MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK MEMASTIKAN INFORMASI DI BUAT DENGAN TEPAT DAN CEPAT

 

Laykha Fitriani Az Zahra (@A05-LAYKHA)

 

Pengertian

Manajemen komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat mempengaruhi proyek secara keseluruhan.

 

Proses Utama Manajemen Komunikasi Proyek

1.    Komunikasi Perencanaan

Menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, dan bagaimana hal itu akan diberikan kepada mereka distribusi Informasi pembuatan informasi yang diperlukan tersedia bagi stakeholder proyek secara tepat waktu.

2.    Kinerja Pelaporan

Mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja. Ini termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan informasi penutupan yang menghasilkan, mengumpulkan, dan menyebarkan administrasi untuk meresmikan fase atau penyelesaian proyek.

 

Tahapan Manajemen Komunikasi

a.       Perencanaan komunikasi.

Merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi

b.       Distribusi Informasi.

Dalam proses distribusi informasi, diperlukan cara yang tepat, orang yang tepat, waktu yang tepat dan format yang berguna, termasuk dalam menggunakan teknologi untuk meningkatkan distribusi informasi serta metode formal maupun informal.

c.       Pelaporan Kinerja.

Merupakan mekanisme penyampaian informasi terkait hasil kerja yang sudah dicapai, termasuk didalamnya adalah penggunaan sumber daya (manusia, anggaran, waktu) untuk mencapai tujuan proyek

d.       Mengelola stakeholders.

Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari   stakeholder proyek dan untuk menyelesaikan masalah.

 

Mengembangkan infrastruktur komunikasi

                Sebuah infrastruktur komunikasi adalah satu set alat, teknik, dan prinsip-prinsip yang menyediakan sebuah dasar yang efektif untuk transfer informasi, diantaranya:

a.       Peralatan termasuk e-mail, perangkat lunak manajemen proyek, groupware, mesin fax, telepon, teleconferencing system, sistem manajemen dokumen, dan pengolah kata.

b.       Teknik termasuk pelaporan panduan dan template, peraturan dan prosedur pertemuan dasar, proses pengambilan keputusan, pendekatan pemecahan masalah, dan resolusi konflik dan teknik negosiasi.

c.       Prinsip-prinsip termasuk menggunakan dan membuka dialog yang telah disepakati etika kerja.

 

Isi Rencana Manajemen Komunikasi

Dalam manajemen komunikasi terdapat isi rencana yang meluputi:

·         Kebutuhan komunikasi stakeholder

·         Orang-orang yang akan menerima informasi dan yang akan menghasilkan itu.

·         Metode atau teknologi yang disarankan untuk menyampaikan informasi.      

·         Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi, misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst

·         Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb

·         Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek

·         Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah

·         Daftar istilah/terminologi

 

DAFTAR PUSTAKA

Modul Perkuliahan Manajemen Proyek Industri. Universitas Mercu Buana

Ervianto, W. I. (2005). Manajemen proyek konstruksi edisi revisi. Yogyakarta: Andi.

Tri Mardiani, G. (2019). Pertemuan 14-Manajemen Komunikasi Proyek.