Dasar-dasar Manajemen Pengadaan Proyek

Oleh: Shazfa Zakirah Yasmeenah (@A13-SHAZFA)

Abstrak

Dalam penulisan ini, akan dijelaskan dasar-dasar manajemen pengadaan dan memberikan strategi untuk menerapkan sistem ini di tempat kerja. Manfaat dari menggunakan manajemen pengadaan proyek meliputi, keandalan, penghematan finansial, manajemen waktu, kepatuhan industri, komunikasi, mengidentifikasi pemborosan, produktivitas, hubungan bisnis yang lebih baik lagi. Selain manfaat, penulisan ini juga membahas tentang tahapan manajemen pengadaan, cara meningkatkan manajemen pengadaan, serta penyelesaian kontak.

Kata Kunci: Manajemen Pengadaan Proyek

Abstract

In this paper, we will explain the basics of procurement management and provide strategies for implementing this system in the workplace. The benefits of using project procurement management include, reliability, financial savings, time management, industry compliance, communication, identifying waste, productivity, and better business relationships. Apart from the benefits, this paper also discusses the stages of procurement management, how to improve procurement management and settlement of contacts.

Keywords: Project Procurement Management

Pendahuluan

    Memahami proses manajemen pengadaan dapat membantu memfasilitasi alur kerja yang efisien untuk tim menjadi strategis tentang kapan, di mana, dan bagaimana memperoleh barang dan jasa eksternal.

    Manajemen pengadaan mengacu pada proses dan prosedur yang terkait dengan memperoleh pasokan untuk operasi bisnis. Karena tidak semua bisnis dapat secara internal memproduksi bahan mentah, pasokan, dan layanan yang terlibat dalam rantai pasokan mereka, banyak perusahaan menggunakan beberapa bentuk manajemen pengadaan untuk memenuhi permintaan konsumen dan mencapai tujuan bisnis.

    Praktik terbaik untuk manajemen pengadaan di organisasi dengan meninjau elemen dan teknik yang terlibat dalam proses pengadaan.

Pembahasan

Definisi

   Manajemen pengadaan proyek merupakan proses memproleh barang atau jasa dari pihak luar untuk memproleh barang ataupun jasa dari luar atau pun organisasi. Manajemen pengadaan sendiri adalah proses proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang atau jasa untuk bisa dibutuhkan dari sebuah proyek dari luar organisasi dan yang didukung nya.

   Menurut buku Strategic Proactive Procurement (Burt & Pinkerton, 2006), Manajemen Pengadaan adalah proses sistematik apa yang diputuskan, kapan dan berapa banyak yang dibeli, tindakan pembelian dan proses memastikan apa yang dibutuhkan dapat diterima tepat waktu sesuai dengan spesifikasi kuantiti dan kualitas. 

Manfaat manajemen pengadaan

• Keandalan: Dengan menerapkan kebijakan manajemen pengadaan yang konsisten, tim internal Anda dapat menjadi lebih andal dan konsisten dalam hal berbagi tanggung jawab pembelian.
• Penghematan finansial: Manajemen pengadaan melibatkan pengadaan sumber daya yang paling hemat biaya, menghasilkan penghematan anggaran yang signifikan.
• Manajemen waktu: Anda menggunakan waktu dengan lebih bijak jika Anda yakin dengan sistem manajemen pengadaan dan mampu mengotomatiskan tugas-tugas utama.
• Kepatuhan industri: Mempertimbangkan aturan dan peraturan kepatuhan industri ke dalam proses manajemen pengadaan Anda memastikan bahwa bisnis Anda dan mitranya semua memenuhi persyaratan penting untuk operasi.
• Komunikasi: Sistem manajemen pengadaan memudahkan karyawan internal untuk berkomunikasi satu sama lain tentang persediaan, pasokan, dan kebutuhan tenaga kerja mereka.
• Mengidentifikasi pemborosan: Saat menggunakan strategi manajemen pengadaan, akan lebih mudah untuk mengidentifikasi pemborosan dan ketidakefisienan yang terkait dengan perolehan persediaan.
• Produktivitas: Tim Anda dapat menjadi lebih produktif dan fokus pada tanggung jawab masing-masing ketika mereka memiliki sistem manajemen pengadaan yang andal yang memandu pekerjaan mereka.
• Hubungan bisnis yang lebih baik: Manajemen pengadaan tidak hanya dapat meningkatkan komunikasi internal, tetapi juga dapat menumbuhkan hubungan bisnis yang lebih baik dengan menetapkan harapan yang jelas dengan pemasok.

Tahapan Manajemen Pengadaan

Tahapan untuk  Manajemen Pengadaan ada 6 , diantaranya adalah:

1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan. Maksud dari tahapan ini yaitu menentukan apa yang dibutuhkan.
2. Perencanaan kontrak untuk melakukan kerja sama. Tahapan ini menggambarkan kebutuhan produk atau sevis agar bisa diperlukan dan digambarkan dalam RFP , kriteria evaluasi dan SOW.
3. Permintaan respon dari ditributor. Tahapan ini paling penting dalam pengadaan , karen aporses ini lah anda bisa mendapatkan informasi , tanggapan dan penwaran atau proposal apa yang bisa dijual.
4. Memilih distributor. Proses memilih supiler ini yang paling potensial melalu proses analisi adalah sipiler potensia; dan negosisasi.
5. Administrasi dan melakukan kontrak kerja sama. Administrasi dan melakukan kontrak kerja sama agar perjanjian dan kesepakatan bisa sesuai dengan pemikiran bersama.
6. Penutupan Kontral. Tutplah kontrak jika hasil sudah keluar dan evaluasi dengan membuat rencana pengadaan, alat dan teknik serta rencaman manajemen pengadaan.

Cara Meningkatkan Manajemen Pengadaan

1. Menentukan kapan harus melakukan outsourcing
2. Opsi pengadaan dokumen
3. Buat kontrol kualitas
4. Rekam perilaku vendor
5. Digitalisasi dan integrasikan
6. Atur notifikasi

Penyelesaian kontrak

Penyelesaian kontrak mencakup

1. Verifikasi produk untuk memutuskan apakah semua pekerjaan telah komplit dan sesuai dengan kriteria. 
2. Aktivitas administratif untuk meng- update seluruh catatan menjadi laporan akhir.
3. Mengarsip laporan untuk kepentingan masa datang. 

Kesimpulan

Manajemen pengadaan proyek merupakan proses memproleh barang atau jasa dari pihak luar untuk memproleh barang ataupun jasa dari luar atau pun organisasi. Proses pengadaan proyek mulai dari perencanaan pembelanjaan hingga penutupan kontrak.

Daftar Pustaka

Jaya, S. (2022). Manajemen Pengadaan Proyek.

Priharto, S. (2022). Manajemen Pengadaan: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya.

 Dutormasi. (2020). Manajemen Pengadaan Pada Proyek.