Dorongan Manajemen Proyek untuk Kualitas Komunikasi Yang Bagus

@A20-Kamaludin

Definisi 

        Manajemen komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula. Manajemen Komunikasi Proyek sendiri merupakan salah satu kompetensi penting yang perlu dimiliki seorang Manajer Proyek dengan tujuan agar semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat, disimpan dan diatur dengan tepat.

Tahapan Manajemen Komunikasi

1. Perencanaan komunikasi 
   Menentukan informasi dan komunikasi kebutuhan para pemangku kepentingan.
2. Distribusi Informasi 
   Membuat informasi yang diperlukan tersedia untuk para pemangku kepentingan proyek tepat pada waktunya
3. Pelaporan Kinerja
   Pengumpulan dan penyebaran informasi kinerja, termasuk laporan, proses pengukuran, dan perencanaan
4. Mengelola stakeholders 
   Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari stakeholder proyek dan untuk menyelesaikan masalah

Kunci Untuk Manajemen Komunikasi Yang Bagus

1. Manajemen Proyek mengatakan bahwa mereka menghabiskan 90% untuk berkomunikasi.
2. Fokus pada kebutuhan individu dan kelompok
3. Gunakan metode formal dan informal dalam berkomunikasi
4. Share informasi dengan tepat waktu dan efektif
5. Siapkan panggung untuk mengkomunkasikan kabar buruk
6. Tentukan jumlah saluran komunikasi

Cara membangun komunkasi yang efektif itu dengan ;

1. Mendengarkan Lawan Bicara
   Mendengarkan lawan bicara juga penting, kita bisa mengambil sisi baiknya dan menjadi pendengar yang baik
2. Mengajukan Pertanyaan
   Dengan mengajukan pertanyaan, kita juga bisa dianggap sebagai pendengar yang baik, karena mendengarkan apa yang lawan bicara coba sampaikan.
3. Memberikan Informasi yang jelas
   berkomunikasi juga perlu menyampaikan informasi secara jelas, sehingga tidak menimbulkan salah paham dari pihak lain. Tujuannya tentunya akan membuat lawan bicara memahami apa maksud dari yang ingin disampaikan.
4. Mengombinasikan Komunikasi Verbal dan Nonverbal
   Gerakan nonverbal seperti mengangguk atau tersenyum, bisa menciptakan suasana komunikatif.

Hal yang Harus Diperhatikan dalam Menciptakan Manajemen Komunikasi yang Efektif

        Ada beberapa hal perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan orang lain, terutama dengan orang baru Anda kenal ataupun pihak di dalam dunia kerja. Menciptakan suasana komunikatif tentunya sangat penting, agar kedua pihak merasa nyaman saat berpendapat. Adapun yang harus diperhatikan ialah ;

1. Tidak Memotong Pembicaraan Seseorang
   Ada saatnya untuk kita berbicara, memotong pembicaraan orang lain dapat membuat lawan bicara tidak senang karena pendapat yang diutarakannya belum selesai, hal ini anda tidak dapat membangun komunikasi dengan baik.
2. Menguasai Materi
   Sebelum menyampaikan sesuatu, pastikan sudah paham dengan apa yang ingin dibicarakan, tentunya hal ini akan membuat komunikasi yang lancar dan memberikan respon yang baik apabila seseorang memahaminya.
3. Gaya Bahasa
   Jika Anda memperhatikan gaya bahasa. Hal ini penting karena Anda harus memperhatikan gaya bahasa kemudian menyesuaikannya dengan siapa lawan bicara Anda saat itu.Terkadang Anda perlu menggunakan gaya bahasa formal, jika Anda lebih tua, saat berbicara dengan atasan atau rekan kerja Anda. Namun, tidak masalah jika Anda berbicara secara informal, itu bisa kepada teman, anggota keluarga, rekan kerja (jika Anda seorang rekan), atau pasangan.

Kesimpulan

        Agar hal yang disampaikan bisa dimengerti dengan cukup baik. Dengan adanya definisi komunikasi diatas maka akan menghindarkan diri dari kesalah pahaman. Agar mampu memahami maksud perkataan orang lain. Dengan begitu dapat membangun kepercayaan, mendapat pengarahan juga meningkatkan kekompakan apabila memperhatikan hal-hal diatass untuk manajemen komunikasi yang baik untuk kualitas.

Daftar Pustaka

Afia, Atep Hidayat. (2022). Modul 10 PPT. Manajemen Proyek Industri. Universitas Mercu Buana Jakarta.

M. Djajalaksana, Yenni. (2021). ManPro 10 Manajemen Komunikasi Proyek. on youtube : https://www.youtube.com/watch?v=XxZkiMLz_00

Fai. (2022, 02 Maret). Komunikasi Yang Efektif dan Efisien. Sumatera Utara. UMSU.ac.id. On Website : https://umsu.ac.id/komunikasi-yang-efektif/