MENGATUR MANAJEMEN WAKTU YANG EFEKTIF DALAM MENGERJAKAN PROYEK
Disusun oleh : Rizik Ibnu Thoriq ( @A11-RIZIK )
ABSTRAK
Artikel ini menjelaskan tentang Manajemen waktu proyek adalah sebuah strategi yang
mengatur bagaimana kita memanfaatkan waktu yang terbatas untuk mencapai tujuan
melalui pembagian tugas-tugas. Tujuannya manajemen waktu adalah untuk
meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas.
Biasanya, manajemen waktu proyek akan dibutuhkan dalam sebuah
perusahaan. Hal ini bisa dilakukan oleh posisi project manager atau pimpinan
proyek (project lead). Seorang pemimpin proyek dituntut untuk dapat melakukan
manajemen proyek dengan baik dan bijaksana karena perannya akan melibatkan
kepentingan internal dan eksternal perusahaan.
Kata kunci : manajemen
proyek, manajemen waktu, efektif
PENDAHULUAN
Dalam suatu proyek, penerapan manajemen waktu (time management) sangat diperlukan untuk mendukung
terjadinya efisiensi bagi pengontrolan kemajuan
yang dicapai, untuk menjadwal, dan menjalankan apa yang telah disepakati oleh
beberapa pihak yang terlibat. Time management merupakan salah satu area
utama perhatian pimpinan proyek beserta
timnya. Dengan adanya time management berarti akan tersedia aturan dalam menjalankan dan memantau kemajuan suatu proyek dan
pengambilan keputusan-keputusan penting terkait dengannya.
Para profesional dari suatu proyek sekarang telah menyadari akan pentingnya hal
ini.
Dalam suatu
proyek, pimpinan proyek dan timnya berjuang keras untuk memenuhi dengan baik
jadwal yang sudah dibuat untuk menyelesaikan tugas dengan kualitas yang baik. Sinkronisasi antara berbagai hal dan
kepentingan dari beberapa pihak yang terlibat dalam suatu proyek merupakan hal
sangat penting untuk diperhatikan. Yang dikatakan terlibat di sini tentu saja
bukan hanya manusia, tetapi juga berbagai sumber daya lainnya,
seperti bahan/materi yang diperlukan, dana, tempat, transportasi, perangkat
komputer, perizinan, dan sarana lainnya serta waktu itu sendiri.
PEMBAHASAN
Pengertian Manajemen Waktu Proyek
Manajemen
waktu proyek adalah rangkaian proses perencanaan, penjadwalan, pemantauan dan
pengendalian seluruh kegiatan proyek. Hal ini dilansir dari Project Management
Guide, wrike.com yang juga mendefinisikan manajemen waktu sebagai pengelolaan
waktu atau durasi, pencapaian, dan aktivitas untuk mencapai sebuah tujuan.
Pencapaian
sebuah tujuan harus ditentukan oleh pemimpin proyek. Selain itu, pemimpin
proyek juga harus memberikan arahan yang tepat untuk dilakukan oleh sumber daya
yang ada. Seorang pemimpin perlu membiasakan diri untuk dapat melakukan
manajemen waktu proyek sekaligus mengadaptasikannya pada semua pihak yang
terlibat.
Proses Manajemen Waktu Proyek
Memulai manajemen waktu proyek
bisa dilakukan oleh siapa saja. Namun, diperlukan adanya ketelitian dan
konsistensi dalam melakukan setiap prosesnya. Hal ini akan berpengaruh pada proses
maupun hasil akhirnya. Berikut ini proses manajemen waktu
proyek yang bisa dilakukan oleh manajer.
1. Mendefinisikan Proyek dengan Baik
Seperti
halnya melakukan manajemen waktu, proyek yang akan dikerjakan harus jelas
tujuannya. Hal ini juga menentukan faktor-faktor apa saja yang harus dilakukan
dalam melaksanakan proses yang efisien.
2. Inisiasi
Proyek dan Sumber Daya
Jika sudah
mendefinisikan proyek yang akan dikerjakan, lakukan perencanaan sebelum proyek
dimulai. Tidak terbatas pada perencanaan kegiatan, tapi juga sumber daya yang
akan dilibatkan untuk pencapaian proyek tersebut.
3. Perencanaan
Proyek
Seorang
manajer yang berperan sebagai pemimpin proyek mungkin akan mendapatkan tekanan
dalam mengelola timnya. Oleh karena itu, penting untuk dapat menentukan
struktur kerja yang paling efektif di dalam sebuah tim. Jika sudah menentukan
sumber daya yang tepat, pencapaian bisa diukur dengan mudah dan tidak ada waktu
terbuang percuma.
4. Perkiraan
Durasi dan Jadwal
Optimalkan
kegiatan yang sudah direncanakan dalam tenggat waktu yang baik. Perkirakan
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Dengan begitu, tujuan
akan tercapai sesuai dengan perencanaan proyek secara efektif. Jadwalkan
meeting di sela-sela kegiatan dan hindari melakukan sebaliknya.
5. Pelaksanaan
Proyek
Setelah
perencanaan dilakukan oleh seorang manajer, saatnya melaksanakan proyek sesuai
daftar rencana. Pastikan setiap orang mengetahui tanggung jawabnya sehingga
anggota tim tidak kebingungan.
6. Berkomunikasi
Efektif dengan Stakeholders
Para
pemangku kepentingan (stakeholders) biasanya memiliki kesulitan berkomunikasi
pada pelaksanaan sebuah proyek. Untuk menghindarinya, buatlah laporan rutin,
bisa dalam periode mingguan atau bulanan. Hal ini membuat semua pihak tetap
terlibat, bukan hanya di awal atau akhir pelaksanaan proyek.
7. Pemantauan
dan Pengendalian Proyek
Agar proyek
berjalan dengan lancar, diperlukan adanya evaluasi yang rutin terhadap proyek.
Pemantauan harus dilakukan saat proyek masih berjalan sehingga manajer proyek
bisa melakukan pengendalian secara menyeluruh. Hal ini dilakukan untuk menjaga
agar proyek tetap berjalan sesuai rencana dan tujuan yang diharapkan.
KESIMPULAN
Manajemen waktu proyek adalah
rangkaian proses perencanaan, penjadwalan, pemantauan dan pengendalian seluruh
kegiatan proyek. Hal ini dilansir dari Project Management Guide, wrike.com yang
juga mendefinisikan manajemen waktu sebagai pengelolaan waktu atau durasi,
pencapaian, dan aktivitas untuk mencapai sebuah tujuan.
Manajemen waktu proyek juga sebuah sebuah skill yang harus di kuasai sebagai seorang PM. Keberhasilan dalam mengatur waktu berpengaruh
pada biaya yang akan di habiskan proyek
dan menentukan tingkat keberhasilannya.
DAFTAR PUSTAKA
https://www.dictio.id/t/bagaimana-cara-menyelesaikan-proyek-tepat-waktu/21432
https://www.hashmicro.com/id/blog/tips-manajemen-waktu-proyek/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Catatan: Hanya anggota dari blog ini yang dapat mengirim komentar.