MENGENAL APA ITU MANAJEMEN PROYEK

 

Oleh : Laykha Fitriani Az Zahra 

(@A05-LAYKHA)

 

ABSTRAK

Artikel ini menjelaskan tentang deskripsi manajemen proyek secara mendalam, yang meliputi pengertian dari manajemen, proyek serta manajemen proyek itu sendiri, apa tugas-tugas manajemen proyek, aspek-aspek apa yang terdapat pada sebuah manajemen proyek, apa saja tujuan utama dari manajemen proyek itu sendiri.

Karakteristik utama proyek adalah kebaruannya. Ini biasanya merupakan langkah yang tidak diketahui karena penuh dengan risiko bahkan ketidakpastian dari proyek tersebut. Peranan manajemen proyek dalam suatu pelaksanaan proyek sangatlah penting, mengingat proses pelaksanaan proyek bersifat dinamis. Hal ini dilatarbelakangi dengan selalu berubahnya kebutuhan sumber daya, baik jenis maupun jumlah yang dibutuhkan. Dengan demikian, terhadap suatu proyek diperlukan pula adanya perencanaan proyek yang baik, adanya pengorganisasian proyek yang baik, adanya pengarahan yang baik, adanya pengoordinasian yang baik, serta pengawasan yang baik agar tujuan proyek bisa tercapai. Dalam manajemen proyek, yang perlu dipertimbangkan agar output Proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengidentifikasi berbagai masalah yang mungkin timbul ketika proyek dilaksanakan.

PENDAHULUAN

Karakteristik utama proyek adalah kebaruannya. Ini biasanya merupakan langkah yang tidak diketahui karena penuh dengan risiko bahkan ketidakpastian dari proyek tersebut. Di dalam proyek tidak ada dua proyek yang persis sama pada pengerjaannya, bahkan proyek yang berulangpun akan berbeda dari sebelumnya dalam satu atau lebih aspek komersial, administratif maupun fisiknya. Contohnya banyak proyek yang telah melebihi biayanya dengan jumlah yang sangat besar, terlambat atau bahkan ditinggalkan sebelum proyek tersebut selesai dikerjakan. Kegagalan seperti itu biasanya terlalu umum dalam industri, perdagangan, dan terutama pada sektor publik (Dennis Lock, 2013).

Manajemen proyek adalah topik yang penting karena semua organisasi, baik kecil maupun besar pada suatu waktu akan terlibat dalam melaksanakan usaha baru. Usaha-usaha ini mungkin beragam, seperti pengembangan produk atau layanan baru, pembentukan jalur produksi baru di perusahaan manufaktur, kampanye promosi hubungan masyarakat atau program pembangunan yang lebih besar. Dengan demikian terhadap suatu proyek diperlukan pula adanya perencanaan proyek yang baik, adanya pengorganisasian proyek yang baik, adanya pengarahan yang baik, adanya pengoordinasian yang baik, serta pengawasan yang baik agar tujuan proyek bisa tercapai.

 

PEMBAHASAN

Apa Itu Manajemen Proyek

Menurut Ricky W. Griffin Manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Sedangkan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), proyek merupakan rencana pekerjaan dengan sasaran khusus (pengairan, pembangkit tenaga listrik, dan sebagainya) dan dengan waktu penyelesaian yang tegas.

Manajemen proyek adalah perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian kegiatan proyek untuk memenuhi tujuan proyek. Tujuan utama yang harus dipenuhi meliputi kinerja, biaya, dan sasaran waktu, sementara pada saat yang sama Anda mengendalikan atau mempertahankan ruang lingkup proyek pada tingkat yang benar (Lewis, 2007).

Menurut Knutson dan Bitz (1991) bahwa manajemen proyek adalah sekumpulan prinsip, metode, alat, dan teknik untuk manajemen yang efektif dari pekerjaan yang berorientasi pada tujuan dalam konteks lingkungan organisasi yang spesifik dan unik.

Proses manajemen proyek meliputi tugas-tugas berikut ini:

·         Menetapkan tim proyek dengan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan proyek

·         Menetapkan tujuan teknis

·         Merencanakan proyek

·         Mengelola perubahan ruang lingkup

·         Mengontrol pelaksanaan proyek sehingga diselesaikan sesuai jadwal dan sesuai anggaran

 

Manajemen Proyek adalah suatu keahlian, peralatan dan proses manajemen yang diperlukan untuk kesuksesan suatu proyek. Ini meliputi:

·         Sekelompok keahlian.

Pengetahuan, keahlian dan pengalaman khusus diperlukan untuk mengurangi resiko dalam mengerjakan proyek dan meningkatkan keberhasilan proyek.

·         Sekumpulan peralatan.

Berbagai tipe dari peralatan yang digunakan oleh manajer proyek untuk mengembangkan kesempatan mereka untuk sukses. Sebagai contoh meliputi model-model dokumen, model perangkat lunak, perangkat lunak yang direncanakan, pengecekan audit dan formulir yang direka ulang.

·         Serangkaian proses.

Berbagai proses dan teknik-teknik diperlukan untuk menguasai dan mengatur waktu, biaya, kualitas dan kapasitas dari proyek. Contohnya meliputi manajemen waktu, menajemen biaya, manajemen kualitas, manajemen perubahan, manajemen resiko dan subjek-manajemen.

