MANAJEMEN PROYEK DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS PERUSAHAAN

 

Oleh : Fauzi Ardiansyah (@A08-FAUZI)

Abstrak

Artikel ini menjelaskan tentang konsep manajemen proyek untuk Teknik. Manajemen proyek adalah suatu proses pengolahan proyek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian dan pengaturan tugas-tugas sumber daya untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktor-faktor waktu dan biaya. Manajemen proyek merupakan strategi yang perlu dilakukan dalam mencapai efisiensi dan efektifitas suatu perusahaan. Perkembangan pada era teknologi masa ini sejalan dengan berkembangnya perusahaan yang bergerak di bidang jasa teknologi. Dengan penyusunan suatu manajemen proyek yang baik, maka dapat dilakukan estimasi waktu dan biaya yang diperlukan dalam menjalankan proyek, sehingga dapat meminimasi kerugian biaya akibat kemungkinan keterlambaran proyek.

Kata kunci : manajemen proyek, efisiensi dan efektifitas.

 

PENDAHULUAN

Proyek Merupakan upaya sementara yang dilakukan dalam suatu industri untuk menciptakan sebuah produk, layanan, atau hasil yang unik. Sebuah proyek bersifat sementara karena memiliki awal dan akhir waktu yang pas, dan karenanya menentukan lingkup dan sumber daya. Heizer dan Render (2006:81) menjelaskan bahwa proyek dapat didefinisikan sebagai sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu. peran manajemen proyek untuk menyelaraskan kebutuhan internal dan kondisi eksternal menjadi sangat penting. Manajemen proyek dengan segala fungsi manajemen dan aktivitasnya merupakan kolaborasi ilmu dan seni manajemen dalam mencapai kinerja proyek yang berhasil guna dan berdaya guna. Adanya manajemen proyek dapat memosisikan eksistensi dan pengadaan proyek sesuai tujuannya dengan nilai tambah tertentu seperti yang diharapkan oleh para pemangku kepentingan (stakeholders), antara lain pemerintah pusat dan lokal, pihak swasta dan pihak masyarakat atau publik.

 

PERMASALAHAN

Proyek merupakan sebuah kegiatan usaha yang bersifat tidak rutin, memiliki beberapa keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. banyak proyek yang telah melebihi biayanya dengan jumlah yang sangat besar, terlambat atau bahkan ditinggalkan sebelum proyek tersebut selesai kerjakan. Kegagalan seperti itu biasanya terlalu umum dalam industri, perdagangan, dan terutama pada sektor publik. Maka dari itu dalam suatu perusahaan harus melakukan manajemen proyek untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas perusahaan.

PEMBAHASAN

Konsep Manajamen proyek

Sebelum kita masuk pada konsep manajemen proyek, terlebih dahulu kita uraikan kata pembentuk istilah tersebut. Manajemen proyek terdiri dari dua kata yaitu manajemen dan proyek. Kedua kata tersebut merupakan istilah yang berbeda. Melalui uraian awal ini diharapkan dapat membantu kita untuk memahami kata dasar pembentuk istilah manajemen proyek yang selanjutnya akan terus digunakan dalam pembahasan buku ini. Manajemen berasal dari kata to manage, yang berarti mengelola dengan memberdayakan sumber daya manajemen dalam rangka mencapai tujuan tertentu secara efektif dan efisien. Konsep manajemen proyek lahir dalam rangka mencari formula yang paling efisien dalam menggunakan sumber daya. Efisien diterjemahkan sebagai upaya melakukan tindakan dengan benar. Sedangkan efektif dalam mencapai tujuan dimaknai sebagai melakukan tindakan yang mengarah ke pencapaian tujuan. Sumber daya manajemen yang digunakan untuk mendukung kegiatan manajemen dikenal dengan akronim 5 (lima) M, yaitu man, money, materials, methods, dan machines.

 

Tujuan proyek

Tujuan pokok manajemen adalah untuk mengelola fungi manajemen semaksimal mungkin, sehingga diperoleh hail optimum sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan serta penggunaan sumber daya yang efisien dan efektif. Karakteristik utama proyek adalah:

a.      Penetapan tujuan

b.      Masa hidup yang terdefinisi mulai dari awal hingga akhir

c.      Melibatkan beberapa gim departemen dan profesional

d.      Melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya

e.      Waktu, biaya dan kebutuhan yang spesitik.

 

Fungsi Manajemen Proyek Beberapa fungsi dari manajemen proyek (Dimyati dan Nurjaman, 2014), adalah:

1.      Fungsi perencanaan (Planning) Fungsi ini bertujuan dalam pengambilan keputusan yang mengelola data dan informasi yang dipilih untuk dilakukan di masa mendatang, seperti menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek, dan lain-lain.

2.      Fungsi Organisasi (Organizing) Fungsi organisasi bertujuan untuk mempersatukan kumpulan kegiatan manusia, yang memiliki aktivitas masing-masing dan saling berhubungan, dan berinteraksi dengan lingkungannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi, seperti menyusun lingkup aktivitas,

3.      Fungsi Pelaksanaan (Actuating) Fungsi pelaksanaan bertujuan untuk menyelaraskan seluruh pelaku organisasi terkait dalam melaksanakan kegiatan/ proyek, seperti pengarahan tugas serta motivasi, dan lain-lain.

4.      Fungsi Pengendalian (Controlling) Fungsi pengendalian bertujuan untuk mengukur kualitas penampilan dan penganalisisan serta pengevaluasian kegiatan, seperti memberikan saran-saran perbaikan, dan lain-lain.

 

Ada 3 (tiga) kendala dalam menentukan proyek, yaitu:

1.      Anggaran

     Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran yang telah                   ditentukan. Untuk proyek dengan anggaran yang besar dan jadwal yang panjang, maka            anggarannya harus dipecah menjadi komponen-komponen yang lebih kecil (misalnya               per kuartal).

2.      Jadwal

pelaksanaan Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan., bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang telah ditentukan.

3.      Mutu

Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang disyaratkan.

 

KESIMPULAN

Manajemen proyek yang baik akan membawa hasil berupa pelaksanaan proyek yang tepat waktu dan sesuai rencana. Dengan adanya manajemen proyek di dalam suatu perusahaan maka proyek ini akan berjalan sesuai yang diharapkan dan tanpa adanya hambatan yang berarti sejauh pelaksanaannya, proyek ini masih berjalan sesuai waktu yang telah di rencanakan. Sehingga jalannya proyek masih tetap sesuai dengan rencana yang telah dibuat. 

SARAN

Manajemen proyek sangat di perlukan untuk suatu perusahaan agar proyek yang di jalankan sesuai dengan rencana. Apabila tidak ada manajemen proyek maka proyek akan mengalami suatu kegagalan yang berakibat kerugian bagi perusahaan itu sendiri.

                                           

REFERENSI

Modul 1 Mata Kuliah Manajemen Proyek Industri. Universitas Mercu Buana. Jakarta.

Sitanggang, N., Simarmata, J., & Luthan, P. L. A. (2019). Pengantar konsep manajemen proyek untuk teknik. Yayasan Kita Menulis.

Kartini, I., Abdullah, S. E., Juli Riauwati, S. E., Yoeliastuti, S. P., Tannady, H., Khasanah, S. P., ... & Purbaningsih, Y. (2022). Manajemen Proyek. Cendikia Mulia Mandiri.

Teguh Rizani, Sudiadi. (2015). Manajemen Proyek. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika GI MDP. Palembang