Perencanaan Manajemen Pengadaan Proyek

 

Oleh Dwi Arif Rahman (@A02-ARIF)

 

Definisi Manajemen Pengadaan

Manajemen pengadaan adalah suatu proses  yang menjamin tersedianya barang maupun  jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen pengadaan diperlukan pada  proses perencanaan, pelaksanaan dan proses  penyerahan proyek

Tahapan Manajemen Pengadaan

·         Perencanaan pengadaan, yaitu menetapkan apa saja yang perlu disediakan, dan kapan harus dilakukan. Memilih pemasok dan menetapkan kontrak kesepakatan kerja.

·         Perencanaan Permintaan (Solicitation planning) , yaitu mendokumentasi permintaan produk dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial, mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk Request for Proposal (RFP) dan mengembangkan kriteria evaluasi.

·         Permintaan (Solicitation), yaitu proses melakukan permintaan terhadap kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.

·         Seleksi sumber, yaitu memilih suplier-suplier potensial, mengevaluasi prospek suplier dan negosiasi kontrak.

·         Penyelesaian Kontrak, yaitu melakukan verifikasi produk dan audit kontrak

Perencanaan Pengadaan

·         Identifikasi kebutuhan-kebutuhan proyek  tentang produk/jasa yang akan dipenuhi dari luar organisasi.

·         Jika tidak ada kebutuhan produk/jasa dari luar berarti tidak ada proses manajemen pengadaan.

Tipe Kontrak

·         Penggunaan tipe kontrak tergantung pada situasinya:

·         Fixed price or lump sum contracts. Harga total tetap cocok untuk produk atau jasa yang sudah terdefinisi dengan baik.

·         Cost reimbursable contracts. Pembayaran kepada penjual produk/jasa untuk biaya langsung maupun tidak langsung.

·         Time and material contracts. Kombinasi dari kedua metode diatas.

·         Unit price contracts. Pembayaran dilakukan berdasarkan per unit produk/jasa.

·         Sebuah kontrak memungkinkan  memasukkan ke empat kategori tersebut.

 

Rencana Manajemen Pengadaan

·         Menggambarkan bagaimana proses pengadaan akan dikelola, dari mengembangkan dokumentasi untuk pemesanan keluar atau mengadakan kontrak.

·         Berisi berbagai hal berdasarkan kebutuhan proyek.

 

Statemen Kerja

Statement of Work (SOW)

·         SOW adalah deskripsi dari pekerjaan yang diinginkan untuk pengadaan.

·         Sebuah SOW adalah salah satu tipe dari statemen ruang lingkup.

·         Sebuah SOW yang baik akan memberikan pemahaman yang lebih baik bagi pembeli.

Menyeleksi Pemasok (Seleksi Sumber)

        Mencakup :

·         Evaluasi proposal yang diajukan dari para penjual.

·         Memilih yang terbaik .

·         Negosisasi kontrak.

·         Pelaksanaan kontrak.

 

Penyelesaian kontrak

Penyelesaian kontrak mencakup

·         Verifikasi produk untuk memutuskan apakah semua pekerjaan telah komplit dan sesuai dengan kriteria.

·         Aktivitas administratif untuk meng- update seluruh catatan menjadi laporan akhir.

·         Mengarsip laporan untuk kepentingan masa datang.

 

 

Daftar Pustaka

 

Anonim. 2022. Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa proyek. https://umb-post.mercubuana.ac.id/mod/resource/view.php?id=451200

Jaya, Safitri. 2022. Manajemen Pengadaan Proyek. https://umb-post.mercubuana.ac.id/mod/resource/view.php?id=451201