RISIKO PROYEK BESERTA MANAJEMENNYA

Oleh:

Oliver Gideon Parsaoran (@A12-OLIVER)

 

Abstrak

Artikel ini membahas risiko proyek beserta bagaimana caranya memanajemen risiko tersebut.

 

Kata kunci: Risiko, manajemen risiko proyek, proyek

Abstract

This article discusses project risks and how to manage these risks.

 

Keywords: Risk, project risk management, project

 

PENDAHULUAN

Risiko dalam proyek adalah segala hal yang memiliki pengaruh terhadap timeline proyek, performance maupun budget. Sedangkan Manajemen Risiko dalam Manajemen Proyek merupakan proses identifikasi dan analisis potensi risiko sebelum proyek dijalankan dan membuat perencanaan untuk mitigasi atau pencegahan terjadinya risiko tersebut agar proyek dapat diselesaikan sesuai dengan tujuan. Menurut Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO), “Organisasi dari semua jenis dan ukuran menghadapi faktor dan pengaruh eksternal dan internal yang membuatnya tidak pasti apakah mereka akan mencapai tujuannya”. ISO menyatakan bahwa manajemen risiko adalah:

1.     Membantu organisasi dalam menetapkan strategi, mencapai tujuan dan membuat keputusan yang tepat;

2.     Bagian dari tata kelola dan kepemimpinan, dan merupakan dasar bagaimana organisasi dikelola di semua tingkatan. Ini berkontribusi pada peningkatan sistem manajemen;

3.     Bagian dari semua kegiatan yang terkait dengan organisasi dan termasuk interaksi dengan pemangku kepentingan; dan

4.     Mempertimbangkan konteks eksternal dan internal organisasi, termasuk perilaku manusia dan faktor budaya.

Sebelum menetapkan manajemen risiko, hal kritikal yang perlu diperhatikan sebelumnya adalah memahami tujuan dan definisi proyek yang akan dilaksanakan secara jelas. Hal ini dapat dilihat pada project charter secara detil terkait project objectives, scope, deliverables, dan timeline. Risiko dapat diidentifikasi pada setiap fase proyek dengan melakukan koordinasi dengan seluruh tim proyek. Seluruh potensi risiko yang ada dapat dimasukkan ke dalam risk tracking template untuk kemudian dimasukkan ke dalam risk management plan.

 

PEMBAHASAN

A. Jenis – Jenis Risiko

1.     Cost

Risiko yang berdampak pada anggaran biaya, terutama yang menyebabkan proyek selesai melebihi anggaran. Kesalahan dalam estimasi biaya biasanya menimbulkan risiko selain faktor eksternal.

2.     Schedule

Risiko konflik penjadwalan yang tidak direncanakan, seperti kejadian yang menyebabkan proyek tertunda. Scope creep adalah alasan umum untuk masalah penjadwalan dan penundaan proyek.

3.     Performance

Risiko kejadian yang menyebabkan proyek menghasilkan hasil yang tidak sesuai dengan spesifikasi proyek.

B. Langkah – langkah Memanajemen Risiko

1.     Identify. Identifikasi risiko yang berpotensi berdampak pada proyek.

2.     Assign Ownership. Tetapkan kepemilikan setiap risiko yang teridentifikasi kepada anggota tim yang akan ditugaskan untuk mengawasi ancaman atau peluang tersebut. Meskipun beberapa project manager lebih memilih untuk menetapkan kepemilikan setelah risiko dianalisis dan diprioritaskan, mengambil langkah ini lebih awal dapat bermanfaat.

3.     Analyze. Analisis setiap risiko untuk memahami sepenuhnya faktor pendorong yang terlibat dan potensi dampak. Pastikan untuk mempertimbangkan luas dan dalamnya setiap ancaman pada tahap ini untuk mengevaluasi tingkat keparahan setiap risiko dalam konteks proyek secara keseluruhan.

4.     Prioritize. Prioritaskan risiko proyek sesuai dengan urgensi dan tingkat keparahan dampak yang dapat ditimbulkannya.

5.     Respond. Tanggapi risiko yang diidentifikasi sesuai dengan pendekatan manajemen risiko, baik dengan mengambil langkah-langkah untuk mencegah terjadinya peristiwa risiko atau meminimalkan dampak jika memang terjadi. Langkah ini harus mencakup membangun respon serta mengambil tindakan.

6.     Monitor. Pantau strategi manajemen risiko dan buat perubahan sesuai kebutuhan.

C. Kompetensi Yang Harus Dimiliki Risk Owner atau Pihak Yang Bertanggung Jawab

1.     Communication. Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik dengan pemangku kepentingan, sehingga setiap orang memahami peran yang dimainkannya dalam mengurangi dampak risiko.

2.     Strategic Thinking. Memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah dan menghasilkan solusi untuk risiko proyek yang diidentifikasi.

3.     An understanding of the organization. Mengetahui arah strategis, tujuan, dan risk appetite.

4.     Planning. Memastikan bahwa rencana manajemen risiko ditindaklanjuti sepanjang siklus hidup proyek.

5.     Resourcefulness. Cepat bertindak dibawah tekanan untuk memastikan bahwa risiko proyek ditangani sesegera mungkin.

D. Tips Untuk Meminimalisir dan Mengelola Risiko Dalam Proyek

1.     Create a risk management plan. Harus terdapat perencanaan manajemen risiko yang meliputi metodologi identifikasi risiko, prioritisasi risiko, risk tolerance serta bagaimana risiko direspon dan dikomunikasikan ke berbagai pihak.

2.     Keep your risk register up to date. Risk register (daftar seluruh potensi risiko proyek) harus selalu dipantau dan diperbaharui sesuai dengan perkembangan proyek.

3.     Understand the risk event. Perlu adanya pemahaman seluruh pihak yang terlibat dalam proyek terhadap risiko proyek yang ada dan bagaimana memahami root cause dari risiko tersebut.

4.     Be proactive instead of reactive. Lebih baik melakukan tindakan preventif atau analisis risiko sejak awal fase untuk mempersiapkan tim dalam menghadapi risiko apabila terjadi.

5.     Develop your project management skills. Penting untuk mengetahui project management secara lebih mendalam sehingga knowledge/framework yang ada dapat digunakan untuk mempermudah dalam mengelola risiko proyek.

 

KESIMPULAN

Strategi manajemen risiko yang efektif penting memungkinkan perusahaan mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman proyek (Strength Weakness Opportunity Threat atau SWOT). Perencanaan tentang prediksi kejadian tak terduga membuat perusahaan siap merespon jika prediksi tersebut menjadi kenyataan. Untuk memastikan kesuksesan proyek, perusahaan harus mampu melakukan penanganan dengan cara mengidentifikasi, mengurangi, dan menghindari risiko. Manajer proyek harus memahami manfaat manajemen risiko, karena pelaksanaan proyek bergantung pada perencanaan, persiapan, hasil, dan evaluasi demi mencapai tujuan strategis.

 

REFERENSI

https://www.projectmanager.com/blog/risk-management-process-steps

https://www.aipm.com.au/blog/risk-management-in-project-management-a-guide

https://www.northeastern.edu/graduate/blog/project-risk-management/

https://www.pmi.org/learning/library/risk-analysis-project-management-7070

https://manprountel.wordpress.com/project-risk-management/