Oleh
Oliver
Gideon Parsaoran (@A12-OLIVER)
41620010026
Abstrak
Artikel
ini menjelaskan tentang siklus hidup proyek, proses manajemen proyek, dan membangun
inovasi proyek
Kata
kunci: Manajemen, proyek, siklus hidup, proses, inovasi
Abstract
This
article describes the project life cycle, project management process, and
building project innovation
Keywords:
Management, project, life cycle, process, innovation
PENDAHULUAN
Proyek
Merupakan upaya sementara yang dilakukan dalam suatu industri untuk menciptakan
sebuah produk, layanan, atau hasil yang unik. Sebuah proyek bersifat sementara
karena memiliki awal dan akhir waktu yang pas, dan karenanya menentukan lingkup
dan sumber daya.
Dan
sebuah proyek bersifat unik, dikarenakan bukan merupakan operasi rutin, tetapi
merupakan serangkaian operasi khusus yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
Jadi, tim proyek seringkali melibatkan orang-orang yang biasanya tidak bekerja
bersama, kadang-kadang dari organisasi yang berbeda dan dari bisa lintas
geografi.
Salah
satu contoh proyek yaitu, pengembangan perangkat lunak untuk aplikasi bisnis,
pembangunan gedung atau jembatan, upaya pemulihan setelah bencana alam,
perluasan penjualan ke pasar geografis baru, riset, penyusunan sebuah buku dan
lain-lain. Inti dari kegiatan suatu proyek yaitu adanya kegiatan awal dan juga
akhir dari suatu proses kerja.
Manajemen
adalah suatu proses untuk memanfaatkan sumberdaya manusia dan sumber daya
lainnya untuk mencapai tujuan tertentu, sehingga tujuan tersebut tercapai
secara efisien/tepat guna dan efektif/hasil guna. Maka dapat disimpulkan bahwa
Manajemen Proyek adalah Suatu proses manajemen pada suatu proyek dari awal
hingga akhir proyek agar tujuan proyek tercapai dengan baik, tepat waktu,
sesuai mutu yang disyaratkan dan sesuai biaya yang disediakan. Manajemen Proyek
merupakan penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk kegiatan
proyek agar memenuhi persyaratan proyek. Dan semua harus dikelola secara ahli
untuk memberikan hasil yang tepat waktu, sesuai anggaran, pembelajaran dan
integrasi yang dibutuhkan organisasi.
PEMBAHASAN
I.
Siklus Hidup Proyek
Siklus
hidup proyek merupakan kumpulan fase. Beberapa organisasi menentukan
serangkaian siklus hidup untuk digunakan di semua proyek. Siklus hidup proyek
menentukan pekerjaan apa yang akan dilakukan di setiap fase, siapa yang
terlibat dalam setiap fase, dan bagaimana manajemen akan mengontrol dan
menyetujui pekerjaan yang dihasilkan di setiap fase.
Dua
fase proyek tradisional pertama (konsep dan pengembangan) fokus pada
perencanaan, dan sering disebut sebagai kelayakan proyek atau project
feasibility. Dua fase terakhir (implementasi dan penutupan) fokus pada
pelaksanaan pekerjaan aktual, dan sering disebut sebagai akuisisi proyek.
Setiap fase proyek harus berhasil diselesaikan sebelum tim melanjutkan ke fase
berikutnya. Pendekatan siklus hidup proyek ini memberikan kontrol manajemen
yang lebih baik dan tautan yang sesuai dengan operasi organisasi yang sedang
berlangsung.
1.1.
Fase Proyek
1) Fase Konsep
Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan
proyek, persiapan tentang estimasi biaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan
dalam proyek. Dalam fase konsep, manajer biasanya mengembangkan kasus bisnis,
yang menggambarkan kebutuhan proyek dan konsep dasar yang mendasarinya.
