Pentingnya Memahami Manajemen Proyek Dalam Dunia Kerja
Oleh : Indah Permata Widayanti (@A04-INDAH)
Abstrak
Dalam dunia kerja, tentu ada kalanya anda harus
mengelola sebuah proyek. Agar proyek yang dikerjakan dapat berjalan maksimal,
perlu adanya manajemen waktu dan sumber daya. Sehingga, setiap keperluan dapat
terencana dengan terstruktur. Dari hal tersebut salah satu cara agar kerja
makin efektif, perlu yang namanya manajemen proyek. Lalu, apa sih yang dimaksud
dengan manajemen proyek? Bagaimana saja tahapannya? Dan apa saja contoh
aplikasi manajemen proyek yang mendukung efektivitas kerja?
Kata kunci : Manajemen proyek, tujuan, tahapan
Pendahuluan
Pembahasan
Pengertian
Manajemen Proyek
Istilah manajemen proyek mempunyai kaitan yang
erat dengan kegiatan atau proyek yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Manajemen
proyek merupakan salah satu cara untuk mengatur berbagai kegiatan dari sebuah
perusahaan yang dilaksanakan pada jangka waktu tertentu. Setiap perusahaan pasti
diharapkan memiliki kesuksesan dan hasil yang maksimal dari sebuah proyek. Maka
di sinilah peran yang sangat penting dalam manajemen proyek untuk memuluskan
berjalannya proyek tersebut untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
Fokus dari manajemen proyek sendiri adalah
untuk merencanakan, mengelola, dan mengorganisasi sebuah proyek untuk mencapai
tujuan (objective). Untuk mencapai tujuan tersebut, perlu manajemen yang
mengatur terkait anggaran, tim proyek, sumber daya, operasional kerja, dll.
Tujuan Manajemen Proyek
1.
Menjaga Ketepatan Waktu dan Produktivitas
Manajemen proyek sangat bermanfaat untuk mengelola waktu pengerjaan. Dengan
begitu, produktivitas dapat terjaga dan proyek dapat diselesaikan dengan lebih
efisien dan efektif.
2.
Menjaga Kualitas
Indikator output dari sebuah proyek tentu sudah ditentukan dari awal oleh tim
manajemen. Maka dari itu, manajemen proyek berfungsi untuk mengatur setiap
divisi supaya menjaga kualitas kerja dan menggunakan sumber daya secara
efisien.
3.
Mengelola Anggaran
Penentuan biaya anggaran sebuah proyek sangat penting untuk dilakukan dari
awal. Hal tersebut bertujuan agar hasil yang didapatkan menjadi bisa terpenuhi
dan anggaran menjadi lebih transparan. Tidak hanya itu, alokasi anggaran juga
dapat ditentukan seminimal mungkin, tetapi masih bisa mendukung indikator
proyek yang sudah ditetapkan.
4.
Memaksimalkan Potensi Tim
Menjaga dan memaksimalkan kualitas tim adalah salah satu indikator penting
untuk mencapai tujuan proyek. Dengan adanya manajemen proyek, maka dapat
terbentuk perencanaan yang baik sehingga proyek dapat dikelola secara optimal.
Tahapan Manajemen Proyek
1.
Fase Inisiasi
Dalam tahap ini, kegiatan awal proyek sudah disepakati bersama. Setelah itu,
dilakukan penentuan permasalahan yang nantinya akan didiskusikan secara bersama
untuk menemukan solusi yang terbaik.
2.
Fase Perencanaan
Fase yang selanjutnya adalah perencanaan. Di saat semua aspek sudah
didiskusikan dan ditetapkan, maka perlu adanya tahap perencanaan yang matang.
Seluruh rincian pelaksanaan proyek secara keseluruhan dibahas secara detail
berdasarkan keperluan stake holder dan klien.
Hal-hal yang perlu dilakukan dalam tahap ini adalah membuat perencanaan proyek,
estimasi biaya, diagram alur kerja, mengumpulkan sumber daya, dan identifikasi
risiko yang bisa jadi terjadi.
3.
Fase Implementasi
Setelah tahap perencanaan selesai dan disetujui oleh klien dan stakeholder,
tahapan selanjutnya adalah proses eksekusi. Dalam tahapan ini, anda bisa
membuat tugas dan mengelola alur kerja. Selain itu, anda juga dapat memberikan
briefing kepada tim mengenai tugas dan tanggung jawab yang telah ditentukan,
membangun komunikasi yang baik dengan berbagai pihak yang terkait, dan mengatur
anggaran.
4.
Fase Pengawasan
Hal yang tidak kalah penting dalam mengerjakan sebuah proyek adalah pengawasan.
Berupa monitoring kinerja tim dan kontrol. Di sinilah project manager berperan
untuk memantau semua kegiatan operasional dengan berkala. Hal ini bertujuan
untuk meminimalisir dan mencegah adanya kegagalan dan risiko yang akan
berpengaruh ke kesuksesan proyek.
5.
Fase Penyelesaian
Di tahap ini, hasil akhir sudah diperoleh. Maka, perlu diadakan evaluasi atas
performa tim dan hasil proyek. Selain itu, perjanjian kontrak dengan
pihak-pihak luar yang terlibat juga diakhiri oleh project manager. Tidak lupa,
tim pelaksana proyek juga harus menyiapkan dokumen-dokumen penting untuk
membuat laporan yang nantinya akan diserahkan pada stakeholder.
Kesimpulan
Manajemen proyek adalah salah satu metode atau
cara yang efektif untuk dapat menyelesaikan pengembangan produk atau jasa
dengan menitikberatkan pada proses perencanaan dan pengorganisasian secara
sistematis dan terstruktur. Tahapan dalam penyusunan project
management dimulai dari fase inisialisasi, perencanaan,
implementasi, monitoring, hingga penutupan.
Saran
Saran yang ada dari pembahasan diatas agar apabila terjadi
dalam dunia kerja lebih baik pihak perencana proyek harus mempertimbangkan dan
memperhitungkan segala kemungkinan dan resiko yang bisa terjadi, sehingga tidak
mengakibatkan kerugian dan kegagalan dalam
Pelaksanaan.
Daftar Pustaka
https://www.sekawanmedia.co.id/blog/manajemen-proyek/
Robbins, Stephen P., Coulter,
Mary. (2002). Management, 7th Edition. New Jersey:
Prentice-Hall Internasional.
https://www.gamelab.id/news/1591-wajib-tahu-pentingnya-manajemen-proyek-untuk-efektivitas-kerja
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Catatan: Hanya anggota dari blog ini yang dapat mengirim komentar.