MANAJEMEN RESIKO YANG BAIK UNTUK MENCAPAI PERFORMANCE PROYEK

 

Oleh: Laykha Fitriani Az Zahra (@A05-Laykha)

ABSTRAK

Keberhasilan atau kesuksesan sebuah proyek sangat tergantung pada produk atau jasa yang dibuat berhasil atau dapat diselesaikan sesuai dengan spesifikasi proyek dan selesai seperti jadwal yang ditetapkan dengan biaya sesuai anggaran. Hal ini berkaitan dengan bagaimana mengatasi resiko yang dapat mengakibatkan keterlambatan proyek atau peningkatan biaya. Organisasi yang mampu memahami cara mengelola resiko yang mempengaruhi proyek, akan memiliki kemampuan untuk meningkatkan performance proyek yang pada akhirnya akan mampu memiliki competitive advantage. Proses manajemen resiko seperti perencanaan serta mekanisme pengendalian dan penggabungan skillanggota tim proyek dapat memediasi pengaruh potensial resiko proyek terhadap kinerja proyek. Maka dari itu artikel ini membahas lebih dalam tentang manajemen resiko dalam sebuah proyek

Kata kunci: Manajemen, Resiko, Proyek, Keberhasilan

 

PENDAHULUAN

Setiap proyek direncanakan, dianggarkan, dijadwalkan, dan dikendalikan sebagai tugas yang unik, bersifat multidisiplin dan harus melihat batasan-batasan antar departemen. Karena melintasi batas departemen ini, maka suatu proyek memiliki kecenderungan terjadinya konflik antar kelompok karena adanya faktor ketidakpastian. Suatu proyek harus dapat memenuhi tiga tujuan yang saling berhubungan, 1) proyek harus dapat selesai sesuai jadwal, 2) diselesaikan sesuai anggaran yang ada, 3) harus memenuhi spesifikasi untuk memuaskan pelanggan. Gray dan Larson (2003) mendefiniskan proyek sebagai suatu sistem bersifat komplek, tidak rutin, dikerjakan pada satu titik waktu yang dibatasi oleh anggaran, sumberdaya, dan spesifikasi kinerja yang didesain untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu proyek tidak dapat diperlakukan sebagai sesuatu yang bersifat statis dalam jangka panjang tetapi sebagai sebuah sistem yang bersifat dinamis penuh ketidakpastian, beresiko, dan penuh tekanan baik secara internal maupun eksternal.

Dengan banyaknya faktor yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek, maka suatu proyek tidak dapat lepas dari resiko proyek. Dalam kenyataan sangat sukar untuk mengendalikan munculnya resiko-resiko yang tidak dapat diselesaikan atau diatasi mulai dari mengidentifikasi resiko sampai dengan mendapatkan cara untuk mengurangi pengaruhnya pada pencapaian tujuan proyek. Ini memungkinkan diperlukannya perencanan yang bersifat fleksibel untuk melihat kemungkinan resiko dan atau sebuah perencanaan kontingensi yang memperhatikan semua faktor yang mempengaruhi adanya resiko baik dari sisi internal organisasi maupun dari sisi eksternal (lingkungan). Karena dapat terjadi bahwa resiko muncul justru dari akibat tindakan dari manajer proyek itu sendiri ketika membuat perencanaan dan melaksanakan proyek. Hal yang sangat diperlukan dalam suatu proyek adalah kemampuan untuk mengantisipasi kemunculan resiko dan untuk mengetahui resiko yang mungkin berpengaruh pada proyek.

 

PEMBAHASAN

Definisi Manajemen Resiko Proyek

Meyer et.al (2002) mendefinisikan manajemen resiko proyek sebagai faktor ketidakpastian, dapat bersifat positif atau negatif yang secara signifikan mempengaruhi pencapaian kinerja proyek. Manajemen resiko adalah suatu praktek mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengendalikan faktor-faktor tersebut untuk menghindari atau mengurangi potensi pengaruh negatif. Dalam teori keputusan dikatakan bahwa resiko akan membawa konsekuensi negatif atau positif terhadap outcome, merefleksikan adanya variasi kemungkinan terjadinya outcome (Arrow dalam Wallace et al., 2004).

Resiko adalah peluang sebuah kejadian yang tidak diharapkan akan terjadi dan memberi konsekuensi atas semua outcome yang mungkin dihasilkan (Gray and Larson, 2003). Barki et al. (2001) mendefinisikan manajemen resiko proyek sebagai sebuah konstruk yang bersifat multidimensional diukur dengan perencanaan formal, integrasi internal, dan partisipasi pengguna. Perencanaan formal didefiniskan sebagai kaitan antara perencanaan, penjadwalan, dan anggaran yang menjamin efisisensi dan waktu pelaksanaan proyek. Integrasi internal didefiniskan sebagai interaksi mutual antara anggota pelaksana proyek. Partisipasi pengguna meliputi semua aktivitas yang meningkatakan komunikasi dan pertukaran informasi dengan pengguna.

 

Fase Umum Proses Manajemen Resiko

Proses manajemen resiko secara komprehensif harus memiliki perhatian yang sangat detail terhadap tiap-tiap fase dimana proyek melibatkan sumberdaya yang sangat substansial, perencanaan proyek yang panjang, besar/ukuran proyek, kompleksitas, keseluruhan organisasi, dan juga masalah-masalah politik yang signifikan. Secara garis besar fase-fase manajemen proyek digambarkan dalam tabel berikut:

 

 

Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam Manajemen Risiko

1).    Identify

Identifikasi risiko yang berpotensi berdampak pada proyek.

2).    Assign Ownership

Tetapkan kepemilikan setiap risiko yang teridentifikasi kepada anggota tim yang akan ditugaskan untuk mengawasi ancaman atau peluang tersebut. Meskipun beberapa project manager lebih memilih untuk menetapkan kepemilikan setelah risiko dianalisis dan diprioritaskan, mengambil langkah ini lebih awal dapat bermanfaat.

3).    Analyze

Analisis setiap risiko untuk memahami sepenuhnya faktor pendorong yang terlibat dan potensi dampak. Pastikan untuk mempertimbangkan luas dan dalamnya setiap ancaman pada tahap ini untuk mengevaluasi tingkat keparahan setiap risiko dalam konteks proyek secara keseluruhan.

4).    Prioritize

Prioritaskan risiko proyek sesuai dengan urgensi dan tingkat keparahan dampak yang dapat ditimbulkannya.

5).    Respond

Tanggapi risiko yang diidentifikasi sesuai dengan pendekatan manajemen risiko, baik dengan mengambil langkah-langkah untuk mencegah terjadinya peristiwa risiko atau meminimalkan dampak jika memang terjadi. Langkah ini harus mencakup membangun respon serta mengambil tindakan.

6).    Monitor

Pantau strategi manajemen risiko dan buat perubahan sesuai kebutuhan.

 

Pentingnya Manajemen Proyek

Manajemen risiko memiliki andil penting untuk kesuksesan sebuah proyek. Melalui manajemen risiko proyek yang baik, kita dapat mengidentifikasi kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (threat) (SWOT) dalam proyek kita. Selain itu, ada beberapa alasan lainnya mengapa manajemen risiko penting untuk sebuah proyek:

1).    Membantu kita menghindari masalah besar yang tidak terkendali di masa depan.

2).    Membantu kita menemukan peluang (positive risk) baru yang menguntungkan.

3).    Meningkatkan rasa tanggung jawab dan nilai akuntabilitas.

4).    Mengoptimalkan anggaran proyek karena biaya pengeluaran yang lebih terkontrol.

5).    Meningkatkan peluang kesuksesan proyek

 

KESIMPULAN

Manajemen resiko adalah suatu praktek mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengendalikan faktor-faktor tersebut untuk menghindari atau mengurangi potensi pengaruh negatif. Suatu proyek tidak lepas dari resiko yang bersumber dari internal dan external organisasi karena adanya ketidakpastian. Manajemen proyek bertujuan agar tercapai penyelesaian proyek yang tepat waktu, tepat anggaran, tepat spesifikasi dengan kata lain performance proyek sangat dipengaruhi oleh kriteria atau spesifikasi performance yang ditentukan sebelumnya. Oleh karena itu diperlukan manajemen resiko yang baik untuk mencapai performance proyek. Performance proyek akan meningkat jika organisasi mampu membentuk fit yang tinggi antara risk exposuredan risk management profile.

 

DAFTAR PUSTAKA

Joni, I., & Putu, G. (2012). Resiko Manajemen Proyek. Jurnal Ilmiah Teknik Sipil Vol, 16(1).

Maralis, R., & Triyono, A. (2019). Manajemen resiko. Deepublish.

Sriyono, M. M. Pengantar Manajemen Resiko.