MENGELOLA PENGADAAN PROYEK

 

Luthfia Hamidah (@A19-LUTHFIA)

 

ABSTRAK

Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen pengadaan diperlukan  pada proses perencanaan, pelaksanaan dan proses penyerahan proyek. Jika perusahaan/institusi tidak memiliki bagian pembelian atau bagian kontrak, maka tim proyek akan membantu menyediakan sumberdaya dan tenaga ahli untuk melaksanakan aktivitas pengadaan proyek.

KATA KUNCI: Manajemen pengadaan, Manajemen proyek, Penyediaan barang

PENDAHULUAN

Pengguna barang/jasa adalah kepala kantor/satuan kerja/pemimpin proyek/ pemimpin bagian proyek/pengguna anggaran Daerah/pejabat yang disamakan sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam ligkungan unit kerja/proyek tertentu. Pengadaan barang/jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip seperti: efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil tidak diskriminatif dan akuntabel.

PEMBAHASAN

Mengelola pengadaan proyek adalah proses untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang diperlukan dari luar proyek untuk melaksanakan pekerjaan Diantaranya.

1.      Proses merencanakan pembelian dan cara memperolehnya.

2.      Memenuhi kebutuhan proyek dengan memelih cara yang terbaik.

3.      Dengan menyesuaikan Apa, bagaimana, berapa jumlahnya dan kapan harus dibeli atau diadakan.

4.      Memperhitungkan potensi penyedia jasa.

5.      Shedule juga sangat mempengaruhinya.

6.      Risiko apa saja yang akan timbul didalam setiap pilihan keputusan untuk membuat atau membeli.

7.      Juga jenis kontrak apa yang cocok dalam mengurangi atau memindahkan risiko kepada penyedia jasa.

Rencana Manajemen Proyek/Project management plan menyajikan semua perencanaan untuk pengelolaan proyek termasuk sub sub perencanaan seperti Rencana Manajemen Lingkup/scope management plan, Rencana Manajemen Pengadaan/ procurement management plan, Rencana Manajemen Mutu/quality management plan, dan Rencana Manajemen Kontrak/ contract management plans yang mana memberikan petunjuk dan arahan pada Perencanaan Manajemen Pengadaan/procurement management planning.

Output dari perencanaan lain yang sering disesuaikan termasuk :

1.      Daftar Risiko, Berisi informasi yang terkait dengan identifikasi risiko, Risiko Owner, dan Penanganan Risiko.

2.      Risiko yang ada relevansinya dengan perjanjian kontrak, meliputi perjanjian untuk asuransi, jasa dan item lain yang cocok, yang menjelaskan tanggungjawab para pihak untuk risiko khusus yang akan terjadi.

3.      Persyaratan sumberdaya, jenis dan jumlah sumberdaya yang diperlukan pada setiap schedule kegiatan dalam paket pekerjaan.

4.      Jadwal/Schedule Proyek, meliputi minimum suatu perencanaan tanggal mulai dan tanggal selesai pada setiap schedule kegiatan.

5.      Estimasi biaya kegiatan, penilaian secara kuantitatif dari biaya untuk sumberdaya yang mungkin diperlukan dalam menyelesaikan kegiatan.

KESIMPULAN

Didalam merencanakan pengadaan barang dan jasa proyek diperlukan masukan dari : (a) Faktor Lingkungan Perusahaan , (b) Proses Yang Dimiliki Perusahaan/Instansi, (c) Pernyataan Cakupan/Lingkup Proyek, (d) Struktur Uraian Pekerjaan (WBS), (e) Kamus struktur uraian pekerjaan (WBS. Dictionary), (f) Rencana Manajemen Proyek. Kemudian dengan menggunakan teknik dan cara untuk merencanakan pengadaan barang dan jasa proyek yaitu : (a) Analisis Pilihan Membuat Sendiri Atau Membeli, (b) Kebijakan Pakar, (c) Jenis-Jenis Kontrak. Dan keluaran dari perencanaan pengadaan barang dan jasa proyek adalah : (a) Rencana Manajemen Pengadaan, (b) Pernyataan Kontrak Pekerjaan, (c) Keputusan Membuat Sendiri Atau Membeli, (d) Permintaan Perubahan.

Setelah perencanaan tersedia kemudian dilakukan proses pengadaan melalui pelelangan sesuai persyaratan.

DAFTAR PUSTAKA

Jaya, Safitri, 2022. Manajemen Pengadaan Proyek. Dalam : https://umb-post.mercubuana.ac.id/mod/resource/view.php?id=451201

Anonim, 2022. Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa proyek. Dalam : https://umb-post.mercubuana.ac.id/mod/resource/view.php?id=451200

Anonim. Manajemen Pengadaan dalam proyek. Dalam :  https://repository.dinus.ac.id/docs/ajar/Chapter_12_Manajemen_Pengadaan_dalam_Proyek.pdf