Mengenal Lebih Dekat Dengan Mnajemen Pengadaan

 

Mengenal Lebih Dekat Dengan Mnajemen Pengadaan

 

 

disusun oleh : Rizik Ibnu Thoriq (@A11-RIZIK)

Abstrak

Proses pengadaan dalam suatu perusahaan barang atau jasa  dapat dilakukan pengadaan dari dalam negeri maupun luar negeri. Dalam perusahaan tertentu, khususnya perusahaan

Pengadaan barang dan jasa (procurement) perlu diprogramkan oleh pemerintah atau institusi swasta dikarenakan adanya kebutuhan akan suatu barang atau jasa. Pengadaan barang/jasa pada hakikatnya adalah upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang/jasa yang dibutuhkannya, dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar dicapai kesepakatan spesifikasi, harga, waktu, dan kesepakatan lainnya.

 

Kata kunci : manajemen pengadaan, perencanaan, proses, objek, metode

 

Pendahuluan

Terdapat Beberapa Definisi Manajemen Pengadaan Dari Para Ahli:

1. Menurut buku Strategic Proactive Procurement (Burt & Pinkerton, 2006), Manajemen Pengadaan adalah proses sistematik apa yang diputuskan, kapan dan berapa banyak yang dibeli, tindakan pembelian dan proses memastikan apa yang dibutuhkan dapat diterima tepat waktu sesuai dengan spesifikasi kuantiti dan kualitas. 
2. Menurut buku Business Dictionary yang dicetukan oleh kalangan pebisnis, Manajemen Pengadaan adalah tindakan pengadaan sumber dari sesuatu yang dibeli dari satu titik (sumber) ke tujuan. Pembelian adalah tindakan membeli (dari administrasi/ perspektif keuangan) layanan atau baik yang akan dibeli meliputi kegiatan pencarian pemasok, negosiasi, penghitungan penyelesaian harga dan kesepakatan pengiriman. 
3. Berdasarkan buku Manajemen Pengadaan (Siahaya, 2013), Manajemen Pengadaan adalah bagian dari Supply Chain Management yang secara sistematik dan strategis memproses pengadaan barang dan jasa mulai dari sumber barang sampai dengan tempat tujuan berdasarkan tepat mutu, jumlah, harga, waktu, sumber dan tempat, untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. 

Pembahasan

Manajemen pengadaan

Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen pengadaan diperlukan  pada proses perencanaan, pelaksanaan dan proses penyerahan proyek. Aktivitas dari manajemen pengadaan ini meliputi :

1.      Perencanaan pengadaan, yaitu menetapkan apa saja yang perlu disediakan, dan kapan harus dilakukan. Memilih pemasok dan  menetapkan kontrak kesepakatan kerja.

2.      Perencanaan permintaan (Solicitation planning) , yaitu mendokumentasi permintaan produk dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial, mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk Request for Proposal (RFP) dan mengembangkan kriteria evaluasi.

3.      Permintaan (Solititation), yaitu proses melakukan permintaan terhadap kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.

4.       Seleksi sumber, yaitu memilih suplier-suplier potensial, mengevaluasi prospek suplier dan negosiasi kontrak.

5.      Penyelesaian kontrak, yaitu melakukan verifikasi produk dan audit kontrak.

 

Perencanaan pengadaan

·         Identifikasi kebutuhan-kebutuhan proyek tentang barang atau jasa yang akan dipenuhi dari luar organisasi.

·         Jika tidak ada kebutuhan barang atau jasa dari luar berarti tidak ada proses manajemen pengadaan

Proses Manajemen Pengadaan Sepanjang Siklus Proyek

 

 

 

 

 

 

Objek Pengadaan

Dalam kegiatan pengadaan, objek pengadaan terdiri dari barang dan jasa. Dibawah ini akan dijelaskan perbedaan kedua objek tersebut. 

a) Barang 

Barang adalah benda dalam berbagai bentuk yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi dan peralatan. Secara garis besar, barang dibagi menjadi tiga jenis 

• Barang konsumsi adalah barang hasil akhir produksi yang langsung digunakan, seperti makanan, minuman, obat-obatan dan suku-cadang. 
• Barang produksi adalah barang yang diperlukan untuk proses produksi, seperti bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi.
• Barang modal adalah barang yang dapat dipakai beberapa kali dan mengalami penyusutan, seperti peralatan, kendaraan dan rumah. 

b) Jasa 

• Jasa konstruksi yaitu layanan pekerjaan pelaksanaan konstruksi dan wujud fisik lainnya, seperti membangun jembatan, gedung, instalasi, jalan dan rekayasa (engineering). 
• Jasa Konsultasi yaitu layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang yang meliputi jasa perencanaan konstruksi, jasa pengawasan konstruksi, dan jasa konsultan proyek dan teknis.
• Jasa Lainnya yaitu segala pekerjaan dan atau penyediaan jasa selain jasa konstruksi, konsultasi dan pemasokan barang, seperti penyewaan, pemeliharaan dan inspeksi. 

Metode Pengadaan 

Menurut buku yang ditulis oleh Siahaya (2013) disebutkan beberapa metode pengadaan dalam pemilihan pemasok, diantaranya adalah : 

a) Pelelangan umum

Metode pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa (cetak, elektronik, internet) dan papan pengumuman resmi sehingga masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat berpartisipasi 

b) Pelelangan Terbatas

Metode Pelelangan terbatas, mengikut-sertakan penyedia barang dan jasa yang telah diyakini mampu dan jumlahnya terbatas

c) Pemilihan Langsung 

Metode Pemilihan langsung dilaksanakan dengan cara mengundang calon peserta pengadaan barang dan jasa yang telah lulus prakualifikasi

d) Penunjukan Langsung 

Metode Penunjukkan Langsung hanya dapat dilaksanakan bila memenuhi kriteria

e) Swakelola 

Merupakan pekerjaan yang pelaksanannya direncanakan, dikerjakan dengan menggunakan tenaga dan peralatan sendiri dan diawasi sendiri atau pelaksanaannya dikuasakan kepada pihak lain. 

 

Kesimpulan

 

1.      Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen pengadaan diperlukan  pada proses perencanaan, pelaksanaan dan proses penyerahan proyek. Proses perencanaan manajemen pengadaan merupakan proses yang dimana pembeli menentukan apakah untuk memperoleh barang dan jasa dilakukan dengan pengadaan dari luar proyek atau bisa dilakukan pengadaan sendiri. Tugas utama manajemen pengadaan adalah menyediakan input, berupa barang maupun jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan. Manajemen pengadaan proyek merupakan memperoleh barang atau jasa dari pihak luar untuk memproleh barang ataupun jasa dari luar atau pun organisasi.

2.      Pada dasarnya tujuan pelaksanaan pengadaan barang/jasa adalah untuk memenuhi kebutuhan akan barang/jasa sebagai penunjang pelaksanaan pekerjaan di sebuah organisasi baik pemerintah ataupun swasta. Pada pengadaan barang/jasa pemerintah sebagian maupun seluruh dananya dibiayai oleh APBN/APBD yang dilaksanakan secara efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel. 

 

Referensi

 

PPT Pertemuan 12 Mata Kuliah Manajemen Proyek Industri. 2022. Universitas Mercu Buana

Siadari, C., & Siadari, C. (n.d.). Kumpulan Pengertian: Pengertian Manajemen Pengadaan Menurut Para Ahli. Kumpulan Pengertian. https://www.kumpulanpengertian.com/2020/12/pengertian-manajemen-pengadaan-menurut.html

Utojo, H. I. (2019). Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa. Deepublish.