Oleh:
Oliver
Gideon Parsaoran (@A12-OLIVER)
Abstrak
Artikel
ini membahas risiko proyek beserta bagaimana caranya memanajemen risiko
tersebut.
Kata
kunci: Risiko, manajemen risiko proyek, proyek
Abstract
This
article discusses project risks and how to manage these risks.
Keywords:
Risk, project risk management, project
PENDAHULUAN
Risiko dalam proyek adalah segala hal yang memiliki
pengaruh terhadap timeline proyek, performance maupun budget. Sedangkan
Manajemen Risiko dalam Manajemen Proyek merupakan proses identifikasi dan
analisis potensi risiko sebelum proyek dijalankan dan membuat perencanaan untuk
mitigasi atau pencegahan terjadinya risiko tersebut agar proyek dapat
diselesaikan sesuai dengan tujuan. Menurut Organisasi Internasional untuk
Standardisasi (ISO), “Organisasi dari semua jenis dan ukuran menghadapi faktor
dan pengaruh eksternal dan internal yang membuatnya tidak pasti apakah mereka
akan mencapai tujuannya”. ISO menyatakan bahwa manajemen risiko adalah:
1.
Membantu
organisasi dalam menetapkan strategi, mencapai tujuan dan membuat keputusan
yang tepat;
2.
Bagian dari
tata kelola dan kepemimpinan, dan merupakan dasar bagaimana organisasi dikelola
di semua tingkatan. Ini berkontribusi pada peningkatan sistem manajemen;
3.
Bagian dari
semua kegiatan yang terkait dengan organisasi dan termasuk interaksi dengan
pemangku kepentingan; dan
4.
Mempertimbangkan
konteks eksternal dan internal organisasi, termasuk perilaku manusia dan faktor
budaya.
Sebelum menetapkan manajemen risiko, hal kritikal
yang perlu diperhatikan sebelumnya adalah memahami tujuan dan definisi proyek
yang akan dilaksanakan secara jelas. Hal ini dapat dilihat pada project charter
secara detil terkait project objectives, scope, deliverables, dan timeline.
Risiko dapat diidentifikasi pada setiap fase proyek dengan melakukan koordinasi
dengan seluruh tim proyek. Seluruh potensi risiko yang ada dapat dimasukkan ke
dalam risk tracking template untuk kemudian dimasukkan ke dalam risk management
plan.
PEMBAHASAN
A.
Jenis – Jenis Risiko
1.
Cost
Risiko yang berdampak pada anggaran biaya, terutama
yang menyebabkan proyek selesai melebihi anggaran. Kesalahan dalam estimasi
biaya biasanya menimbulkan risiko selain faktor eksternal.
2.
Schedule
Risiko konflik penjadwalan yang tidak direncanakan,
seperti kejadian yang menyebabkan proyek tertunda. Scope creep adalah alasan
umum untuk masalah penjadwalan dan penundaan proyek.
3.
Performance
Risiko kejadian yang menyebabkan proyek
menghasilkan hasil yang tidak sesuai dengan spesifikasi proyek.
B.
Langkah – langkah Memanajemen Risiko
1.
Identify. Identifikasi risiko yang berpotensi berdampak pada
proyek.
2.
Assign
Ownership. Tetapkan
kepemilikan setiap risiko yang teridentifikasi kepada anggota tim yang akan
ditugaskan untuk mengawasi ancaman atau peluang tersebut. Meskipun beberapa
project manager lebih memilih untuk menetapkan kepemilikan setelah risiko
dianalisis dan diprioritaskan, mengambil langkah ini lebih awal dapat
bermanfaat.
3.
Analyze. Analisis setiap risiko untuk memahami sepenuhnya
faktor pendorong yang terlibat dan potensi dampak. Pastikan untuk
mempertimbangkan luas dan dalamnya setiap ancaman pada tahap ini untuk
mengevaluasi tingkat keparahan setiap risiko dalam konteks proyek secara
keseluruhan.
4.
Prioritize.
Prioritaskan risiko proyek sesuai dengan urgensi
dan tingkat keparahan dampak yang dapat ditimbulkannya.
5.
Respond. Tanggapi risiko yang diidentifikasi sesuai dengan
pendekatan manajemen risiko, baik dengan mengambil langkah-langkah untuk
mencegah terjadinya peristiwa risiko atau meminimalkan dampak jika memang
terjadi. Langkah ini harus mencakup membangun respon serta mengambil tindakan.
6.
Monitor. Pantau strategi manajemen risiko dan buat
perubahan sesuai kebutuhan.
C.
Kompetensi Yang Harus Dimiliki Risk Owner atau Pihak Yang Bertanggung Jawab
1.
Communication. Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan
baik dengan pemangku kepentingan, sehingga setiap orang memahami peran yang
dimainkannya dalam mengurangi dampak risiko.
2.
Strategic Thinking. Memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah
dan menghasilkan solusi untuk risiko proyek yang diidentifikasi.
3.
An
understanding of the organization. Mengetahui
arah strategis, tujuan, dan risk appetite.
4.
Planning. Memastikan bahwa rencana manajemen risiko
ditindaklanjuti sepanjang siklus hidup proyek.
5.
Resourcefulness. Cepat bertindak dibawah tekanan untuk
memastikan bahwa risiko proyek ditangani sesegera mungkin.
D.
Tips Untuk Meminimalisir dan Mengelola Risiko Dalam Proyek
1. Create a risk management plan. Harus terdapat perencanaan manajemen risiko
yang meliputi metodologi identifikasi risiko, prioritisasi risiko, risk
tolerance serta bagaimana risiko direspon dan dikomunikasikan ke berbagai
pihak.
2. Keep your risk register up to date. Risk register (daftar seluruh potensi risiko
proyek) harus selalu dipantau dan diperbaharui sesuai dengan perkembangan
proyek.
3. Understand the risk event. Perlu adanya pemahaman seluruh pihak yang
terlibat dalam proyek terhadap risiko proyek yang ada dan bagaimana memahami
root cause dari risiko tersebut.
4. Be proactive instead of reactive. Lebih baik melakukan tindakan preventif atau
analisis risiko sejak awal fase untuk mempersiapkan tim dalam menghadapi risiko
apabila terjadi.
5. Develop your project management skills. Penting untuk mengetahui project management secara
lebih mendalam sehingga knowledge/framework yang ada dapat digunakan untuk
mempermudah dalam mengelola risiko proyek.
KESIMPULAN
Strategi
manajemen risiko yang efektif penting memungkinkan perusahaan mengidentifikasi
kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman proyek (Strength Weakness Opportunity
Threat atau SWOT). Perencanaan tentang prediksi kejadian tak terduga
membuat perusahaan siap merespon jika prediksi tersebut menjadi kenyataan.
Untuk memastikan kesuksesan proyek, perusahaan harus mampu melakukan penanganan
dengan cara mengidentifikasi, mengurangi, dan menghindari risiko. Manajer
proyek harus memahami manfaat manajemen risiko, karena pelaksanaan proyek
bergantung pada perencanaan, persiapan, hasil, dan evaluasi demi mencapai
tujuan strategis.
REFERENSI
https://www.projectmanager.com/blog/risk-management-process-steps
https://www.aipm.com.au/blog/risk-management-in-project-management-a-guide
https://www.northeastern.edu/graduate/blog/project-risk-management/
https://www.pmi.org/learning/library/risk-analysis-project-management-7070
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Catatan: Hanya anggota dari blog ini yang dapat mengirim komentar.