Mengenal Fungsi Organisasi dalam Manajemen Proyek

Oleh: Shazfa Zakirah Yasmeenah (@A13-SHAZFA)

Pengertian Manajemen dan Organisasi

Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisa sikap, memimpin, dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan. (Stoner;1994:7). Pada organisasi kegiatan manajemen dibagi dalam beberapa bagian, termasuk didalamnya manajemen personalia. Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat (Flippo; 1995:5) 

Struktur Organisasi

• Organisasi Fungsional

Pada hakekatnya semua tugas manajerial dan pelaksanaan dirangkap oleh pejabat fungsional, oleh karena itu organisasi ini memiliki sifat-sifat sbb:

1. Merupakan bagian dari organisasi induk.
2. Dilaksanakan oleh pejabat fungsional secara rangkap.
3. Mengikuti jalur fungsional.
4. Sulit koordinasi horisontal dan lambat dalam antisipasi. 

• Organisasi Koordinator

Bentuk ini lebih maju dari pada bentuk di atas, karena ditunjuk seorang koordinator yang sepenuhnya bertugas mengurus proyek, dalam arti mengkoordinasi pekerjaan, tenaga dan kegiatan lain yang berhubungan dengan proyek. Wewenang pemimpin proyek lemah, hanya dapat menghimbau dan menganjurkan, tidak dapat memerintah. Organisasi koordinator memiliki sifat-sifat sbb:

1. Pelaksana proyek adalah pejabat-pejabat fungsional.
2. Manajer proyek terpisah dari organisasi fungsional, bertindak selaku koordinator pelaksana kegiatan proyek.
3. Sulit pengendalian karena tidak ada jalur komando langsung terhadap pelaksana.
4. Pelaksana proyek terlibat kegiatan fungsional. 

• Organisasi Proyek Murni

Organisasi ini disebut organisasi proyek murni karena dalam organisasi ini, proyek memiliki status mandiri, terpisah dari bagian organisasi lain. Ciri organisasi bentuk ini adalah:

1. Pimpinan memiliki wewenang penuh atas pengelolaan proyek.
2. Tenaga pelaksana dipindahkan kedalam organisasi proyek, dan khusus melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya dalam organisasi tersebut. 

• Organisasi Matrik

Pembentukan organisasi matriks dimaksudkan untuk mengambil segi-segi positif dari struktur organisasi fungsional dan gugus tugas dari sudut pandang unit kerja/perusahaan secara menyeluruh dalam menangani proyek. Bentuk ini memberikan mekanisme agar arus kerja, wewenang, tanggung jawab, koordinasi dan komunikasi dapat terlaksana secara vertikal, horizontal dan diagonal. Dengan demikian berbagai disiplin dalam perusahaan/unit kerja dapat dipadukan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Dalam organisasi matriks terdapat posisi manajer proyek yang diberi tugas untuk menyelenggarakan keseluruhan kegiatan proyek, sedangkan organisasi fungsional tetap memegang fungsinya dan memberikan dukungan untuk kepentingan proyek tersebut dan proyek-proyek yang lainnya. 

Perencanaan Proyek

Perencanaan proyek (project planning) merupakan kunci dari manajemen proyek yang efektif Pada umumnya, perencanaan proyek mencakup beberapa kegiatan yang saling berhubungan:

1. Mendefinisikan tujuan proyek;
2. Menyusun sasaran proyek;
3. Menentukan lingkup proyek;
4. Mendefinisikan hasil proyek;
5. Menentukan sumber daya yang diperlukan;
6. Menentukan pendekatan/strategi;
7. Menentukan faktor-faktor keberhasilan yang penting. 

Tahap Pelaksanaan Proyek

Adapun tahap-tahap yang dapat dijalani didalam pelaksanaan suatu proyek diantaranya sebagai berikut :

1. Menyiapkan rincian disain engineering sampai memproduksi gambar-gambar dan spesifikasi untuk kegiatan pembelian dan konstruksi;
2. Menyusun anggaran definitif dan jadwal induk proyek;
3. Mobilisasi (pengerahan) tenaga kerja, pembelian material dan peralatan dilanjutkan dengan konstruksi dan fasilitas pendukung;
4. Mempersiapan kegiatan serah terima proyek  yang akan selesai.
5. Persiapan kegiatan penyelesaian administrasi dan keuangan sampai proyek dinyatakan selesai secara keseluruhan dan ditutup. 

Manajemen Proyek

Dalam penyelenggaraan suatu proyek, kegiatan yang akan dihadapi sangat kompleks.Hal ini tentu memerlukan suatu manajemen yang baik sehingga pada akhirnya proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana. Keuntungan dari adanya Organisasi dalam suatu proyek adalah :

1. Pekerjaan dapat dilaksanakan secara matang.
2. Pekerjaan yang tumpang tindih dapat dihindari dengan dilaksanakannya pembagian tugas serta tanggung jawab sesuai keahlian.
3. Meningkatkan pendayagunaan dana,fasilitas,serta kemampuan yang tersedia secara maksimal. 

Susunan Organisasi Pelaksana Proyek

1. Struktur Organisasi Pemberi Tugas (Owner)
2. Pengguna Anggaran.
3. Pemegang Kas.
4. Pembukuan.
5. Juru Bayar
6. Pengawas Lapangan
7. Laboratory Technician 

Pengendalian Proyek

Pengendalian proyek adalah suatau sistem untuk mengawasi pelaksanaan proyek,agar pihak-pihak yang terlibat dalam proyek dapat berfungsi dan bekerja secara optimal, efisiensi waktu dan tenaga kerja. Pengendalian proyek tidak hanya dilakukan pada satu aspek saja, melainkan pada semua aspek yang mempengaruhi jalannya pembangunan. 

Unsur Pengendalian Proyek

Pada pelaksanaan pembangunan ini pihak kontraktor berusaha untuk mencapai unsur-unsur pengendalian proyek yaitu:

1. Pengendalian Kualitas Bahan dan Pekerjaan
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Waktu

Daftar Pustaka

1. Buulolo, Progresif. 2021. Fungsi Organisasi dalam Manajemen Proyek. Jurnal Riset dan Manajemen Bisnis PARETO. Vol. 6. No. 2 Sept 2021.

2. Tauhida, Dina. 2021. Manajemen Proyek - Organisasi Proyek. Dalam :  https://youtu.be/wvgGIiWpU8Q

3. Jaya, Safitri. 2017. Manajemen Proyek Teknologi Informasi. Universitas Pembangunan Jaya. Jakarta.

4. Gray, Clifford, F. 2006. Project Management - Organization Structure and Culture. The McGraw Hill.Companies. West Alabama.