29 September 2022
28 September 2022
Mengenal Manajemen Proyek Agar Menjadi Efisien
Oleh : @A20-Kamaludin
Abstrak
Abstract
Management is generally seen as an effort to achieve a goal with resources as efficiently as possible. Meanwhile, the project is defined as a work plan with a certain achievement target completed within a certain time span. Collectively, project management is an approach or method for managing a project effectively and efficiently. This is to achieve a common goal so that the management project that is carried out does not have any obstacles while undergoing it.
Key words : Management, Project, Project Management.
Pendahuluan
Pembahasan
- Tahap Inisiasi
Tahapan manajemen proyek yang pertama ialah inisiasi pelaksanaan proyek. Pada bagian ini, perusahaan biasanya akan mendiskusikan sejumlah aspek, mulai dari tujuan, risiko, ruang lingkup, anggaran, timeline, hingga pemilihan project manager. - Tahap Perencanaan
Setelah seluruh aspek telah dipertimbangkan secara matang, kemudian perusahaan perlu membuat perencanaan guna memastikan bahwa proyek dapat terlaksana sesuai tujuan. Ini merupakan salah satu bagian terpenting dalam tahapan manajemen proyek. Pasalnya, seluruh rincian pelaksanaan akan dispesifikasikan berdasarkan kebutuhan klien. - Tahap Eksekusi
Bagian paling krusial dari suatu manajemen proyek adalah tahap implementasi. Ya, setelah rancangan proyek disusun serta disetujui oleh manajer dan stakeholder terkait, Pada tahap ini, project manager sangat berperan dalam memastikan seluruh kegiatan operasional dapat terealisasi berdasarkan panduan anggaran maupun jadwal yang sebelumnya telah ditentukan. - Tahap Pengawasan
Melakukan monitoring dan kontrol terhadap pengerjaan proyek juga merupakan hal penting yang tak boleh dilewatkan. Project manager wajib memantau setiap kegiatan operasional secara berkala supaya implementasinya tetap sesuai rencana dan terhindar dari kesalahan. - Tahap Penutupan
Tahap terakhir dari manajemen proyek adalah penutupan. Artinya, setelah tujuan proyek telah terealisasi, maka penggunaan sumber daya pun dihentikan, lalu project manager akan menyelesaikan perjanjian kontrak dengan pihak-pihak luar yang terlibat sebelumnya.
- Waterfall
Ketika menggunakan pendekatan ini, setiap tugas yang ada di dalam proyek harus diselesaikan satu persatu sebelum memulai tugas selanjutnya. - Critical path method
Metode ini kurang lebih sama dengan Waterfall, di mana ia menggunakan pendekatan yang sequential. Tugas penyelenggara yang menggunakan pendekatan project management ini adalah untuk memprioritaskan sumber daya yang dibutuhkan. - Critical chain project management (CCPM)
Pendekatan manajemen proyek CCPM berfokus kepada sumber daya yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas dan pekerjaan yang ada di dalam proyek. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa fokus utama dari proyek dapat benar-benar terlaksana. - Agile
Agile dalam project management adalah sebuah pendekatan yang berfokus kepada kolaborasi tim, dibandingkan dengan struktur hierarki. - Scrum
Berbeda dengan pendekatan tradisional, pendekatan Scrum memungkinkan anggota tim untuk memiliki beban tanggung jawab yang biasa diemban oleh project manager. - Kanban
Kanban dalam project management adalah sebuah pendekatan yang kurang lebih sama dengan Scrum. Akan tetapi, ia hadir dengan periode kerja yang bersifat lebih kontinyu. - Extreme programming (XP)
Pendekatan ini cocok untuk proyek dengan klien yang belum mengetahui apa yang dibutuhkan dari hasil akhir nantinya. Hal ini dikarenakan dengan menggunakan XP, project manager dapat melakukan percobaan dan memberi feedback terhadap klien. - Adaptive project framework (APF)
Pendekatan APF juga cocok untuk proyek berbasis teknologi dan informasi yang membutuhkan fleksibilitas dan juga tingkat adaptasi yang tinggi.
Kesimpulan
Referensi
Vinela S, Vin. (Juni 11, 2021). Pentingnya Penerapan Manajemen Proyek dalam Pelaksaan Sebuah Proyek.
