Mengenal Tahapan dalam Mengelola Manajemen Proyek

Oleh : Shazfa Zakirah Yasmeenah (@A13-SHAZFA)

Abstrak
Manajemen proyek merupakan strategi yang perlu dilakukan dalam mencapai efisiensi dan efektifitas suatu perusahaan. Berdasarkan PMBOK Guide, manajemen proyek terdiri lima tahap yaitu initiation, planning, execution, monitoring, dan project closure. Manajemen proyek dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil akhir yang sukses jika dipimpin oleh manajer proyek yang terampil.
Kata Kunci : Manajemen Proyek, Inisiasi, Perencanaan, Eksekusi, Pemantauan, Penutupan

Abstract
Project management is a strategy that needs to be done in achieving the efficiency and effectiveness of a company. Based on the PMBOK Guide, project management consists of five stages, namely initiation, planning, execution, monitoring, and project closure. Project management can run well and deliver a successful end result if it is led by a skilled project manager.
Keywords : Project Management, Initiation, Planning, Execution, Monitoring, Closure

PENDAHULUAN
Berbagai macam proyek dalam sebuah perusahaan membutuhkan pengawasan seorang manajer untuk menjamin kelancaran dan keberhasilannya. Mulai dari proses perancangan awal hingga finishing sebuah proyek termasuk dalam bagian project management.
Agar proyek yang dikelola dapat berjalan dengan sukses, maka seorang manajer proyek perlu memahami bagaimana tahapan manajemen proyek dengan baik. Berdasarkan PMBOK Guide, siklus dalam manajemen proyek terdiri lima tahap yang berbeda yaitu initiation, planning, execution, monitoring, dan project closure.
Untuk mengelola hal tersebut, manajer proyek yang berpengalaman akan memecah alur pengelolaan proyek menjadi beberapa fase. Dengan demikian, detail proyek akan lebih terorganisir dan manajer proyek dapat mengambil serangkaian langkah logis ketika mengelolanya.

PEMBAHASAN
Manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu (Ervianto, 2005).

Fungsi Manajemen Proyek
Beberapa fungsi dari manajemen proyek menurut
(Dimyati dan Nurjaman, 2014), sebagai berikut:
1. Fungsi perencanaan (Planning)
Fungsi ini bertujuan dalam pengambilan keputusan yang mengelola data dan informasi yang dipilih untuk dilakukan di masa mendatang, seperti menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek, dan lain-lain.
2. Fungsi Organisasi (Organizing)
Fungsi organisasi bertujuan untuk mempersatukan kumpulan kegiatan manusia, yang memiliki aktivitas masing-masing dan saling berhubungan, dan berinteraksi dengan lingkungannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi, seperti menyusun lingkup aktivitas, dan lain-lain.
3. Fungsi Pelaksanaan (Actuating)
Fungsi pelaksanaan bertujuan untuk menyelaraskan seluruh pelaku organisasi terkait dalam melaksanakan kegiatan/ proyek, seperti pengarahan tugas serta motivasi, dan lain-lain.
4. Fungsi Pengendalian (Controlling)
Fungsi pengendalian bertujuan untuk mengukur kualitas penampilan dan penganalisisan serta pengevaluasian kegiatan, seperti memberikan saran-saran perbaikan, dan lain-lain.

Tahapan Manajemen Proyek
Berdasarkan PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) yang dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI), siklus atau tahapan manajemen proyek meliputi lima tahap fase yang berbeda yaitu  initiation, planning, execution, monitoring, dan project closure. Manajer proyek kemudian akan menggunakan metodologi manajemen proyek untuk mengelola lima tahap ini untuk mencapai hasil yang maksimal. Berikut kelima tahapan manajemen proyek tersebut. 

1. Project Initiation
Pada tahap ini manajer proyek harus membuktikan bahwa proyek tersebut memiliki value dan layak untuk dijalankan. Tahap ini biasanya akan dimulai dengan pembuatan dokumen business case yang berisi penjelasan akan kebutuhan proyek serta perkiraan potensi keuntungan finansial. Manajer proyek akan mengumpulkan beragam informasi mulai dari manfaat proyek, kerugian, biaya, serta risiko yang mungkin muncul. Dengan demikian, proyek dapat dinilai apakah layak untuk dijalankan dalam waktu dan biaya yang wajar dan normal.
Jika proyek mendapat “lampu hijau”, maka manajer proyek perlu membuat piagam proyek atau Project Initiation Document (PID) untuk menguraikan tujuan dan persyaratan proyek. Dokumen tersebut juga harus berisi informasi akan kebutuhan bisnis dan pemangku kepentingan, serta business case.

2. Project Planning
Setelah proyek disetujui untuk dijalankan, maka tahap selanjutnya adalah project planning atau perencanaan. Fase ini dapat dikatakan sebagai kunci keberhasilan manajemen proyek dan memiliki fokus pada pengembangan roadmap untuk diikuti semua anggota tim. Project planning dapat dimulai dengan menentukan goals bisnis yang ingin dicapai. Di tahap ini, manajer proyek akan menyiapkan beberapa dokumen untuk memastikan proyek tetap berjalan dengan baik sesuai dengan rencana seperti:
• Work Breakdown Schedule (WBS):  diagram yang memecah ruang lingkup proyek menjadi beberapa bagian untuk dapat dikelola oleh tim.
• Gantt Chart: bagan yang memberikan tampilan visual mengenai jadwal tugas dari waktu ke waktu.
• Scope Statement: dokumen yang mendefinisikan kebutuhan bisnis, manfaat proyek, tujuan, hasil akhir yang terukur, serta poin penting lainnya.

3. Project Execution
Tahapan manajemen proyek yang selanjutnya adalah project execution dimana produk yang dikelola dalam proyek akan dikembangkan dan diselesaikan. Selama tahap ini, manajer proyek akan mengalokasikan kembali sumber daya yang dibutuhkan agar tim tetap bekerja. Secara garis besar, pada tahap eksekusi ini ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu:
• Manajemen tugas
• Manajemen jadwal
• Pengelolaan biaya atau anggaran
• Pengelolaan kualitas
Selain itu, di tahap ini komunikasi yang baik dengan pemangku kepentingan menjadi bagian penting yang perlu dilakukan.

4. Project Monitoring
Project monitoring mengacu pada pemantauan kemajuan dan kinerja proyek untuk memastikan bahwa semua aktivitas yang terjadi sejalan dengan rencana manajemen proyek yang sudah dibuat. Manajer proyek biasanya akan memantau beberapa aspek untuk mengukur kinerja proyek yang sedang berjalan, seperti:
• scope proyek
• distribusi anggaran
• jadwal dan tenggat waktu proyek
• kualitas dari produk yang dikembangkan, dan lain-lain.

5. Project Closure
Tahapan manajemen proyek yang terakhir adalah project closure atau penutupan proyek. Di tahap ini, hasil akhir akan disajikan kepada klien atau para pemangku kepentingan. Untuk mengakhiri proyek, manajer proyek perlu mendapatkan konfirmasi dari semua pihak baik itu dari pemangku kepentingan, klien, bahkan tim. Setelah kontrak berakhir, manajer proyek dan tim dapat melakukan Post-Mortem untuk mengevaluasi apa saja yang berjalan dengan baik serta mengidentifikasi kegagalan yang terjadi di dalam pelaksanaan proyek tersebut.

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.
2. Berdasarkan PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) yang dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI), siklus atau tahapan manajemen proyek meliputi lima tahap fase yang berbeda yaitu  initiation, planning, execution, monitoring, dan project closure.
3. Manajer proyek yang profesional harus memiliki pemahaman serta kemampuan yang baik dalam mengelola tahapan manajemen proyek.
4. Manajer proyek harus terampil dalam memotivasi tim, merencanakan dan memantau jalannya proyek, serta keterampilan komunikasi yang baik dengan para pemangku kepentingan. Dengan kemampuan tersebut, maka proyek yang dikelola dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil akhir yang sukses.

Daftar Isi

1. Hidayat, A. A. (2022). Modul 4 Manajemen Proyek [Word File]. Universitas Mercu Buana.
2. Arieani, G. P., Puspitasari, N. B. (2017). PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS SUMBER DAYA PERUSAHAAN (Studi Kasus : Qiscus Pte Ltd). Jurnal Teknik Industri, Vol. 12, No. 3.
3. Fheradhita. 2021. 5 Tahapan Manajemen Proyek dalam Pengelolaan Proyek.
4. https://info.populix.co/articles/project-management-adalah/#:~:text=Proses%20project%20management,lengkap%20mengenai%20kelima%20langkah%20tersebut.