TAHAPAN DAN PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN BARANG DAN JASA PROYEK PADA INDUSTRI

 

TAHAPAN DAN PERENCANAAN MANAJEMEN PENGADAAN BARANG DAN JASA PROYEK PADA INDUSTRI

(A06-ZAHRA)

PENDAHULUAN

Pada proyek-proyek konstruksi, material merupakan bagian terbesar dari proyek, nilainya bisa mencapai lebih dari separuh total biaya proyek. Pengadaan material bukan hanya meliputi pembelian saja, tetapi mempunyai ruang lingkup yang lebih luas yaitu mulai dari identifikasi kebutuhan, pembelian sampai kepada penerimaan dan penyimpanan barang pada lokasi proyek, termasuk juga menyiapkan dan menangani dokumen yang diperlukan.

Pengadaan material di proyek juga harus memenuhi suatu standar mutu. Pada umumnya langkah-langkah yang dilaksanakan terdiri dari penyediaan dokumen perencenaan dan spesifikasi, pendataan penyalur yang akan memasok material tersebut, seleksi terhadap yang terbaik, pengurus transportasi material kelapangan, penerimaan sekaligus pemeriksaan, dan penggudangan. Manajemen pengadaan adalah tindakan pengadaan sumber dari sesuatu yang dibeli dari satu titik (sumber) ke tujuan. Pembelin adalah tindakan membeli (dari administrasi/perspektif keungan) layanan atau baik yang akan dibeli meliputi kegiatan pencarian pemasok, negosiasi, penghitungan penyelesaian harga dan kesepakatan pengiriman, menurut Strategic Proactive Procurement (Burt & Pinkerton, 2006).

Mengelola pengadaan proyek adalah proses untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang diperlukan dari luar proyek untuk melaksanakan pekerjaaan. Pengguna barang/ jasa adalah kepala kantor/satuan kerja/pemimpi proyek/pemimpin bagian proyek/pengguna anggaran daerah/pejabat yang disamakan sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksanakan pengadaan barang/jasa dalam lingkungan unit kerja/proyek tertentu.

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Manajemen Pengadaan

Pengadaan berarti memperoleh barang dan jasa dari sumber luar. Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek.

Proses utama dalam manajemen pengadaan proyek:

-          Planning Procurements = menentukan apa yang diperlukan, kapan dilakukan, dan bagaimana cara mendapatkannya.

-          Conducting Procurement = mendapatkan tanggapan dari penjual, memilih penjual, dan pemberian kontrak.

-          Administering Procurements = melibatkan hubungan pengelolaan dengan penjual, pemantauan kinerja kontrak, dan membuat perubahan yang diperlukan.

-          Closing Procurements = menentukan penyelesaian setiap kontrak.

B.     Perencanaan Pengadaan

Mengidentifikasi kebutuhan proyek tentang produk/jasa yang akan dipenuhi dari luar organisasi. Teknik yang sering digunakan adalah Make-or-Buy Analysis, yaitu teknik yang digunakan untuk menetukan apakah organisasi proyek membuat produk/jasa sendiri atau membeli dari pihak lain. Rencana manajemen pengadaan adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana proses pengadaan akan dikelola, dari pengembangan dokumentasi untuk melakukan pembelian atau mengadakan kontrak.

C.     Tahapan Manajemen Pengadaan

·         Perencanaan Pengadaan, yaitu menetapkan apa saja yang perlu disediakan, dan kapan harus dilakukan memilih pemasok dan menetapkan kontrak kesepakatan kerja.

·         Perencanaan Permintaan (Solicitation Planning), yaitu mendokumentasi permintaan produk dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial, mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk Request for Proposal (RFP) dan mengembangkan kriteria evaluasi.

·         Permintaan (Solicitation), yaitu proses melakukan permintaan terhadap kebutuhan-kebutuhan yang diperlukn dalam pelaksanaan proyek.

·         Seleksi Sumber, yaitu memilih suplier-suplier porensial, mengevaluasi prospek suplier dan negosiasi kontrak.

·         Penyelesaian Kontrak, yaitu melaukan verifikasi produk dan audit kontrak.

KESIMPULAN

Manajemen pengadaan adalah tindakan pengadaan sumber dari sesuatu yang dibeli dari satu titik (sumber) ke tujuan. Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Mengelola pengadaan proyek adalah proses untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang diperlukan dari luar proyek untuk melaksanakan pekerjaaan. pengadaan adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana proses pengadaan akan dikelola, dari pengembangan dokumentasi untuk melakukan pembelian atau mengadakan kontrak