Perkiraan biaya awal atau kasar dikembangkan dalam tahap pertama ini, dan
gambaran umum dari pekerjaan yang diperlukan akan dibuat. Salah satu alat bantu
untuk membuat gambaran pekerjaan yang dibutuhkan adalah work breakdown
structure (WBS). Sebuah WBS menguraikan pekerjaan proyek dengan menguraikan
kegiatan kerja menjadi berbagai tingkat tugas. WBS adalah dokumen berorientasi
penyampaian yang mendefinisikan cakupan total proyek. Dalam fase konsep, WBS
biasanya hanya memiliki dua level.
2) Fase Pengembangan
Setelah fase konsep selesai, fase proyek berikutnya
adalah fase pengembangan. Dalam fase pengembangan, tim proyek membuat rencana
manajemen proyek yang lebih rinci, perkiraan biaya yang lebih akurat, dan WBS
yang lebih menyeluruh. Sebagai contoh misalkan laporan pada fase konsep
menyarankan bahwa mewajibkan siswa untuk memiliki tablet adalah salah satu cara
untuk meningkatkan penggunaan teknologi di kampus. Tim proyek kemudian dapat
mengembangkan gagasan ini lebih jauh dalam fase pengembangan. Tim harus
memutuskan apakah siswa akan membeli atau menyewa tablet, jenis perangkat keras
dan perangkat lunak yang dibutuhkan tablet, berapa biaya yang harus ditagih
kepada siswa, bagaimana menangani pelatihan dan pemeliharaan, dan bagaimana
mengintegrasikan teknologi baru dengan kursus saat ini. Namun, jika laporan
fase konsep menunjukkan bahwa tablet bukanlah ide yang baik untuk kampus, maka
tim proyek tidak akan lagi mempertimbangkan untuk meningkatkan penggunaan
teknologi dengan membutuhkan tablet dan akan membatalkan proyek sebelum
pengembangan. Pendekatan bertahap ini meminimalkan waktu dan uang yang
dihabiskan untuk mengembangkan proyek yang tidak sesuai. Ide proyek harus
melewati fase konsep sebelum berkembang ke fase pengembangan.
3) Fase
Implementasi
Fase
ketiga dari siklus hidup proyek tradisional adalah implementasi. Dalam fase
ini, tim proyek membuat perkiraan biaya yang pasti atau sangat akurat,
memberikan pekerjaan yang diperlukan, dan memberikan laporan kinerja kepada
pemangku kepentingan. Sebagai contoh misalkan sebuah perguruan tinggi mengambil
ide untuk mewajibkan siswanya memiliki tablet melalui fase pengembangan. Selama
tahap implementasi, tim proyek perlu mendapatkan perangkat keras dan perangkat
lunak yang diperlukan, memasang peralatan jaringan yang diperlukan, mengirimkan
tablet kepada siswa, membuat proses untuk mengumpulkan biaya, dan memberikan
pelatihan kepada siswa, fakultas, dan staf. Orang lain di kampus juga akan
dilibatkan dalam tahap implementasi. Fakultas perlu mempertimbangkan cara
terbaik untuk memanfaatkan teknologi baru. Staf perekrutan harus memperbarui
materi mereka untuk mencerminkan fitur baru perguruan tinggi ini. Keamanan
perlu mengatasi masalah baru yang mungkin timbul dari siswa yang membawa
peralatan mahal. Tim proyek biasanya menghabiskan sebagian besar tenaga dan
uangnya selama tahap pelaksanaan proyek.
4) Fase
Penyerahan Proyek
Fase
terakhir dari siklus hidup proyek tradisional adalah fase penutupan. Di
dalamnya, semua pekerjaan selesai, dan pelanggan harus menerima keseluruhan
proyek. Tim proyek harus mendokumentasikan pengalamannya pada proyek dalam
laporan pembelajaran. Contoh yang dibahas pada fase sebelumnya terkait ide
tablet, jika berhasil sampai tahap implementasi dan semua siswa menerima
tablet, tim proyek kemudian akan menyelesaikan proyek dengan menutup semua
aktivitas terkait. Anggota tim dapat melakukan survei kepada mahasiswa,
fakultas, dan staf untuk mengumpulkan pendapat tentang bagaimana proyek
berjalan. Mereka akan memastikan bahwa semua kontrak dengan pemasok
diselesaikan dan pembayaran yang sesuai telah dilakukan. Mereka akan
mentransisikan pekerjaan di masa mendatang terkait proyek tablet ke bagian lain
organisasi. Tim proyek juga dapat berbagi laporan pembelajaran dengan perguruan
tinggi lain yang sedang mempertimbangkan program serupa.
