Manajemen Risiko Proyek Untuk Meminimalisir Risiko dalam Proyek

 Oleh : Ryan Setya Rama (@A09-RYAN)

Abstrak

Setiap perusahaan berusaha meraih kepuasan konsumen untuk mendapatkan loyalitas konsumen. Kepuasan konsumen dapat tercapai dengan strategi perencanaan serta manajemen yang tepat. Apabila kepuasan konsumen tidak dapat terpenuhi, maka perusahaan akan kehilangan loyalitas konsumen yang dapat menyebabkan konsumen mencari perusahaan lain. Hal-hal yang mempengaruhi keterlambatan dapat menjadi resiko terhadap produktivitas, kinerja, kualitas, dan biaya proyek. Berangkat dari permasalahan di atas, dilakukan manajemen resiko untuk mengelola resiko proyek serta meminimasi keterlambatan pemenuhan pesanan. Dalam mengelola resiko proyek, diperlukan data-data perusahaan yang lengkap sehingga dapat dilakukan analisis. Dalam artikel ini, terdapat beberapa permasalahan yang sering menimbulkan risiko dalam proyek. Beberapa di antaranya, yaitu: (1) Peralatan kurang memadai, (2) Cuaca kurang mendukung, (3) Keterlambatan pengiriman material. Namun, risiko tersebut dapat diminimalisir dengan beberapa cara, seperti melakukan perencanaan manajemen risiko yang meliputi metodologi identifikasi risiko, prioritisasi risiko, risk tolerance serta bagaimana risiko direspon dan dikomunikasikan ke berbagai pihak.

Kata kunci: Manajemen, Risiko, Proyek, Meminimalisir

 Abstract

Every company tries to achieve customer satisfaction to gain customer loyalty. Customer satisfaction can be achieved with appropriate planning and management strategies. If customer satisfaction cannot be met, the company will lose customer loyalty which may cause consumers to look for other companies. Delays can be a risk to project productivity, performance, quality and cost. Based on the above problems, risk management is carried out to manage project risks and minimize delays in order fulfillment. In managing project risk, complete company data is required so that analysis can be carried out. In this article, there are some problems that often create risks in projects. Some of them, namely: (1) Inadequate equipment, (2) Unfavorable weather, (3) Delay in delivery of materials. However, this risk can be minimized in a number of ways, such as conducting risk management planning that includes risk identification methodology, risk prioritization, risk tolerance and how risk is responded to and communicated to various parties.

Keywords: Management, Risk, Project, Minimization

 

Pendahuluan

Pelaksanaan proyek harus dilakukan secara terencana agar kegiatan yang dilakukan dapat berjalan efektif dan efisien serta mampu mencapai tujuan dari proyek itu sendiri (Tanjung, 2017). Proyek yang berkeadilan dimaksudkan tidak hanya dilaksanakan di perkotaan tetapi juga di pedesaan, sehingga berdampak pada distribusi penduduk dan menekan arus urbanisasi dari pedesaan ke perkotaan (Petrov & Geraskina, 2017). Oleh karena itu, proyek infrastruktur harus dipersiapkan secara matang, agar dapat dilaksanakan dengan baik.

Menganalisis dan mengelola risiko merupakan bagian penting dari prosedur pengambilan keputusan. Tingginya tingkat risiko dari sifat lingkungan mikro dan makro, khususnya untuk konstruksi sangat erat kaitannya dengan industri konstruksi dan kliennya. Reputasi industri konstruksi relatif lemah dalam menghadapi risiko, karena kegagalan berbagai proyek untuk memenuhi tenggat waktu dan target anggaran (Zavadskas, Turskis & Tamošaitiene, 2010).

Proyek berbasis risiko erat kaitannya dengan manajemen risiko dalam proyek konstruksi. Meskipun Panduan PMBOK memberikan penjelasan rinci tentang sepuluh sub-manajemen, sub-manajemen yang paling penting dalam manajemen proyek adalah manajemen risiko proyek. Sub-manajemen proyek ini secara umum dibagi menjadi tujuh pembahasan (proses) yang terintegrasi meliputi (1) perencanaan manajemen risiko, (2) identifikasi risiko, (3) analisis risiko kualitatif, (4) analisis risiko kuantitatif, (5) perencanaan respons risiko, (6) penerapan respon risiko dan (7) pemantauan risiko (PMI Indonesia Chapter, 2017).

 

Pembahasan

a.     Manajemen Risiko Proyek

Manajemen resiko juga bagian yang tidak terpisahkan dari sebuah aktivitas proyek yang telah ditetapkan. Menurut Project Management Institut Body of Knowledge (PMBOK, 1992), manajemen resiko didefinisikan sebuah proses yang berkaitan dengan identifikasi, analisis, tanggapan terhadap ketidakpastian termasuk memaksimalkan hasil dari peristiwa positif dan meminimalkan dampak dari peristiwa sebaliknya. Pendekatan yang dilakukan terhadap resiko yaitu mengidentifikasi serta mengevaluasi resiko proyek dapat mempertimbangkan apa yang akan dilakukan terhadap dampak yang ditimbulkan, kemungkinan pengalihan resiko kepada pihak lain, atau bagaimana mengurangi resiko yang terjadi.