 

Aspek - Aspek dalam Manajemen Proyek

Dalam manajemen proyek, yang perlu dipertimbangkan agar output Proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengidentifikasi berbagai masalah yang mungkin timbul ketika proyek dilaksanakan. Beberapa aspek yang dapat diidentifikasi dan menjadi masalah dalam manajemen Proyek serta membutuhkan penanganan yang cermat, adalah sebagai berikut:

1.      Aspek Keuangan:

Masalah ini berkaitan dengan pembelanjaan dan pembiayaan proyek. Biasanya berasal dari modal sendiri atau pinjaman dari bank atau investor dalam jangka pendek atau jangka panjang. Pembiayaan proyek menjadi sangat krusial bila proyek berskala besar dengan tingkat kompleksitas yang rumit, yang membutuhkan analisis keuangan yang cermat dan terencana.

2.      Aspek Anggaran Biaya

Masalah ini berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian biaya selama proyek berlangsung. Perencanaan yang matang dan terperinci akan memudahkan proses pengendalian biaya, sehingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran yang direncanakan. Jika sebaliknya, akan terjadi peningkatan biaya yang besar dan merugikan bila proses Perencanaannya salah.

3.      Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia

Masalah ini berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi SDM selama proyek berlangsung yang berfluktuatif. Agar tidak menimbulkan masalah yang kompleks, perencanaan SDM didasarkan atas organisasi proyek yang dibentuk sebelumnya dengan melakukan langkah - langkah, Proses staffing SDM, deskripsi kerja, perhitungan beban kerja, deskripsi wewenang dan tanggung jawab SDM serta penjelasan tentang sasaran dan tujuan proyek

4.      Aspek Manajemen Produksi

Masalah ini berkaitan dengan hasil akhir dari proyek; hasil akhir proyek negatif bila proses perencanaan dan pengendaliannya tidak baik. Agar hal ini tidak terjadi, maka dilakukan berbagai usaha untuk meningkatkan produktivitas SDM, meningkatkan efisiensi proses produksi dan kerja, meningkatkan kualitas produksi melalui jaminan mutu dan pengendalian mutu.

5.      Aspek Harga

Masalah ini timbul karena kondisi eksternal dalam hal persaingan harga, yang dapat merugikan perusahaan karena produk yang dihasilkan membutuhkan biaya produksi yang tinggi dan kalah bersaing dengan produk lain

6.      Aspek Efektivitas dan Efisiensi

Masalah ini dapat merugikan bila fungsi produkyang dihasilkan tidak terpenuhi / tidak efektif atau dapat juga terjadi bila faktor efisiensi tidak dipenuhi, sehingga usaha produksi membutuhkan biaya yang besar

7.      Aspek Pemasaran

Masalah ini timbul berkaitan dengan perkembanganfaktor eksternal sehubungan dengan persaingan harga, strategi promosi, mutuproduk serta analisis pasar yang salah terhadap produksi yang dihasilkan.

8.      Aspek Mutu

Masalah ini berkaitan dengan kualitas produk akhir yang nantinya dapat meningkatkan daya saing serta memberikan kepuasan bagi pelanggan.

9.      Aspek Waktu

Masalah waktu dapat menimbulkan kerugian biaya bila terlambat dari yang direncanakan serta akan menguntungkan bila dapat dipercepat.

 

KESIMPULAN

Sebagaimana telah diutarakan di muka, suatu proyek bukanlah merupakan rangkaian kegiatan rutin yang akan dilaksanakan secara terus menerus. Suatu proyek merupakan rangkaian kegiatan dengan batas waktu tertentu. Dengan berakhirnya batas waktu tersebut, maka diharapkan telah tercapai suatu hasil tertentu yang diinginkan, sehingga dengan demikian berakhir pula proyek yang bersangkutan.

Menurut Lewis 2007, Manajemen proyek adalah perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian kegiatan proyek untuk memenuhi tujuan proyek. Tujuan utama yang harus dipenuhi meliputi kinerja, biaya, dan sasaran waktu, sementara pada saat yang sama Anda mengendalikan atau mempertahankan ruang lingkup proyek pada tingkat yang benar. Sehingga dalam suatu proyek perlu adanya sebuah manajemen, karena manajmen dalam suatu proyek ini dapat menetapkan tim proyek dengan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan proyek; menetapkan tujuan teknis; merencanakan proyek; mengelola perubahan ruang lingkup; mengontrol pelaksanaan proyek sehingga diselesaikan sesuai jadwal dan sesuai anggaran.

 

SARAN

Perlu ditekankan bahwa penyebab kegagalan untuk menyampaikan tepat waktu, anggaran, dan kualitas kinerja yang diharapkan dapat ditangani dengan penerapan praktik manajemen proyek. Selain itu, kegagalan untuk memberikan tepat waktu, sesuai anggaran dan kualitas kinerja yang diharapkan tidak selalu berarti bahwa proyek itu sendiri gagal.

 

DAFTAR PUSTAKA

Modul 1 Mata Kuliah Manajemen Proyek Industri. Universitas Mercu Buana. Jakarta.

Rachim, F. (2022). MANAJEMEN PROYEK. Fakultas Teknik UNIFA.

Siswanto, A. B., & Salim, M. A. (2019). Manajemen Proyek. CV. Pilar Nusantara.

Sitanggang, N., Simarmata, J., & Luthan, P. L. A. (2019). Pengantar konsep manajemen proyek untuk teknik. Yayasan Kita Menulis.