1.2. Implementasi Model Metode Pengembangan Sistem
Tahapan
yang memungkinkan kegiatannya mengimplementasikan model metode pengembangan sistem
adalah pada fase development atau fase pengembangan. Karena pada fase ini
adalah fase untuk proses pengembangan dari fase sebelumnya yaitu fase konsep.
Implementasi model yang dapat digunakan sebagaimana kerangka kerja atau
framework untuk menggambarkan tahapan pengembangan sistem informasi atau biasa
disebut SDLC bisa menggunakan model yang populer seperti model waterfall, model
spiral, model incremental release, model RAD atau yang terakhir model
prototyping.
II.
Proses Manajemen Proyek
Berdasarkan
PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) yang dikembangkan oleh
Project Management Institute (PMI), siklus atau tahapan manajemen proyek
meliputi lima tahap fase yang berbeda yaitu initiation, planning,
execution, monitoring, dan project closure. Manajer proyek kemudian akan
menggunakan metodologi manajemen proyek untuk mengelola lima tahap ini untuk
mencapai hasil yang maksimal. Berikut kelima tahapan manajemen proyek tersebut.
1) Project
Initiation
Tahapan
manajemen proyek yang pertama adalah fase initiation yaitu ketika Anda harus
membuktikan bahwa proyek tersebut memiliki value dan layak untuk dijalankan.
Tahap ini biasanya akan dimulai dengan pembuatan dokumen business case yang
berisi penjelasan akan kebutuhan proyek serta perkiraan potensi keuntungan
finansial. Untuk membuat dokumen tersebut, manajer proyek akan mengumpulkan
beragam informasi mulai dari manfaat proyek, kerugian, biaya, serta risiko yang
mungkin muncul. Dengan demikian, proyek dapat dinilai apakah layak untuk
dijalankan dalam waktu dan biaya yang wajar dan normal. Jika proyek mendapat
“lampu hijau”, maka manajer proyek perlu membuat piagam proyek atau Project
Initiation Document (PID) untuk menguraikan tujuan dan persyaratan proyek.
Dokumen tersebut juga harus berisi informasi akan kebutuhan bisnis dan pemangku
kepentingan, serta business case.
2) Project
Planning
Setelah
proyek disetujui untuk dijalankan maka tahapan manajemen proyek yang kedua
adalah project planning atau perencanaan. Fase ini dapat dikatakan sebagai
kunci keberhasilan manajemen proyek dan memiliki fokus pada pengembangan
roadmap untuk diikuti semua anggota tim. Project planning dapat dimulai dengan
menentukan goals bisnis yang ingin dicapai. Salah satu metode populer yang
sering dipergunakan untuk menentukan tujuan bisnis adalah metode SMART yaitu
Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound. Metode ini dapat
membantu Anda untuk menentukan tujuan bisnis agar sesuai dengan 5 kriteria di
dalamnya (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound). Dengan
demikian, anda dapat membuat goals secara spesifik serta memungkinkan untuk
dapat dicapai. Di tahap ini,
scope, biaya, sumber daya yang tersedia, serta jadwal proyek akan ditentukan.
Selain itu, peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim juga akan
didefinisikan dengan jelas sehingga setiap orang yang terlibat akan mengetahui
masing-masing tanggung jawab. Di
tahap ini, manajer proyek akan menyiapkan beberapa dokumen untuk memastikan
proyek tetap berjalan dengan baik sesuai dengan rencana seperti:
· Work Breakdown Schedule (WBS). Diagram yang memecah ruang lingkup proyek menjadi
beberapa bagian untuk dapat dikelola oleh tim
· Gantt Chart.
