Faktor Komunikasi Internal Dalam Mendukung Kesuksesan Suatu Proyek

 

Luthfia Hamidah (@A19-LUTHFIA)

 

Manajemen komunikasi proyek merupakan aspek yang penting dalam manajemen proyek. Hal ini dikarenakan komunikasi yang efektif merupakan jembatan yang menghubungkan antara stakeholder dengan budaya dan latar belakang organisasi yang berbeda, keahlian yang berbeda, sudut pandang dan minat yang berbeda, dimana akan berpengaruh terhadap pelaksanaan proyek (PMBOK, 2013). Tanpa komunikasi yang baik, proyek dapat tidak tepat guna, mutu dan waktu. Hal ini tentu sangat dihindari dalam sebuah proyek, karena akan dapat menimbulkan kerugian. Hal ini penting mengingat informasi adalah kekuatan yang perlu dipahami sebagai kunci kesuksesan proyek.

Manajemen komunikasi proyek meliputi semua proses yang memastikan kesesuaian dan ketepatan dalam perencanaan, pengumpulan, pembuatan, penyebaran, penyimpanan, pengembalian, pengelolaan, pengontrolan, pengamatan, dan status dari informasi proyek (Rose, 2013). Dalam pelaksanaannya terdapat tiga kelompok proses manajemen komunikasi proyek:

1.   1. Prencanaan adalah proses pengembangan dan pendekatan komunikasi proyek berdasarkan informasi kebutuhan dan ketentuan stakeholder, dan ketersediaan aset organisasi. Pada saat perencanaan para stakeholder harus sudah menentukan basic communication flow.

2. 2. Pengelolan adalah proses pembuatan, penyebaran, penyimpanan, pengembalian, pengelolaan, pengontrolan, pengamatan, dan posisi dari informasi proyek sesuai manajemen komunikasi yang direncanakan.

3.   3. Pengendalian adalah Proses pemantauan dan pengontrolan komunikasi tentang seluruh project life cycle untuk memastikan informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan stakeholder proyek.

Faktor komunikasi internal yang paling penting dalam mendukung kesuksesan suatu proyek, yaitu:

1) Kejelasan (konten komprehensif dan terstruktur dengan baik),

2) Informasi yang disampaikan dapat dipercaya,

3) Periodisitas (intensitas komunikasi),

4) Keringkasan yg padat isinya (cara sintetis dan jelas untuk menyampaikan informasi),

5) Waktu (tenggat waktu yang wajar dan kesesuaian perubahan posisi),

6) Bahasa (bahasa umum, dipahami oleh semua orang),

7) Formalitas (adopsi model formal dan template untuk komunikasi),

8) Umpan balik (kritik, proposal, komentar, penilaian),

9) Kelengkapan (ketersediaan data semua diperlukan),

10) menyimpan (memiliki akses ke data sebelumnya),

11) Transparansi (setelah semua orang yang terlibat dan menyadari tugas),

12) Keamanan (kerahasiaan).

Salah satu faktor utama penentu keberhasilan sebuah proyek adalah manajemen komunikasi. Banyak penelitian menyatakan bahwa faktor tertinggi penyebab kegagalan proyek adalah buruknya manajemen komunikasi. Rata-rata, seorang Manajer Proyek menghabiskan waktu sekitar 85-90% dari waktu keseluruhan proyek dalam melakukan komunikasi. Oleh karena itu, sangat penting bagi Manajer Proyek untuk mengetahui strategi terbaik dalam mengelola komunikasi selama berjalannya proyek.

Manajemen Komunikasi Proyek sendiri merupakan salah satu kompetensi penting yang perlu dimiliki seorang Manajer Proyek dengan tujuan agar semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat, disimpan dan diatur dengan tepat. Berdasarkan PMBOK (Project Management Book of Knowledge) Guide – Sixth Edition, Manajemen Komunikasi Proyek adalah proses penting untuk memastikan efektifnya pengelolaan komunikasi/informasi proyek antara pelaksana proyek dan stakeholders.

 

DAFTAR PUSTAKA

Modul Perkuliahan Manajemen Proyek Industri. Universitas Mercu Buana

Ervianto, W. I. (2005). Manajemen proyek konstruksi edisi revisi. Yogyakarta: Andi.

Tri Mardiani, G. (2019). Pertemuan 14-Manajemen Komunikasi Proyek.