SEPUTAR MANAJEMEN PROYEK

 

Oleh

Oliver Gideon Parsaoran (@A12-OLIVER)

41620010026

 

Abstrak

Manajemen proyek adalah ilmu yang berkaitan dengan sebuah proses yang dilakukan untuk mencapai suatu target dengan melakukan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian sesuai dengan batasan waktu yang telah ditentukan.

 

Kata kunci : manajemen, proyek, sumber daya, efektif, efisien, perencanaan, pengelolaan

Abstract

Project management is a science related to a process carried out to achieve a target by planning, implementing, and controlling in accordance with a predetermined time limit.

 

Keywords: management, project, resources, effective, efficient, planning, management

 

PENDAHULUAN

Menurut Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Lalu, menurut Association for Project Management (APM), definisi proyek adalah sebuah pekerjaan yang bersifat unik dan sementara. Proyek dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan dan membuahkan hasil atau manfaat (output) yang diinginkan. Waktu dan biaya adalah pondasi utama dari sebuah proyek.

Dapat disimpulkan bahwa Manajemen Proyek merupakan pengelolaan masukan (input) yang berupa sumber daya (manusia, dana, waktu, teknologi, bahan, peralatan) untuk menghasilkan keluaran/hasil akhir proyek (output) yang telah ditentukan untuk mencapai suatu tujuan program (goal) dalam jangka waktu tertentu/terbatas. Manajemen proyek merupakan disiplin ilmu yang berfokus pada perencanaan, pengelolaan, dan pengorganisasian untuk dapat mencapai tujuan (objective) dari proyek.

 

PEMBAHASAN

A. Tujuan Manajemen Proyek

1.     Menyelesaikan Tugas Tepat Waktu

Pertama, manajemen waktu atau time management sangat penting untuk diperhatikan oleh setiap stakeholder. Pengelolaan waktu yang baik dapat meningkatkan ketercapaian produktivitas kerja, serta mampu mendukung penyelesaian suatu proyek menjadi lebih efektif dan efisien.

2.     Menjaga Kualitas

Kriteria proyek sudah barang tentu akan didefinisikan sejak awal oleh tim manajemen. Untuk mencapai sebuah goals atau objektif, maka setiap divisi perlu menjaga kualitas kerja dan efisiensi tingkat sumber daya yang digunakan.

3.     Manajemen Anggaran

Pengelolaan dana atau biaya anggaran sangat penting untuk diketahui lebih awal, agar manajemen proyek yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik dan transparan. Selanjutnya, dapat menentukan jumlah alokasi anggaran seminimal mungkin akan tetapi masih dapat mendukung kriteria proyek yang telah ditetapkan sebelumnya.

4.     Memaksimalkan Potensi Tim

Menjaga dan meningkatkan kualitas tim merupakan salah satu parameter penting untuk mencapai tujuan dari project management secara maksimal. Dengan adanya sistem tersebut, maka mampu membuat perencanaan yang baik dan dapat mengelola sebuah proyek secara optimal.

B. Tahapan Manajemen Proyek

1.     Inisialisasi

Tahap yang pertama adalah fase inisialisasi, dimana pada tahap ini merupakan kegiatan awal proyek yang telah disepakati bersama. Kemudian, menentukan permasalahan dan mendiskusikannya secara bersama – sama untuk menentukan solusi terbaik. Studi kelayakan dapat digunakan untuk memilih solusi efektif yang telah diidentifikasi bersama dengan peluang terbesar untuk dapat menyelesaikan suatu permasalahan secara tepat dan akurat.

2.     Planning

Tahap yang kedua adalah planning atau perencanaan, dimana ketika ruang lingkup dan tim proyek telah ditetapkan maka aktivitas dapat dilanjutkan pada fase ini. Dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci dan disesuaikan dengan kebutuhan proyek dari customer. Yang diperlukan untuk mendukung ketercapaian goals adalah pertama membuat dokumentasi project planning, resource plan, finance plan, contract supplier, hingga perform phase review.

3. Executing / Implementation

Tahap yang ketiga, masuk pada tahapan dimana proyek siap untuk memasuki proses eksekusi. Setiap dokumentasi pada project plan akan dieksekusi oleh setiap tim pengembang. Sehingga, dalam fase ini setiap tujuan dari proyek akan secara fisik akan dibangun dan direalisasikan.

