MANAJEMEN PENGADAAN MEMBATU KELANCARAN AKTIVITAS PROYEK

 

Oleh: Laykha Fitriani Az Zahra (@A05-LAYKHA)

ABSTRAK

Dalam keberlangsungan sebuah proyek maka perlu adanya sebuah pengadaan ketersediaan barang perlengkapan agar proyek berjalan dengan lancar. Agar barang perlengkapan dapat membantu kelancaran aktivitas proyek maka diperlukan manajemen pengadaan barang yang baik. Barang perlengkapan memiliki peranan yang besar yaitu sebagai pendukung dalam setiap aktivitas proyek. Kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan manajemen pengadaan barang perlengkapan adalah yang berkenaan dengan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Dalam artikel ini penulis akan membahas lebih dalam apa itu manajemen pengadaan, proses perencanaan manajemen pengadaan, tujuan dari manajemen pengadaan, tahap-tahapan dalam proses manajemen pengadaan, hingga tugas umus manajemen pengadaan.

Kata kunci: Manajemen pengadaan, proyek, aktivitas

 

PENDAHULUAN

Proses perencanaan manajemen pengadaan merupakan proses yang dimana pembeli menentukan apakah untuk memperoleh barang dan jasa dilakukan dengan pengadaan dari luar proyek atau bisa dilakukan pengadaan sendiri. Proses tersebut kemudian dilakukan analisa mengenai beberapa hal seperti bagaimana dan kapan untuk mendapatkannya. Hal ini bertujuan untuk mengakomodir project goals yang mengandung target kontrak yang perlu dipenuhi. Komponen rencana manajemen proyek tidak terbatas pada rencana manajemen lingkup, manajemen mutu, dan manajemen sumber daya. Perencanaan manajemen pengadaan terdiri atas input, tools dan output.

Masukkan/input dalam proses perencanaan manajemen pengadaan adalah project charter, rencana manajemen proyek yang terdiri atas manajemen lingkup, mutu, dan sumberdaya, dokumen proyek yang terdiri atas kebutuhan sumber daya, register risiko, dan register pemangku kepentingan.Tools dalam proses pengolahan input yaitu penilaian pakar, proses penelitian pasar, proses analisa dari data mengenai analisa buat atau beli, dan analisis pemilihan sumber.Keluaran yang direncanakan adalah dokumen rencana manajemen pengadaan, strategi pengadaan, dokumen penawaran, pernyataan pekerjaan pengadaan, kriteria pemilihan sumber, keputusan buat atau beli, estimasi biaya, permintaan perubahan, pembaharuan dokumen proyek dan asset proses organisasi.

PEMBAHASAN

Pengertian

Menurut Van Weele, Rozemeijer (1996) mendefinisikan pengadaan merupakan semua aktivitas yang dibutuhkan dalam proses pemesanan suatu produk dari supplier sampai dengan pengiriman dimana produk tersebut dibutuhkan. Hal tersebut melingkupi fungsi pembayaran, transportasi, inspeksi dan control terhadap kualitas dan penjaminannya. Pada sektor perkeretaapian, strategi manajemen pengadaan harus mengandung efisiensi dan inovasi.

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”. Manajemen pengadaan proyek merupakan memperoleh barang atau jasa dari pihak luar untuk memproleh barang ataupun jasa dari luar atau pun organisasi. Manajemen pengadaan sendiri adalah proses proses yang dilakukan untuk emndapatkan barang atau jasa untuk bisa dibutuhkan dari sebuah proyek dari luar organisasi dan yang didukung nya. Manajemen pengadaan diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan dan proses penyerahan proyek.

 

Tujuan Manajemen Pengadaan

Tujuan Bagian Pengadaan yaitu menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang murah, berkualitas, dan terkirim tepat waktu, tugas-tugas bagian pengadaan tidak terbatas hanya pada kegiatan rutin pembelian. Secara strategis dapat menciptakan keunggulan dari segi ongkos (dengan mendapatkan sumber-sumber bahan baku, komponen, dll dengan harga yang murah). Bagian pengadaan juga berperan mendapatkan sumber-sumber bahan baku dan komponen yang berkualitas dan/atau menjadi jembatan dalam membina supplier-supplier yang ada dengan berbagai program peningkatan kualitas. Bagian pengadaan juga dituntut untuk bisa menciptakan keunggulan dari segi waktu. Untuk mendukung keunggulan dari segi waktu, bagian pengadaan tentunya bisa memilih supplier yang memiliki kemampuan untuk mengirim barang dalam waktu yang lebih pendek tanpa harus mengorbankan kualitas dan meningkatkan harga.

