Meningkatkan Keberhasilan dalam Proyek dengan Memahami Manajemen Komunikasi

 

oleh Dwi Arif Rahman (@A02-ARIF)

Manajemen Komunikasi Proyek

 

Pentingnya Komunikasi

            faktor utama kegagalan proyek itu terletak pada komunikasi yang buruk dalam suatu proyek tertentu. Karakteristik dan sifat orang yang berbeda – beda seperti ada orang yang pendiam atau bukan komunikator yang baik, jika suau proyek ingin sukses maka komunikasi dalam suatu proyek tersebut harus efektif. Manajemen komunikasi proyek merupakan aspek yang pentig dalam proyek, hal ini dikarenakan komunikasi yang efektif merupakan jembatan yang menghubungkan stakeholder dengan budaya dan latar belakang organisasi yang berbeda dimana akan berpengaruh terhadap pelaksanaan proyek.

Terdapat 3 Proses manajemen komunikasi proyek yaitu:

1. Plan Communications Management, yakni membuat project communication management plan/perencanaan pola manajemen komunikasi yang dibutuhkan antara pelaksana proyek dan para stakeholders. Pada tahap ini, perlu juga dilakukan analisis stakeholder untuk menentukan pola komunikasi yang paling tepat. Langkah yang dilakukan pada proses ini adalah menentukan tujuan komunikasi, orang-orang yang akan menerima informasi tersebut, daftar informasi/message yang akan dikomunikasikan, metode yang digunakan dalam penyampaian informasi, serta frekuensi/jadwal penyampaian informasi Pada proses ini juga dapat dilakukan penentuan metode untuk memperbaharui rencana komunikasi, metode penyelesaian masalah serta daftar istilah/terminologi Project Communcation Management plan sebaiknya dibuat sedetil atau lebih spesifik sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik dan menyeluruh.

 

2. Manage Project Communications, yakni bagaimana Manajer Proyek membuat dan mendistribusikan informasi yang diperlukan untuk stakeholders tepat pada waktunya. Pada proses ini perlu adanya pertimbangan penting seperti penggunaan teknologi untuk meningkatkan distribusi informasi serta metode formal/informal untuk mendistribusikan informasi. Isu penting yang perlu diperhatikan pada proses ini adalah pengumpulan dan analisis data, penyusunan informasi, metode pendistribusian, storage untuk setiap dokumen, pengambilan informasi, serta pemusnahan informasi. Para proses ini juga dapat dilakukan analisis penanganan informasi agar didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu, pemilihan media komunikasi, pemahaman akan teknik komunikasi, teknik penyampaian berita "buruk" serta pengaturan jumlah jalur komunikasi. Pada proses ini, Manajer Proyek bertanggungjawab untuk mengumpulkan dan mendistribusikan informasi kinerja, termasuk laporan proyek, proses pengukuran dan perencanaan. Pelaporan kinerja yang dibuat antara lain laporan status proyek, laporan kemajuan proyek, serta laporan prakiraan

 

3. Monitor Project Communication, yakni mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari stakeholders proyek serta menyelesaikan masalah yang ada. Pada proses ini, beberapa hal yang perlu dipastikan adalah kesesuaian pola komunikasi aktual dengan yang sudah direncanakan, diterimanya informasi proyek dengan baik oleh stakeholders, dipahaminya informasi proyek yang disampaikan kepada seluruh bagian proyek, serta penyelesaian konflik/ feedback dari seluruh anggota proyek. Hal penting lain yang perlu diperhatikan pada proses ini adalah mengelola stakeholders. Dua alat penting yang dapat digunakan untuk memahami kebutuhan stakeholders adalah matriks manajemen harapan dan catatan isu. Matriks manajemen harapan memuat informasi daftar ekspektasi pemangku kepentingan, prioritas serta guideline dalam mencapai ekspektasi. Sedangkan catatan isu memuat informasi daftar isu yang terjadi selama proyek berjalan, prioritas, target penyelesaian, pertanggung jawab serta status isu. Catatan isu akan terus diperbarui pada setiap rapat terjadwal.