4. Control and Monitoring

Tahapan yang keempat adalah pengendalian dan pengawasan proyek, dimana dalam beberapa proses manajemen pengembangan produk akan dilakukan pengecekan dan monitoring secara berkala. Hal tersebut untuk mendukung keberhasilan dalam proses development dan mencegah risiko terjadinya kegagalan lebih awal.

5. Closing

Fase yang kelima adalah aktivitas terakhir yang dilakukan, dimana hasil akhir project beserta dokumentasi akan diserahkan kepada pelanggan atau user. Selain itu, kontak dengan supplier juga diakhiri, project team dibubarkan, serta penyerahan hasil laporan kepada stakeholder yang bersangkutan.

C. Prinsip Manajemen Proyek

1.     Proyek harus ditetapkan, bukan hanya disebut sebagai tugas atau kegiatan biasa. Hal ini untuk meminimalisir kemungkinan tim menghindari hasil yang konkret di akhir siklus kerja seperti yang seharusnya sebuah proyek hasilkan karena menganggap pekerjaannya adalah tugas bisa, bukan proyek. Manajemen proyek kemudian akan ambil bagian untuk membuat proyek menjadi lebih efektif dan efisien.

2.     Dalam prinsip empiris manajemen proyek, harus menunjuk seorang pemimpin yang bertanggung jawab atas sebuah pekerjaan dan meminta pertanggungjawaban hasil darinya. Maka, pastikan proyek tersebut memiliki pemimpin (project manager) yang berpengalaman dan bertanggung jawab atas pekerjaannya. Menurut Project Management Body of Knowledge (PMBOK) 6th Edition, seorang project manager yang baik harus menguasai tiga kompetensi, yakni Technical Project Management, Leadership, dan Strategic and Business Management.

3.     Pastikan memilih orang-orang yang berkompeten untuk mengerjakan proyek tersebut. Meskipun tak menutup kemungkinan bahwa proyek saat ini bisa menjadi kesempatan baik untuk melatih orang-orang baru agar menjadi profesional, setidaknya pastikan mereka berada di bawah bimbingan supervisor yang berkompeten di masa-masa awalnya. Merekrut orang-orang yang berkompeten adalah aset besar yang dapat membawa banyak manfaat dan memaksimalkan kualitas dari hasil proyek itu sendiri.

4.     Definisikan tujuan proyek dengan jelas bersama para pemangku kepentingan (stakeholder). Manajemen proyek adalah sebuah sistem manajemen yang berorientasi pada tujuan. Prioritas utama dalam bisnis adalah menentukan tujuan, sasaran proyek, dengan menemukan cara kerja yang paling efisien. Setelah tujuan proyek telah didefinisikan dengan tegas, maka stakeholder harus memilih prioritas utama mereka.

5.     Buat perencanaan yang terperinci untuk mengawal alur proyek (project timeline). Jika menyambung analogi sebelumnya, setelah mengetahui apa kemana tujuan anda, tentu menyusun cara untuk sampai kesana perlu dilakukan. Sama seperti proyek, tentu harus membuat perencanaan seperti penjadwalan, pembagian tugas, hingga penunjukkan tim penanggung jawab. Jangan lupakan tentang manajemen risiko yang harus dilakukan sejak tahap perencanaan untuk meminimalisir dampak yang terjadi jika risiko ini benar-benar terjadi.

6.     Selain prinsip dan teknik di atas, kita juga harus realistis dengan mempertimbangkan anggaran dan sumber daya yang menjadi bahan bakar utama proyek tersebut. Pastikan untuk melakukan pemantauan dan kontrol yang ketat untuk memastikan setiap persen anggaran telah dikeluarkan secara optimal. Tenaga kerja, bahan baku, peralatan, hingga biaya operasional adalah bagian dari anggaran proyek. Untuk meminimalkan peluang penyimpangan, project manager dituntut untuk dapat memberikan laporan pertanggungjawaban atas biaya yang dianggarkan terhadap biaya aktual proyek saat ini.

 

KESIMPULAN

Manajemen proyek adalah salah satu metode atau cara yang efektif untuk dapat menyelesaikan pengembangan produk atau jasa dengan menitikberatkan pada proses perencanaan dan pengorganisasian secara sistematis dan terstruktur.

Tahapan dalam penyusunan project management dimulai dari fase inisialisasi, perencanaan, implementasi, monitoring, hingga penutupan.

 

REFERENSI

https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

https://www.sekawanmedia.co.id/blog/manajemen-proyek/

https://tomps.id/definisi-proyek-manajemen-proyek-dan-6-prinsipnya/

Osada, Takashi. (1995). Sikap Kerja 5S (terj.). Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo.