MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK UNTUK MENGATASI KEGAGALAN DALAM PROYEK

 

 

a.     Pengertian Manejemen Komunikasi Proyek

Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan.

 

b.     Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi melibatkan dan menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, bagaimana akan diberikan kepada mereka, dan oleh siapa. Sementara semua proyek berbagi kebutuhan untuk mengkomunikasikan informasi proyek, kebutuhan informasi dan metode distribusi sangat bervariasi.

 

c.      Masukan untuk Perencanaan Komunikasi

1.     Persyaratan Komunikasi

Persyaratan Komunikasi adalah jumlah dari kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek.

2.     Teknologi Komunikasi

Teknologi atau metode yang digunakan untuk mentransfer informasi bolak-balik antara stakeholder proyek dapat bervariasi secara signifikan: dari percakapan singkat sampai pertemuan yang diperpanjang, dari dokumen tertulis sederhana sampai jadwal online dan database yang diakses dengan segera.

3.     Kendala

Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek. Misalnya, jika sumber daya proyek besar akan diperoleh, harus ada pertimbangan lebih untuk menangani kontrak informasi.

4.     Asumsi

 

d.     Proses Utama Manajemen Komunikasi Proyek

Salah satu faktor utama penentu keberhasilan sebuah proyek adalah manajemen komunikasi. Banyak penelitian menyatakan bahwa faktor tertinggi penyebab kegagalan proyek adalah buruknya manajemen komunikasi. Rata-rata, seorang Manajer Proyek menghabiskan waktu sekitar 85-90% dari waktu keseluruhan proyek dalam melakukan komunikasi.

 

e.      Tiga Proses Utama pada Manajemen Proyek

1.     Plan Communications Management, yakni membuat project communication management plan/perencanaan pola manajemen komunikasi yang dibutuhkan antara pelaksana proyek dan para stakeholders. Pada tahap ini, perlu juga dilakukan analisis stakeholder untuk menentukan pola komunikasi yang paling tepat.

2.     Manage Project Communications, yakni bagaimana Manajer Proyek membuat dan mendistribusikan informasi yang diperlukan untuk stakeholders tepat pada waktunya. Pada proses ini perlu adanya pertimbangan penting seperti penggunaan teknologi untuk meningkatkan distribusi informasi serta metode formal/informal untuk mendistribusikan informasi.

3.     Monitor Project Communication, yakni mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari stakeholders proyek serta menyelesaikan masalah yang ada. Pada proses ini, beberapa hal yang perlu dipastikan adalah kesesuaian pola komunikasi aktual dengan yang sudah direncanakan, diterimanya informasi proyek dengan baik oleh stakeholders, dipahaminya informasi proyek yang disampaikan kepada seluruh bagian proyek, serta penyelesaian konflik/feedback dari seluruh anggota proyek.

 

f.      Metode Penanganan Konflik

1.     Confrontation or problem solving, yakni langsung menyelesaikan konflik dengan menggunakan pendekatan pemecahan akar masalah.

2.     Compromise, yakni menggunakan pendekatan give and take.

3.     Smoothing, yakni menekankan perbedaan dan menekankan kesepakatan.

4.     Forcing, yakni pendekatan win-lose.

5.     Withdrawal, yakni menarik dari ketidaksetujuan/perbedaan aktual atau potensial.

DAFTAR PUSTAKA

Hidayat, Atep Afia. (2022). MODUL PPT 10. Manajemen Komunikasi Proyek. Jakarta: Universitas Mercu Buana

Hidayat, Atep Afia. (2022). MODUL Perkuliahan 10. Manajemen Komunikasi Proyek. Jakarta: Universitas Mercu Buana

Yenni M. Djajalaksana. 2021. Manajemen Komunikasi Proyek. Dalam: https://youtu.be/Xx2kiMLz-00