Bagan yang memberikan tampilan visual mengenai jadwal tugas dari waktu ke waktu
· Scope Statement. Dokumen yang mendefinisikan kebutuhan bisnis, manfaat proyek, tujuan,
hasil akhir yang terukur, serta poin penting lainnya
3) Project
Execution
Tahapan
manajemen proyek yang selanjutnya adalah project execution dimana produk yang
dikelola dalam proyek akan dikembangkan dan diselesaikan. Selama tahap ini,
manajer proyek akan mengalokasikan kembali sumber daya yang dibutuhkan agar tim
tetap bekerja. Sebagian orang beranggapan bahwa tahapan ini terasa
seperti inti dari proyek karena banyak aktivitas dan pekerjaan yang dilakukan
selama tahap execution. Beberapa diantaranya seperti menjalankan rencana
manajemen proyek, tugas-tugas yang sudah ditetapkan akan dikerjakan,
memperbarui jadwal proyek, mengubah rencana proyek sesuai kebutuhan, mengelola anggaran
yang tersedia, dan masih banyak lagi. Secara garis besar, pada tahap
eksekusi ini ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu:
·
Manajemen tugas
·
Manajemen jadwal
·
Pengelolaan biaya atau anggaran
·
Pengelolaan kualitas
Selain
itu, di tahap ini komunikasi yang baik dengan pemangku kepentingan menjadi
bagian penting yang perlu dilakukan. Oleh karena itu, tim akan mengadakan
pertemuan rutin dengan pemangku kepentingan untuk menghindari kesalahpahaman
serta menyesuaikan proses kerja dengan lebih baik untuk mendapatkan hasil yang
sesuai harapan.
4) Project
Monitoring
Project
monitoring mengacu pada pemantauan kemajuan dan kinerja proyek untuk memastikan
bahwa semua aktivitas yang terjadi sejalan dengan rencana manajemen proyek yang
sudah dibuat. Dengan proses monitoring ini, maka ketika terjadi penyimpangan
maka Anda dapat segera mengetahui dan memperbaikinya. Seorang manajer
proyek biasanya akan menggunakan Key Performance Indicators (KPI) untuk melihat
apakah proyek tersebut berjalan sesuai rencana. Manajer proyek biasanya
akan memantau beberapa aspek untuk mengukur kinerja proyek yang sedang
berjalan, seperti:
·
Scope proyek
·
Distribusi anggaran
·
Jadwal dan tenggat waktu proyek
·
Kualitas dari produk yang dikembangkan,
dan lain-lain.
Secara
garis besar, tujuan utama dari tahap ini adalah untuk mengontrol dan memastikan
bahwa proyek yang berjalan tidak keluar jalur atau rencana.
5) Project
Closure
Tahapan
manajemen proyek yang terakhir adalah project closure atau penutupan proyek. Di
tahap ini, hasil akhir akan disajikan kepada klien atau para pemangku
kepentingan. Setelah produk atau hasil akhir disetujui, maka produk akan
dirilis dan manajer proyek akan meninjau dan menyelesaikan dokumen-dokumen yang
diperlukan. Manajer proyek dapat mengarsipkan dokumentasi proyek untuk
digunakan lebih lanjut sebagai contoh pada proyek lain atau kebutuhan yang
lain. Untuk mengakhiri proyek, manajer proyek perlu mendapatkan
konfirmasi dari semua pihak baik itu dari pemangku kepentingan, klien, bahkan
tim. Dengan demikian, maka tidak ada lagi permintaan perubahan di menit-menit
terakhir. Manajer proyek juga akan secara resmi merilis sumber daya yang
dipergunakan dalam pengerjaan proyek baik itu anggota tim, kontraktor
eksternal, atau yang lain. Setelah kontrak berakhir, manajer proyek dan
tim dapat melakukan Post-Mortem untuk mengevaluasi apa saja yang berjalan
dengan baik serta mengidentifikasi kegagalan yang terjadi di dalam pelaksanaan
proyek tersebut. Hal ini diperlukan agar tim dapat melakukan perbaikan untuk
proyek-proyek lain di masa depan.
III.