Manajemen resiko proyek memiliki tujuan pokok untuk membatasi kemungkinan terjadinya dan dampak resiko dari kegiatan proyek yang bersifat negatif. Proses manajemen resiko proyek terdiri dari identifikasi, penilaian, tanggapan, serta pemantauan dan pengendalian terhadap resiko. (Burke, 2000) Salah satu cara yang sering digunakan untuk melakukan penilaian resiko dengan memakai metode matriks resiko atau Risk Matrix. Resiko proyek ditandai oleh faktor-faktor berikut:

a.      Peristiwa Resiko menunjukkan dampak negatif

b.     Probabilitas terjadinya peristiwa.

c.      Kedalaman (severity) dampak dari resiko yang terjadi.

 

b.     Identifikasi Risiko

Identifikasi resiko adalah suatu proses pengkajian resiko dan ketidakpastian yang dilakukan secara sistematis dan terus-menerus. Dalam tahap ini, resiko diidentifikasi berdasarkan kemungkinan terjadinya (potensi) dan dampak yang ditimbulkan (pengaruh) dengan pendekatan Cause and Effect. Dalam Cause and Effect, resiko dikategorikan dalam tiga tingkatan, yaitu Low (L), Medium (M), dan High (H). Low (L) merupakan kategori kemungkinan

Identifikasi resiko yang dilakukan dapat mengkaji seberapa resiko yang terjadi. Dari Cause and Effect proyek dapat dilihat dari segi kemungkinan terjadinya atau tidak diharapkan. Waktu demikian dilampaui hanya sekali dalam seratus kali, bila aktivitas tersebut dilakukan berulang-ulang dengan kondisi yang hampir sama. Berikut ini daftar risiko yang sering terjadi:

1.     Kesalahan desain gambar

2.     Perubahan spesifikasi pesanan dari konsumen

3.     Keterlambatan penyelesaian aktivitas

4.     Penundaan penyelesaian proyek

5.     Peralatan kurang memadai

6.     Adanya penambahan pekerjaan

7.     Lokasi proyek belum siap

8.     Kegagalan FAT (Final Acceptance Test)

9.     Keterlambatan saat pengiriman proyek

10.  Keterlambatan material

11.  Cuaca kurang mendukung

12.  Adanya huru-hara atau demo

Kemampuan atau kompetensi perlu dimiliki dalam mengelola risiko proyek, berikut beberapa tips yang dapat diterapkan untuk meminimalisir dan mengelola risiko dalam proyek:

1. Create a risk management plan: Harus terdapat perencanaan manajemen risiko yang meliputi metodologi identifikasi risiko, prioritisasi risiko, risk tolerance serta bagaimana risiko direspon dan dikomunikasikan ke berbagai pihak.
2. Keep your risk register up to date: Risk register (daftar seluruh potensi risiko proyek) harus selalu dipantau dan diperbaharui sesuai dengan perkembangan proyek.
3. Understand the risk event: Perlu adanya pemahaman seluruh pihak yang terlibat dalam proyek terhadap risiko proyek yang ada dan bagaimana memahami root cause dari risiko tersebut.
4. Be proactive instead of reactive: Lebih baik melakukan tindakan preventif atau analisis risiko sejak awal fase untuk mempersiapkan tim dalam menghadapi risiko apabila terjadi.
5. Develop your project management skills: Penting untuk mengetahui project management secara lebih mendalam sehingga knowledge/framework yang ada dapat digunakan untuk mempermudah dalam mengelola risiko proyek.

 

Kesimpulan

Identifikasi resiko perlu dilakukan mulai dari awal proyek sehingga dapat menemukan resiko-resiko yang berpotensi akan terjadi serta menimbulkan dampak yang negatif terhadap proyek. Selanjutnya dengan penilaian resiko akan menemukan resiko yang menjadi prioritas utama untuk dikendalikan dalam proyek. Resiko keterlambatan penyelesaian aktivitas merupakan resiko utama yang memiliki risk value tertinggi atau mendapatkan prioritas utama untuk diatasi. Namun, risiko tersebut dapat diminimalisir dengan beberapa cara, yaitu:

 

DAFTAR PUSTAKA

Mii. 2021. Manajemen Risiko Dalam Proyek, Dalam: https://www.mii.co.id/en/insight/listing/2021/11/15/03/30/manajemen-risiko-dalam-proyek

Modul 11 (Sementara). 2022. Manajemen Risiko Proyek. Jakarta: Universitas Mercu Buana.

Petrov, A., & Geraskina, I. (2017). Synergistic approach to the management of transport infrastructure projects. Transportation Research Procedia, 20(2017), 499-504. https://doi.org/10.1016/j.trpro.2017.01.081.

Tanjung, M. 2017. Fungsi organisasi dalam manajemen proyek. Jurnal Mantik Penusa, 1(1), 22-26.