Manajemen Komunikasi Proyek Di Masa Pandemi

Rajib fahmi(@A16-Rajib)

ABSTRAK

Dalam setiap proyek selalu terdapat faktor-faktor risiko baik dari faktor internal maupun dari faktor eksternal yang dapat mempengaruhi kinerja proyek dan sasaran proyek tersebut. Dampak yang dihasilkan dari risiko yang terjadi mempengaruhi produktifitas, anggaran biaya, kualitas dan prestasi atau pencapaian proyek. Oleh sebab itu perlu adanya manajemen komunikasi proyek untuk menghindari atau meminimalisir risiko-risiko yang terjadi. Manajemen komunikasi proyek adalah suatu proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, penyaluran, pencarian keterangan, penyimpanan, dan perpindahan informasi di dalam proyek. Suatu proyek bisnis perlu adanya manajemen komunikasi agar dapat menyediakan informasi kepada para anggota yang dibutuhkan untuk kesuksesan proyek. Setiap orang yang terlibat dalam proyek harus memahami bagaimana berkomunikasi yang efektif didalam pelaksanaan proyek.

Kata Kunci: Manajemen Komunikasi, Manajemen Risiko Pada Manajemen Proyek.

 

PENDAHULUAN

Manajemen komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

 

PEMBAHASAN

Salah satu faktor utama penentu keberhasilan sebuah proyek adalah manajemen komunikasi. Banyak penelitian menyatakan bahwa faktor tertinggi penyebab kegagalan proyek adalah buruknya manajemen komunikasi. Rata-rata, seorang Manajer Proyek menghabiskan waktu sekitar 85-90% dari waktu keseluruhan proyek dalam melakukan komunikasi. Oleh karena itu, sangat penting bagi Manajer Proyek untuk mengetahui strategi terbaik dalam mengelola komunikasi selama berjalannya proyek.

Manajemen Komunikasi Proyek sendiri merupakan salah satu kompetensi penting yang perlu dimiliki seorang Manajer Proyek dengan tujuan agar semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat, disimpan dan diatur dengan tepat. Berdasarkan PMBOK (Project Management Book of Knowledge) Guide – Sixth Edition, Manajemen Komunikasi Proyek adalah proses penting untuk memastikan efektifnya pengelolaan komunikasi/informasi proyek antara pelaksana proyek dan stakeholders. Manajemen Komunikasi Proyek juga merupakan salah satu dari 10 key knowledge areas rel="noopener noreferrer" pada PMBOK. Terdapat tiga proses utama pada manajemen komunikasi proyek, yakni:

 

·         Plan Communications Management, yakni membuat project communication management plan/perencanaan pola manajemen komunikasi yang dibutuhkan antara pelaksana proyek dan para stakeholders. Pada tahap ini, perlu juga dilakukan analisis stakeholder untuk menentukan pola komunikasi yang paling tepat. Langkah yang dilakukan pada proses ini adalah menentukan tujuan komunikasi, orang-orang yang akan menerima informasi tersebut, daftar informasi/message yang akan dikomunikasikan, metode yang digunakan dalam penyampaian informasi, serta frekuensi/jadwal penyampaian informasi. Pada proses ini juga dapat dilakukan penentuan metode untuk memperbaharui rencana komunikasi, metode penyelesaian masalah serta daftar istilah/terminologi. Project Communcation Management plan sebaiknya dibuat sedetil atau lebih spesifik sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik dan menyeluruh.

 

·         Manage Project Communications, yakni bagaimana Manajer Proyek membuat dan mendistribusikan informasi yang diperlukan untuk stakeholders tepat pada waktunya. Pada proses ini perlu adanya pertimbangan penting seperti penggunaan teknologi untuk meningkatkan distribusi informasi serta metode formal/informal untuk mendistribusikan informasi. Isu penting yang perlu diperhatikan pada proses ini adalah pengumpulan dan analisis data, penyusunan informasi, metode pendistribusian, storage untuk setiap dokumen, pengambilan informasi, serta pemusnahan informasi. Para proses ini juga dapat dilakukan analisis penanganan informasi agar didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu, pemilihan media komunikasi, pemahaman akan teknik komunikasi, teknik penyampaian berita “buruk” serta pengaturan jumlah jalur komunikasi. Pada proses ini, Manajer Proyek bertanggungjawab untuk mengumpulkan dan mendistribusikan informasi kinerja, termasuk laporan proyek, proses pengukuran dan perencanaan. Pelaporan kinerja yang dibuat antara lain laporan status proyek, laporan kemajuan proyek, serta laporan prakiraan.