Membangun Inovasi Proyek
Wikipedia
menyatakan bahwa "inovasi dapat diartikan sebagai proses dan/atau hasil
pengembangan pemanfaatan/mobilisasi pengetahuan, keterampilan (termasuk
keterampilan teknologi) dan pengalaman untuk menciptakan atau memperbaiki
produk (barang dan/atau jasa), proses, dan/atau sistem yang baru, yang
memberikan nilai yang berarti atau secara signifikan (terutama ekonomi dan
sosial).
3.1.
Inovasi Incremental dan Disruptive
Inovasi
Incremental adalah proses untuk terus meningkatkan produk, proses, merek, atau
model bisnis yang ada. Sebuah perusahaan mungkin memiliki keunggulan kompetitif
di pasar mereka dalam beberapa cara—dengan produk yang diinginkan dan dibedakan,
proses yang sangat efisien, merek yang membuat iri dan sulit untuk ditiru, atau
cara yang sangat unik untuk mengemas semuanya dalam model bisnis yang efektif.
Memang, perbaikan kecil dari inovasi tambahan dapat bertambah seiring waktu,
tetapi juga dapat menawarkan pengembalian investasi yang semakin berkurang.
Inovasi
Disruptive adalah di mana sebuah organisasi mengimplementasikan ide untuk
produk, proses, merek atau model bisnis yang awalnya bahkan tidak bersaing
dengan penawaran yang ada. Alih-alih secara bertahap meningkatkan apa yang ada,
pengganggu mengambil pendekatan yang sama sekali berbeda untuk masalah
tersebut, biasanya menawarkan solusi untuk sebagian kecil pelanggan yang kurang
terlayani dengan biaya yang jauh lebih rendah dan dengan set fitur minimum.
3.2.
Hal Yang Yapat Membantu Individu Berpikir Lebih Inovatif
· Kembangkan
rasa ingin tahu yang kreatif
· Latih
rasa ingin tahu analitis
· Ekspresikan
empati
· Pastikan
inklusivitas
· Berkolaborasi
· Berbagi
visi bersama
· Tunjukkan
keberanian
· Rangkullah
eksperimen
· Jadilah
gesit
· Berkomitmen
pada inovasi untuk jangka panjang
3.3.
Hal Yang Berpotensi Menghambat Sebuah Proyek Inovasi
1) Kurang
fokus dan struktur
Komitmen
berlebihan ternyata bisa menghambat perusahaan mewujudkan inisiatif inovasi.
Sepertiga dari responden mengaku dibebani terlalu banyak proyek. Hal ini
umumnya terjadi di perusahaan-perusahaan yang sedang tumbuh pesat, di mana 41%
dari responden melaporkan adanya terlalu banyak inisiatif yang harus dikerjakan
secara bersama-sama. Kendala lain adalah tim inovasi yang terpisah dari bisnis inti.
2) Kurang kepemimpinan
Tim bisnis dipandang kurang memiliki komitmen, ditambah lagi
tidak ada kepemilikan (ownership) yang jelas terhadap proyek tersebut. Ini
kendala yang sejak dulu kerap terjadi dalam merealisasikan inisiatif teknologi
dan bisa menjadi hambatan utama bagi perusahaan dalam berinovasi.
3) Keterlibatan pelanggan sebagai indikator keberhasilan
Dalam mengukur ROI, organisasi mulai beranjak dari Key
Performance Indicator (KPI) tradisional, yaitu produktivitas karyawan (52%) dan
pendapatan (53%); dan makin memerhatikan area-area, seperti pengalaman
pelanggan (57%) dan retensi (52%).
KESIMPULAN
Tantangan
utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek
dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. Pada
umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan
dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan
"triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan semakin
meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan
proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan
keempat yaitu faktor keselamatan.
REFERENSI
K.
Schwalbe, Information Technology Project Management 8e, 8 Edition. Boston
USA: Cengage Learning USA, 2016.
P.
M. Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 5th ed.
Pennsylvania: Project Management Institute, Inc., 2013.
https://manpro.id/blog/manajemen-proyek-manpro/
https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek
https://www.logique.co.id/blog/2021/04/28/tahapan-manajemen-proyek/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Catatan: Hanya anggota dari blog ini yang dapat mengirim komentar.