 

Kunci Komunikasi yang Baik

1.      Manajer proyek menghabiskan sebanyak 90 persen waktu mereka untuk berkomunikasi

2.      Perlu focus pada kebutuhan komunkasi kelompok dan individu

3.      Gunakan metode formal dan informal untuk berkomunikasi

4.      Bagikan informasi penting secara efektif dan tepat waktu

5.      Siapkan panggung untuk mengkomunikasikan kabar buruk

6.      Tentukan jumlah saluran komunikasi

Berikut ini beberapa hal yang dapat diperhatikan dalam meningkatkan efektivitas manajemen proyek:

1. Communication Tools & Collaboration

 

Pemilihan media komunikasi menjadi hal penting di masa pandemi mengingat seluruh anggota proyek akan mengandalkan media tanpa harus tatap muka. Saat Manajer Proyek atau anggota proyek membutuhkan sebuah informasi, maka perlu diperhatikan seberapa penting dan seberapa banyak informasi tersebut, sehingga dapat diputuskan apakah komunikasi dilakukan melalui chat, telepon, email atau diperlukan sesi conferece call. Komunikasi perlu dilakukan sesegera mungkin jika terdapat urgensi keterlambatan proyek. Manajer Proyek perlu memastikan bahwa isu yang ada dapat segera terselesaikan dengan baik.

 

2. Meeting Management

 

Hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menjalankan rapat yang efektif. Poin-poin yang perlu menjadi perhatian adalah menentukan urgensi dari rapat, menetapkan tujuan dan hasil yang diharapkan, menentukan siapa peserta yang tepat untuk menghadiri rapat, menyampaikan agenda rapat kepada peserta sebelum pelaksanaan rapat, mempersiapkan materi dan bantuan visual/ ogistik yang dibutuhkan, menjalankan rapat secara profesional serta membangun hubungan yang baik diantara peserta rapat.

 

3. Touchpoints & Social Interaction

 

Di masa pandemi, anggota proyek bekerja mandiri di lokasi kerja masing-masing. Terlebih lagi banyak aktivitas yang dilakukan di rumah. Hal ini dapat memicu terjadinya stres, kebosanan dan bahkan kehilangan fokus dalam menjalankan proyek. Penting bagi Manajer Proyek untuk memastikan bahwa seluruh anggota proyek dalam keadaan fokus mencapai tujuan proyek dan mengerjakan tugas dan tanggungjawab sebagaimana mestinya. Selain itu, dalam setiap rapat atau pertemuan internal dapat dilakukan selingan percakapan ringan dan menyenangkan, atau juga permainan ringan agar anggota proyek mendapatkan happy hours di sela pekerjaan.

 

4. Data Centralization

 

Salah satu hal yang seringkali menjadi kendala pada pelaksanaan proyek adalah perbedaan data atau informasi yang dimiliki setiap anggota proyek. Hal ini dapat memicu terjadinya kesalahan deliverables yang diterima oleh klien. Oleh karenanya, Manajer Proyek perlu membuat satu pusat data storage agar dapat diakses oleh anggota proyek secara real time serta memastikan penggunaannya oleh seluruh anggota proyek. Dan tentunya, Manajer Proyek perlu melakukan pengecekan setiap kali mengirimkan deliverables kepada klien agar sesuai dengan data terakhir yang disepakati.

 

5. Efficient Monitoring

 

Masa pandemi menuntut Manajer Proyek untuk melakukan monitoring jarak jauh dengan efektif. Salah satu alternatif untuk memastikan anggota proyek bekerja sesuai dengan target adalah adanya daily project monitoring serta dibuatnya dashboard untuk monitoring. Hal ini dilakukan untuk memastikan milestone setiap harinya dan memastikan anggota proyek menyelesaikan tugas sesuai dengan target yang ada. Selain itu, aktivitas ini dapat menjaga fokus anggota proyek agar tetap berada pada jalur yang tepat untuk mencapai tujuan proyek.

 

Klasifikasi Untuk Metode Komunikasi:

·         Interaktif communication

Dua orang atau lebih berinteraksi untuk bertukar informasi melalui rapat, panggilan telpon, atau video merupakan cara yang paling efektif.

·         Push communication

Informasi dikirim ke penerima tanpa permintaan mereka melalui laporan, email, fax, dan lainnya. Memastikan bahwa informasi didistribusikan.

·         Pull communication

Informasi dikirim ke penerima atas permintaan mereka melalui situs web, Gudang pengetahuan seperti blog dan cara lainnya.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Djajalaksana, Yenni. 2021. Manpro10 Manajemen Komunikasi Proyek. Dalam https://www.youtube.com/watch?v=XxZkiMLz_00