 

 

·         Monitor Project Communication, yakni mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari stakeholders proyek serta menyelesaikan masalah yang ada. Pada proses ini, beberapa hal yang perlu dipastikan adalah kesesuaian pola komunikasi aktual dengan yang sudah direncanakan, diterimanya informasi proyek dengan baik oleh stakeholders, dipahaminya informasi proyek yang disampaikan kepada seluruh bagian proyek, serta penyelesaian konflik/ feedback dari seluruh anggota proyek. Hal penting lain yang perlu diperhatikan pada proses ini adalah mengelola stakeholders. Dua alat penting yang dapat digunakan untuk memahami kebutuhan stakeholders adalah matriks manajemen harapan dan catatan isu. Matriks manajemen harapan memuat informasi daftar ekspektasi pemangku kepentingan, prioritas serta guideline dalam mencapai ekspektasi. Sedangkan catatan isu memuat informasi daftar isu yang terjadi selama proyek berjalan, prioritas, target penyelesaian, penanggungjawab serta status isu. Catatan isu akan terus diperbaharui pada setiap rapat terjadwal.

 

Dalam pelaksanaan tiga proses utama manajemen komunikasi di atas, terdapat beberapa hal yang dapat meningkatkan komunikasi yang baik, diantaranya adalah pengelolaan konflik yang efektif, pengembangan keterampilan komunikasi yang lebih baik, pelaksanaan rapat yang efektif, penggunaan media komunikasi yang efektif, serta penggunaan template/format untuk komunikasi proyek.

 

 

 

Dalam proses penanganan konflik, terdapat beberapa metode yang dapat digunakan:

 

·         Confrontation or problem solving, yakni langsung menyelesaikan konflik dengan menggunakan pendekatan pemecahan akar masalah.

·         Compromise, yakni menggunakan pendekatan give and take.

·         Smoothing, yakni menekankan perbedaan dan menekankan kesepakatan.

·         Forcing, yakni pendekatan win-lose.

·         Withdrawal, yakni menarik dari ketidaksetujuan/perbedaan aktual atau potensial.

Berikut beberapa hal yang dapat diperhatikan dalam meningkatkan efektivitas manajemen komunikasi proyek selama masa pandemi: 

·         Communication Tools & Collaboration

Pemilihan media komunikasi menjadi hal penting di masa pandemi mengingat seluruh anggota proyek akan mengandalkan media tanpa harus tatap muka. Saat Manajer Proyek atau anggota proyek membutuhkan sebuah informasi, maka perlu diperhatikan seberapa penting dan seberapa banyak informasi tersebut, sehingga dapat diputuskan apakah komunikasi dilakukan melalui chat, telepon, email atau diperlukan sesi conferece call. Komunikasi perlu dilakukan sesegera mungkin jika terdapat urgensi keterlambatan proyek. Manajer Proyek perlu memastikan bahwa isu yang ada dapat segera terselesaikan dengan baik.

·         Meeting Management

Hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menjalankan rapat yang efektif. Poin-poin yang perlu menjadi perhatian adalah menentukan urgensi dari rapat, menetapkan tujuan dan hasil yang diharapkan, menentukan siapa peserta yang tepat untuk menghadiri rapat, menyampaikan agenda rapat kepada peserta sebelum pelaksanaan rapat, mempersiapkan materi dan bantuan visual/ ogistik yang dibutuhkan, menjalankan rapat secara profesional serta membangun hubungan yang baik diantara peserta rapat.