 

Tahapan untuk Manajemen Pengadaan

1).    Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan

Maksud dari tahapan ini yaitu menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses untuk melakukan pengadaannya. Dalam melakukan perencanaan ini anda arus memutuskan apa yang bisa diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja apa yan harus dilakukan distributor kelaknya.

2).    Perencanaan kontrak untuk melakukan kerja sama

Tahapan ini menggambarkan kebutuhan produk atau sevis agar bisa diperlukan dan digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW.

3).    Permintaan respon dari ditributor

Tahapan ini paling penting dalam pengadaan, karen aporses ini lah anda bisa mendapatkan informasi, tanggapan dan penwaran atau proposal apa yang bisa dijual.

4).    Memilih distributor

Setelah melakukan dan mencari informasi mengenai distribut, selanjutnya adalah memilih distributor yang tepat. Proses memilih supiler ini yang paling potensial melalu proses analisi adalah sipiler potensia; dan negosisasi.

5).    Administrasi dan melakukan kontrak kerja sama

Selanjutnya anda harus menadministrasi dan melakukan kontrak kerja sama agar perjanjian dan kesepakatan bisa sesuai dengan pemikiran bersama.

6).    Penutupan Kontral

Setelah melakukan pengadaan dan lain lain, tutplah kontrak jika hasil sudah keluar. dan evaluasi dengan membuat rencana pengadaan, alat dan teknik serta rencaman manajemen pengadaan.

 

Tugas Utama Manajemen Pengadaan

Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan input, berupa barang maupun jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan. Selain itu bagian pengadaan biasanya bertugas menyediakan jasa seperti jasa transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi, dan sebagainya. Secara Umum, tugas-tugas yang dilakukan mencakup:

a)      Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.

Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek. Baik berupa model hubungan, relationship, berapa jumlah supplier.

b)      Memilih Supplier.

Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit apabila supplier yang dimaksud adalah supplier kunci. Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier-supplier yang akan dipilih berada di mancanegara (global suppliers). Supplier-supplier kunci yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan (site visit) dan sebagainya. Pemilihan supplier-supplier kunci harus sejalan dengan strategi supply chain.

c)      Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.

Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi. Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax. Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement (e-procurement) yakni aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.

d)      Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.

Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier-supplier mereka. Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing supplier, item apa yang mereka pasok, harga per unit, lead time pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier termasuk juga kualifikasi seperti ISO.

e)      Melakukan proses pembelian.

Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang, (auction). Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati prosesproses yang berbeda.

f)       Mengevaluasi kinerja supplier.

Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja mereka. Kriteria yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang yang dibeli.

 

KESIMPULAN

Kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan manajemen pengadaan barang perlengkapan adalah yang berkenaan dengan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Proses perencanaan manajemen pengadaan merupakan proses yang dimana pembeli menentukan apakah untuk memperoleh barang dan jasa dilakukan dengan pengadaan dari luar proyek atau bisa dilakukan pengadaan sendiri. Tugas utama manajemen pengadaan adalah menyediakan input, berupa barang maupun jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan. Manajemen pengadaan proyek merupakan memperoleh barang atau jasa dari pihak luar untuk memproleh barang ataupun jasa dari luar atau pun organisasi.

 

DAFTAR PUSTAKA

Bagasworo, W. Manajemen Pengadaan.

Kuswandi, S., Banjarnahor, A. R., Surya, C. M., Mardia, M., Purba, B., Manullang, S. O., ... & Sudarmanto, E. (2021). Manajemen Aset dan Pengadaan. Yayasan Kita Menulis.

PPT Pertemuan 12 Mata Kuliah Manajemen Proyek Industri. 2022. Universitas Mercu Buana

Utojo, H. I. (2019). Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa. Deepublish.