Kenali proses-proses dalam manajemen komunikasi proyek

 

Kenali proses-proses dalam manajemen komunikasi proyek

Putri Virginia Valensi (@A15 – Putri)

1.     Manajemen komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

2.     Tahapan Manajemen Komunikasi

·       Perencanaan komunikasi : Menentukan  informasi dan komunikasi kebutuhan para  pemangku kepentingan.

Isi rencana manajemen komunikasi

1.     Kebutuhan komunikasi stakeholder

2.     Informasi yang akan dikomunikasikan  termasuk format, konten dan tingkat rincian

3.     Orang-orang yang terlibat

4.     Metode dan teknologi yang digunakan dalam penyampaian informasi

5.     Jadwal penyampaian informasi

6.     Metode untuk memperoleh informasi

7.     Metode penyampaian komunikasi terkait progress kerja

8.     Metode penyelesaian masalah

9.     Daftar istilah/terminologi

·       Distribusi Informasi : Membuat informasi yang  diperlukan tersedia untuk para pemangku  kepentingan proyek tepat pada waktunya.

            Beberapa hal penting dalam melakukan distribusi informasi :

1.     Penggunaan teknologi

2.     Cara formal atau informal

3.     Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu

4.     Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi

5.     Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok

6.     Teknik menyampaikan berita “buruk”

7.     Pengaturan jumlah jalur komunikasi

·       Pelaporan Kinerja : Pengumpulan dan  penyebaran informasi kinerja, termasuk laporan,  proses pengukuran, dan perencanaan.

Yang termasuk dalam pelaporan kinerja antara lain :

1.     Laporan status

      menjelaskan di mana proyek berdiri di titik tertentu dalam waktu

1. Laporan kemajuan

      menjelaskan apa yang telah dilakukan tim proyek selama kurun waktu tertentu

1. Perkiraan

      memperkirakan status dan kemajuan proyek masa depan berdasarkan informasi terakhir dan trend

·       Mengelola stakeholders : Mengelola komunikasi  untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari  stakeholder proyek dan untuk menyelesaikan  masalah.

Dua alat penting termasuk :

o   Matriks manajemen harapan

o   Catatan isu

Kesimpulan

Tujuan dari manajemen komunikasi proyek adalah untuk memastikan generasi, koleksi, sosialisasi, penyimpanan, dan disposisi informasi proyek yang tepat waktu dan sesuai.

            Proses utama manajemen komunikasi  :

1. Perencanaan komunikasi
2. Distribusi informasi
3. Pelaporan kinerja
4. Pengelolaan stakeholder

Daftar Pustaka

MODUL PPT 10. Manajemen Komunikasi Proyek . Universitas Mercu Buana. Jakarta .2022

MODUL Perkuliahan 10. Manajemen Komunikasi Proyek . Universitas Mercu Buana. Jakarta .2022

Yenni M. Djajalaksana. 2021. Manajemen Komunikasi Proyek. Dalam: https://youtu.be/Xx2kiMLz-00