·         Touchpoints & Social Interaction

Di masa pandemi, anggota proyek bekerja mandiri di lokasi kerja masing-masing. Terlebih lagi banyak aktivitas yang dilakukan di rumah. Hal ini dapat memicu terjadinya stres, kebosanan dan bahkan kehilangan fokus dalam menjalankan proyek. Penting bagi Manajer Proyek untuk memastikan bahwa seluruh anggota proyek dalam keadaan fokus mencapai tujuan proyek dan mengerjakan tugas dan tanggungjawab sebagaimana mestinya. Selain itu, dalam setiap rapat atau pertemuan internal dapat dilakukan selingan percakapan ringan dan menyenangkan, atau juga permainan ringan agar anggota proyek mendapatkan happy hours di sela pekerjaan. 

·         Data Centralization

Salah satu hal yang seringkali menjadi kendala pada pelaksanaan proyek adalah perbedaan data atau informasi yang dimiliki setiap anggota proyek. Hal ini dapat memicu terjadinya kesalahan deliverables yang diterima oleh klien. Oleh karenanya, Manajer Proyek perlu membuat satu pusat data storage agar dapat diakses oleh anggota proyek secara real time serta memastikan penggunaannya oleh seluruh anggota proyek. Dan tentunya, Manajer Proyek perlu melakukan pengecekan setiap kali mengirimkan deliverables kepada klien agar sesuai dengan data terakhir yang disepakati.

·         Efficient Monitoring

Masa pandemi menuntut Manajer Proyek untuk melakukan monitoring jarak jauh dengan efektif. Salah satu alternatif untuk memastikan anggota proyek bekerja sesuai dengan target adalah adanya daily project monitoring serta dibuatnya dashboard untuk monitoring. Hal ini dilakukan untuk memastikan milestone setiap harinya dan memastikan anggota proyek menyelesaikan tugas sesuai dengan target yang ada. Selain itu, aktivitas ini dapat menjaga fokus anggota proyek agar tetap berada pada jalur yang tepat untuk mencapai tujuan proyek.

 

 

 

Masa pandemi memang memunculkan beberapa tantangan dalam manajemen komunikasi proyek, namun jika seluruh anggota proyek berkolaborasi dengan baik maka proyek dapat diselesaikan dengan baik dan dapat sesuai dengan ekspektasi.

 

 Kesimpulan

 

Di masa pandemi COVID-19 seperti ini, Manajer Proyek maupun seluruh pelaksana proyek menghadapi tantangan tersendiri mengenai manajemen komunikasi proyek karena adanya batasan dalam pertemuan tatap muka. Kondisi ini menuntut adanya penyesuaian secara cepat terhadap teknologi dan metode komunikasi yang digunakan. Jika proyek berlangsung dengan tanpa adanya tatap muka sama sekali, maka komunikasi yang dilakukan sepenuhnya mengandalkan teknologi dan kepercayaan pada setiap orang yang terlibat selama pelaksanaan proyek. Hal ini dapat mengakibatkan adanya kendala yang terkadang sulit untuk dihindari, seperti keterbatasan koneksi internet, kesulitan dalam pemantauan jarak jauh, kesulitan dalam melakukan follow up terhadap kinerja tim, serta terjadinya delay dalam pemecahan masalah. Hal ini seringkali dapat menjadi penyebab utama gagalnya atau terlambatnya penyelesaian proyek. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah melakukan perencanaan manajemen komunikasi yang tepat. Hal ini menuntut Manajer Proyek dan tim melakukan pemilihan metode komunikasi yang paling tepat digunakan agar informasi yang ada selama proyek berlangsung dapat dikelola dan didistribusikan secara efektif dan tepat waktu.

 

Referensi:

 

­https://tomps.id/perhatikan-7-hal-penting-ini-saat-mengelola-proyek-di-tengah-pandemi-covid-19/

­Tantangan Implementasi Manajemen Proyek Teknologi Informasi Dalam Masa Pandemi Covid-19, Bangkit Indonesia, Vol. 09, No.02, Bulan Oktober 2020

­https://repository.dinus.ac.id/docs/ajar/Chapter_10_Manajemen_komunikasi_proyek.pdf

­https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-manajemen-komunikasi-proyek/123857/4

­https://manprountel.wordpress.com/project-communication/

­https://www.lucidchart.com/blog/project-management-communication-plan