PENGARUH MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK TERHADAP KEBERHASILAN PROYEK

 

Oleh : Nur Qalby Nabila Haswadi (A18-NABILA)

Pengertian Komunikasi

            Komunikasi merupakan sebuah proses yang melibatkan penggunaan kata- kata, bunyi, tanda, atau tingkah laku untuk mengekspresikan atau menukar informasi atau untuk menyampaikan ide, pemikiran, atau perasaan, kepada orang lain. Komunikasi adalah apa yang dipahami oleh pendengar, bukan apa yang dikatakan oleh pembicara. Komunikasi telah diketahui sebagai salah satu faktor penting yang dapat menyebabkan gagal atau sukses nya suatu proyek (Rose, 2013). Komunikasi berperan penting dalam mencapai tujuan tersebut. Komunikasi menurut ruang lingkupnya dapat dibagi menjadi dua bagian utama, yaitu: komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Berjalannya komunikasi internal dan komunikasi eksternal secara baik dapat mendukung terciptanya hubungan yang baik dengan customer.

Manajemen Komunikasi Proyek

            Manajemen komunikas proyek merupakan kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek dengan tujuan utama agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat waktu, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan, dan diatur dengan tepat pula. Komunikasi yang buruk dapat menyumbang angka kegagalan pada sebuah proyek. Manajemen komunikasi proyek merupakan aspek yang penting dalam manajemen proyek. Hal ini dikarenakan komunikasi yang efektif merupakan jembatan yang menghubungkan antara stakeholder dengan budaya dan latar belakang organisasi yang berbeda, keahlian yang berbeda, sudut pandang dan minat yang berbeda, dimana akan berpengaruh terhadap pelaksanaan proyek.

Salah satu kunci sukses untuk kesuksesan proyek adalah komunikasi yang efektif. Kurangnya komunikasi dengan baik secara signifikan memberikan pengaruh yang negatif pada kualitas koordinasi kerja. Komunikasi yang jelek merupakan sumber konflik yang sering terjadi antar pribadi. Untuk menyimpulkan bahwa salah satu kekuatan yang paling menghambat suksesnya kinerja kelompok adalah kurangnya komunikasi yang efektif. Masalah komunikasi, konflik, dan kekacauan merupakan faktor yang dapat menghambat pelaksanaan proyek dan pengaturan tim proyek, pada proyek skala menengah dan besar, faktor komunikasi antar anggota proyek sangatlah penting, mengingat banyaknya individu yang tersebar di beberapa tempat bahkan area geografis yang berbeda.

Manajemen komunikasi proyek meliputi semua proses yang memastikan kesesuaian dan ketepatan dalam perencanaan, pengumpulan, pembuatan, penyebaran, penyimpanan, pengembalian, pengelolaan, pengontrolan, pengamatan, dan status dari informasi proyek (Rose, 2013). Sejak 1956, Kenneth Boulding telah mengidentifikasikan bahwa komunikasi adalah masalah yang dapat timbul saat sistem integrasi (Kerzner, 2010). Manajemen komunikasi proyek merupakan salah satu area pengetahuan project management. PMBOK Guide, the project management body of knowledge digunakan sebagai salah satu acuan manajemen proyek, dimana salah satu area pengetahuannya adalah manajemen komunikasi proyek.

Tahapan Manajemen Komunikasi

1.      Perencanaan komunikasi : Menentukan informasi dan komunikasi kebutuhan para pemangku kepentingan

2.      Distribusi Informasi : Membuat informasi yang diperlukan tersedia untuk para pemangku kepentingan proyek tepat pada waktunya

3.      Pelaporan Kinerja : Pengumpulan dan penyebaran informasi kinerja, termasuk laporan, proses pengukuran, dan perencanaan

4.      Mengelola stakeholders : Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari stakeholder proyek dan untuk menyelesaikan masalah

Perencanaan komunikasi

Perencanaan komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi, perencanaan komunikasi meliputi :

a.       Membuat analisis stakeholder untuk komunikasi proyek juga membantu dalam perencanaan komunikasi

b.      Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk format, konten, dan tingkat rincian.

c.       Metode atau teknologi yang disarankan untuk menyampaikan informasi.

Proses Utama Manajemen Komunikasi Proyek

1. Komunikasi Perencanaan
   Menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, dan bagaimana hal itu akan diberikan kepada mereka Distribusi Informasi pembuatan informasi yang diperlukan tersedia bagi stakeholder proyek secara tepat waktu.
2. Kinerja Pelaporan
   Mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja. Ini termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan informasi Penutupan yang menghasilkan, mengumpulkan, dan menyebarkan Administrasi untuk meresmikan fase atau penyelesaian proyek. 

KESIMPULAN

    Perencanaan, distribusi, dan laporan kerja komunikasi berpengaruh positif dan signifikan terhadap kinerja proyek. Salah satu kunci sukses untuk kesuksesan proyek adalah komunikasi yang efektif. Kurangnya komunikasi dengan baik secara signifikan memberikan pengaruh yang negatif pada kualitas koordinasi kerja. Manajemen komunikasi proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Komunikasi yang buruk dapat menyumbang angka kegagalan pada sebuah proyek

DAFTAR PUSTAKA

Rose, K. H. 2013. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Fifth Edition. Project management journal, 44(3), e1-e1

Kerzner, H. 2010. Organizing and staffing the project office and team. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, 141-144.

MODUL PPT 10. Manajemen Komunikasi Proyek . Universitas Mercu Buana. Jakarta .2022