Pengadaan Sebagai Modal Awal Berjalannya Sebuah Proyek

 

                                    

Oleh : Ellyza Tri Septianingrum (@A14-Ellyza)

ABSTRAK

            Dalam sebuah proyek tentunya dibutuhkan sejumlah input/masukan berupa alat dan bahan, sumber daya manusia, dan kebutuhan lainnya. hal tersebut dapat terpenuhi karena adanya aktivitas berupa manajemen pengadaan. Dimana manajemen pengadaan ini mengatur segala kebutuhan dalam sebuah proyek sehingga dapat berjalan sebagaimana mestinya. Peran serta manajemen pengadaan ini cukup signifikan ditinjau diri tugas dan tahapan yang dilakukannya. Beberapa aktivas yang termasuk dalam ruang lingkup manajemen pengadaan ialah seperti perencanaan pengadaan, perencanaan permintaan, permintaan, seleksi sumber dan penyelesaian kontrak.

Keyword : Pengadaan, Proyek, Manajemen Pengadaan Proyek

 

In a project, of course, a number of inputs are needed in the form of tools and materials, human resources, and other needs. this can be fulfilled because of the activities in the form of procurement management. Where this procurement management manages all the needs in a project so that it can run as it should. The participation of procurement management is quite significant in terms of the tasks and stages it performs. Some of the activities included in the scope of procurement management are procurement planning, demand planning, requests, source selection and contract completion.

Keyword : Procurement, Project, Project Procurement Management

PENDAHULUAN

            Pernahkah kita berfikir darimana semua kebutuhan proyek seperti barang, jasa, sumber daya, dll bisa terpenuhi ? apakah ada sebuah bagian atau aktivitas khusus dalam proyek yang mengatur hal tersebut ? bagaimana system pengadaan bahan – bahan yang digunakan tersebut bisa sampai pada sebuah proyek dan siap untuk diolah ?. Artikel ini akan menjawab pertanyaan – pertanyaan tersebut.

            Barang maupun jasa yang akan digunakan oleh sebuah proyek telah diatur pengadaannya dalam sebuah bagian maupun aktivitas bernama manajemen pengadaan proyek. Secara singkat manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Hal tersebut berarti manajemen proyek bertanggung jawab terhadap kebutuhan akan barang maupun jasa yang dibutuhkan selama menjalankan proyek. Karena pentingnya proses pengadaan barang tersebut menjadikan sebagian besar proyek – proyek memiliki bagian atau divisi tersendiri yang mengatur manajemen pengadaan tersebut.

            Berdasarkan uraian di atas maka terdapat beberapa permasalahan yang akan dibahas dalam artikel kali ini

PERMASALAHAN

1.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan manajemen pengadaan proyek

2.      Apa saja tahapan dalam manajemen pengadaan

3.      Berikan contoh penerapan manajemen pengadaan proyek

PEMBAHASAN

1.      Definisi manajemen pengadaan proyek

Secara umum manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen pengadaan ini diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan dan proses penyerahan dalam sebuah proyek.  

 

2.      Tahapan dalam manajemen pengadaan

Terdapat tahapan – tahapan dalam manajemen pengadaan, yaitu :

·         Perencanaan Pengadaan

Menetapkan apa saja yang perlu disediakan, dan kapan harus dilakukan. Memilih pemasok dan menetapkan kontrak kesepakatan kerja.

·         Perencanaan Permintaan (Solicitation planning)

Mendokumentasi permintaan produk dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial, mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk Request for Proposal (RFP) dan mengembangkan kriteria evaluasi.

·         Permintaan (Solicitation)

Proses melakukan permintaan terhadap kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.

·         Seleksi sumber

Memilih suplier-suplier potensial, mengevaluasi prospek suplier dan negosiasi kontrak. Dalam seleksi sumber ini biasanya akan dilakukan evaluasi proposal yang diajukan dari para penjual. Berikut adalah contoh dari proposal yang diajukan oleh penjual

Gambar 1. Contoh Proposal Evaluation Sheet

·         Penyelesaian Kontrak

Melakukan verifikasi produk dan audit kontrak. Terdapat beberapa tipe kontrak tergantung pada kondisinya, yaitu :

1.      Produk atau jasa yang sudah terdefinisi dengan baik.

2.      Cost reimbursable contracts. Pembayaran kepada penjual produk/jasa untuk biaya langsung maupun tidak langsung.

3.      Time and material contracts. Kombinasi dari kedua metode diatas.

4.      Unit price contracts. Pembayaran dilakukan berdasarkan per unit produk/jasa.

 

3.      Contoh penerapan manajemen pengadaan proyek

a)      Pengadaan alat berat dalam proyek pembagunan jembatan

b)      Pengadaan tenaga pendidikan dalam proyek pembangunan sekolah

c)      Pengadaan material dalam proyek pembangunan gedung

d)     Dan sebagainya

KESIMPULAN

            Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen ini diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan dan proses penyerahan dalam sebuah proyek.  Dalam manejemn pengadaan proyek terdapat beberapa kegiatan yang dilakukan seperti perencanaan pengadaan, perencanaan permintaan, permintaan, seleksi sumber dan penyelesaian kontrak. Contoh yang dapat dilihat dari hasil manajemen pengadaan ialah seperti pengadaan alat berat dalam proyek pembangunan jembatan, pengadaan tenaga endidik dalam proyek pembangunan sekolah, dan masih banyak lagi.

 

DAFTAR PUSTAKA

Jaya, Safitri, 2022. Manajemen Pengadaan Proyek. Dalam : https://umb-post.mercubuana.ac.id/mod/resource/view.php?id=451201

Anonim, 2022. Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa proyek. Dalam : https://umb-post.mercubuana.ac.id/mod/resource/view.php?id=451200

Anonim. Manajemen Pengadaan dalam proyek. Dalam :  https://repository.dinus.ac.id/docs/ajar/Chapter_12_Manajemen_Pengadaan_dalam_Proyek.pdf