MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK STRATEGI KESUKSESAN DALAM PROYEK

Oleh: Shazfa Zakirah Yasmeenah (@A13-SHAZFA)

Manajemen Komunikasi Proyek

1. Definisi
   Manajemen komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.
   
   
   Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat mempengaruhi proyek secara keseluruhan. 
   
   
2. Tahapan Manajemen Komunikasi
1. Perencanaan komunikasi. Menentukan informasi dan komunikasi kebutuhan para pemangku kepentingan.
2. Distribusi Informasi. Membuat informasi yang diperlukan tersedia untuk para pemangku kepentingan   proyek tepat pada waktunya.
3. Pelaporan Kinerja. Pengumpulan dan penyebaran informasi kinerja, termasuk laporan, proses   pengukuran, dan perencanaan.
4. Mengelola stakeholders. Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari   stakeholder proyek dan untuk menyelesaikan masalah. 
3. Perencanaan Komunikasi
1. Persyaratan komunikasi. Persyaratan Komunikasi adalah jumlah dari kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek.
2. Teknologi Komunikasi. Teknologi atau metode yang digunakan untuk mentransfer informasi bolak-balik antara stakeholder proyek dapat bervariasi secara signifikan: dari percakapan singkat sampai pertemuan yang diperpanjang, dari dokumen tertulis sederhana sampai jadwal online dan database yang diakses dengan segera.
3. Kendala. Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek. Misalnya, jika sumber daya proyek besar akan diperoleh, harus ada pertimbangan lebih untuk menangani kontrak informasi.
4. Asumsi 
4. Alat dan Teknik untuk Perencanaan Komunikasi
1. Analisis Stakeholder
   Kebutuhan informasi dari berbagai pemangku kepentingan harus dianalisis untuk mengembangkan pandangan metodis dan logis dari kebutuhan informasi mereka dan sumber-sumber untuk memenuhi kebutuhan tersebut.  
2. Rencana pengelolaan komunikasi
   Sebuah rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang menyediakan: Kumpulan dan struktur arsip yang merinci metode apa yang akan digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan berbagai jenis informasi. 
5. Saran Peningkatan Komunikasi
1. Kelola konflik secara efektif. 
2. Kembangkan keterampilan komunikasi yang lebih baik. 
3. Jalankan rapat yang efektif. 
4. Gunakan e-mail secara efektif. 
5. Gunakan template untuk komunikasi proyek. 
6. Mengembangkan keterampilan komunikasi yang lebih baik.
1. Sebagian besar perusahaan menghabiskan banyak uang untuk pelatihan teknis bagi karyawan mereka, bahkan ketika karyawan mungkin mendapatkan lebih banyak manfaat dari pelatihan komunikasi.
2. Karyawan individu juga lebih mungkin untuk mendaftan secara sukarela dikelas untuk mempelajari teknologi terbaru
3. Organisasi yang menjadi lebih global, membuat seseorang harus berinvestasi dalam cara-cara untuk meningkatkan komunikasi dengan orang-orang dari berbagar negara dan budaya.
4. Dibutuhkan kepemimpinan untuk meningkatkan komunikasi. 
7. Saran dalam Manajemen Komunikasi Proyek IT
1. Gunakan  keterampilan  berkomunikasi  (khususnya dalam menangani konflik)
2. Selalu  berusaha  untuk  mengembangkan keterampilan berkomunikasi
3. Lakukan rapat dengan efektif
4. Gunakan e-mail secara efektif
5. Gunakan  template  dalam  komunikasi  proyek 
6. Bangun infrastruktur komunikasi 
8. Mengembangkan Infrastruktur Komunikasi
   Sebuah infrastruktur komunikasi adalah satu set alat, teknik, dan prinsip-prinsip yang menyediakan sebuah dasar yang efektif untuk transfer informasi. 

Studi Kasus

1. Permasalahan
   Di dalam organisasi sendiri, bila proses komunikasi internal tidak baik, maka akan menimbulkan perbedaan yang tidak sesuai harapan, sampai perbedaan pemahaman tentang apa yang dihasilkan pada akhir proyek, orang menjadi tidak siap ketika terjadi perubahan, dan tidak mengetahui secara jelas informasi mengenai status proyek dan setiap anggota tim tidak mengetahui apa yang diharapkan dari mereka. Oleh karena itu pada PT. IPK akan dilakukan analisa terhadap karyawan mengenai manajemen komunikasi efektif. 
   
   
2. Metode
   Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan secara kualitatif. Sedangkan Metode yang digunakan untuk pengumpulan data adalah observasi, wawancara, dan studi literatur. 
   
   
3. Hasil dan Pembahasan
   
   
   
   Secara umum penggunaan metode untuk berkomunikasi pada proyek di PT. IPK sudah cukup baik. Distribusi informasi di internal PT. IPK sendiri pada umumnya email, dan WhatsApp grup. Namun pada hal ini terdapat kendala baru dimana tidak terciptanya interaksi sosial secara nyata seperti follow up informasi atau melakukan komunikasi face to face yang seharusnya dilakukan sehingga ini menjadi kendala komunikasi tidak berjalan efektif. 

Kesimpulan

1. Tujuan dari manajemen komunikasi proyek adalah untuk memastikan generasi, koleksi, sosialisasi, penyimpanan, dan disposisi informasi proyek yang tepat waktu dan sesuai.
2. Proses utamanya yaitu, perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja, pengelolaan stakeholder.
3. Pertentangan dapat menghasilkan sesuatu yang penting misalnya ide bagus, alterniatif yang lebih baik, dan motivasi untuk bekerja lebih baik dan kolaboratif. 

Daftar Pustaka

Safitri Jaya. Manajemen Komunikasi Proyek. [PPT File] - Modul 10 MPI. 2022. Manajemen komunikasi proyek. [word File]

Annisa. 2019. Manajemen komunikasi Proyek: Studi Kasus Perusahaan Berbasis Engineering, Procurement, Construction dan Manafacturing (EPCM) Kawasan Industrial Jababeka Cikarang. 

Yenni M. Djajalaksana. 2021. Manajemen Komunikasi Proyek. Dalam: https://youtu.be/Xx2kiMLz-00