah:

1. Fungsi perencanaan (Planning)

Fungsi ini bertujuan dalam pengambilan keputusan yang mengelola data dan informasi yang dipilih untuk dilakukan di masa mendatang, seperti menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek, dan lain-lain.

2. Fungsi Organisasi (Organizing)

Fungsi organisasi bertujuan untuk mempersatukan kumpulan kegiatan manusia, yang memiliki aktivitas masing-masing dan saling berhubungan, dan berinteraksi dengan lingkungannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi, seperti menyusun lingkup aktivitas, - lain.

3. Fungsi Pelaksanaan (Actuating)

Fungsi pelaksanaan bertujuan untuk menyelaraskan seluruh pelaku organisasi terkait dalam melaksanakan kegiatan/ proyek, seperti pengarahan tugas serta motivasi, dan lain-lain.

4. Fungsi Pengendalian (Controlling)

Fungsi pengendalian bertujuan untuk mengukur kualitas penampilan dan penganalisisan serta pengevaluasian kegiatan, seperti memberikan saran-saran perbaikan, dan lain-lain.

Proses pada Ruang Lingkup Manajemen Proyek

1. Inisiasi

Proses ini meliputi pemilihan proses yang mendukung rencana strategis sebuah organisasi yang melibatkan tujuan jangka panjang organisasi tersebut. 

2. Perencanaan lingkup manajemen proyek

Proses ini menjelaskan bagaimana ruang lingkup manajemen proyek didefinisikan, diverifikasi, dan di kontrol. Fokus utama dari proses ini adalah scope management plan yaitu bagaimana tim proyek akan mempersiapkan pernyataan ruang lingkup manajemen proyek, memverifikasi hasil proyek dan mengendalikan perubahan yang akan terjadi dari ruang lingkup manajemen proyek. Inpur yang dibutuhkan dalam perencanaan ruang lingkip manajemen proyek yaitu project charter, pleriminary scope statement, project management plan, dan aturan dan prosedur yang berlaku dalam proyek.

3. Pendefisinian ruang lingkup manajemen proyek

Proses ini meriview kembali project chapter dan preliminary scope, menambah informasi dari proses perencaan ruang lingkup manajemen proyek dan perubahan yang telah disetujui sehingga dapat diperoleh definisi yang disepakati bersama. Hasil utama dari proses ini adalah project scope statement. Beberapa informasi yang harus ada dalam project scope statement :

• Deskripsi proyek termasuk tujuan adanya proyek
• Deskripsi detail deliverables (karakteristik, requirements)
• Kriteria kesuksesan proyek

4. Verifikasi ruang lingkup manajemen proyek

Merupakan proses penerimaaan project scope statement “final” oleh stakeholder. Input dalam hal ini meliputi project scope statement, project scope management plan dan deliverables dengan tools inspeksi oleh custumer.

5. Kendali perubahan ruang lingkup manajemen proyek

Merupakan proses yang berkaitan dengan faktor-faktor yang dapat mengakibatkan perubahan ruang lingkup dan bagaimana mengendalikan pengaruh akibat perubahan yangt terjadi. Apabila ada perubahan yang tidak terkendali akan mengakibatkan meluasnya ruang lingkup manajemen proyek. Ada beberapa saran untuk menekan perubahan ruang lingkup manajemen proyek :

• Meyakini bahwa proyek memang dimulai untuk menjawab permasalahan yang ada
• Selalu melibatkan klien dan stakeholder secara optimal
• Melakukan rapat secara rutin dan laporkan perkembangan proyek secara berkala

 

Kesimpulan

Strategi yang baik untuk mengatasi kerugiaan yang di akibatkan oleh keterlambatan suatu proyek ialah harus memahami bagaimana proses manajemen proyek itu sendiri, memahami tahapan tahapan proses proyek manajemen. Membangun manajemen proyek yang baik mampu menciptakan tahap pelaksanaan proyek lebih terperinci dan efisien.

Daftar Pustaka

Modul 4 Pembelajaran Kewirahusaan

Wahyu,D.2019.ManajemenProyek.Bandung