Aliya, Humaira. (September 01, 2021). Penting untuk Kesuksesan Proyek Perusahaan, Kenali Metode Project Management. retrieved by : https://glints.com/id/lowongan/project-management/#.YzRranbP23A
MANAJEMEN PROYEK TIDAK DAPAT DIPANDANG SEBELAH MATA
ABSTAK
Dewasa ini, kebutuhan perusahaan terhadap
fungsi manajemen proyek tidak dapat dipandang hanya dengan sebelah mata. Hal
ini disebabkan karena dalam melakukan proses produksi, perusahaan harus mampu
menghasilkan suatu produk baik berupa barang ataupun jasa yang sesuai dengan
kriteria ,waktu dan besarnya biaya yang telah ditetapkan. Perubahan terhadap
salah-satu dari ketiga faktor tersebut dapat mempengaruhi dua faktor lainnya
yang tentunya juga akan berdampak pada besar kecilnya nilai keuntungan yang
dapat diperoleh perusahaan. Lalu seberapa besar pentingnya penerapan manajemen
proyek dalam suatu perusahaan? Manajemen proyek mulai dianggap penting saat
bangsa Amerika mengalami kegagalan yang sangat serius dalam kegiatan mega
proyek mereka
Manajemen proyek adalah
ilmu yang berkaitan dengan sebuah proses yang dilakukan untuk mencapai suatu
target dengan melakukan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian sesuai dengan
batasan waktu yang telah ditentukan. Peranan manajemen proyek dalam suatu pelaksanaan
proyek konstruksi sangatlah penting, mengingat proses pelaksanaan proyek
konstruksi ini bersifat dinamis. Hal ini dilatarbelakangi dengan selalu
berubahnya kebutuhan sumber daya, baik jenis maupun jumlah yang dibutuhkan.
Kata
Kunci: Proyek, Manajemen Proyek, S-Curve, Cause and
Effect Diagram
PENDAHULUAN
Proyek merupakan suatu
kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan
terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri
atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam
mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk
mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas
yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga
dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang
efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
Menurut Larson yang
diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:3-4), menjelaskan tujuan utama
proyek adalah memuaskan kebutuhan pelanggan. Disamping kemiripan, karakteristik
dari sebuah proyek membantu membedakan proyek tersebut dari yang lainnya dalam
organisasi.
Karakteristik utama
proyek adalah:
• Penetapan tujuan
• Masa hidup yang
terdefinisi mulai dari awal hingga akhir
• Melibatkan beberapa
departemen dan profesional
• Melakukan sesuatu
yang belum pernah dilakukan sebelumnya
• Waktu, biaya dan
kebutuhan yang spesifik
PEMBAHASAN
Proyek
Konstruksi
Salah satu dari jenis
proyek adalah Proyek Konstruksi. Komponen kegiatan utama proyek jenis ini
terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan dan
konstruksi. Produknya berupa pembangunan jembatan, gedung, pelabuhan, jalan
raya, dan sebagainya.
Di dalam suatu proyek
konstruksi, terdapat beberapa pihak yang terlibat di dalamnya. Pihak-pihak yang
terlibat tersebut secara garis besar dapat dikategorikan atas :
•
Pemilik Proyek (Owner)
Pemilik Proyek betindak sebagai badan
atau orang yang mempunyai gagasan dan berkewajiban membiayai proyek secara
keseluruhan.
•
Konsultan Proyek
Konsultan proyek mempunyai tugas dan
tanggung jawab menangkap ide dan gagasan dari pemilik proyek melalui manajemen konstruksi,
kemudian melakukan pengelolaan tahap demi tahap sampai ide tersebut terwujud. Konsultan
berfungsi sebagai penasehat terhadap pemilik proyek dan mewujudkan gagasan
tersebut.
•
Pelaksana (Kontraktor)
Kontraktor adalah sebagai pelaksana proyek
yang diberikan oleh pemilik proyek dengan pengarahan dan pengendalian yang
dilakukan oleh manajemen konstruksi, sehingga pelaksanaan sesuai dengan
perencanaan yang telah digariskan, dan mempunyai tanggung jawab dalam melaksanakan
gagasan atau ide menjadi nyata.
Pengertian
Manajemen Proyek
Manajemen adalah proses
merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota
serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang
telah ditentukan.
Dari berbagai
pengertian tersebut, manajemen adalah usaha manusia untuk mencapai tujuan
dengan cara yang paling efektif dan efisien. Usaha ini merupakan bagian dari
proses manajemen, yaitu rangkaian kegiatan yang dilakukan secara berurutan atau
kronologis. Rangkaian kegiatan meliputi penetapan tujuan (goal setting),
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating)
dan pengawasan atau pengendalian (controlling).
Proyek adalah usaha
yang mempunyai awal dan akhir dan dijalankan untuk memenuhi tujuan yang telah
ditetapkan dalam biaya, jadwal, dan sasaran kualitas. Dari definisi ini,
manajemen proyek dapat diartikan sebagai proses kegiatan untuk melakukan
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas sumber daya
organisasi yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu
dan sumber daya tertentu pula.
Tujuan
Manajemen Proyek
Tujuan pokok manajemen
adalah mengelola fungsi-fungsi manajemen sedemikian rupa sehingga diperoleh
hasil optimum sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan serta penggunaan
sumber daya yang efisien dan efektif.
Untuk mencapai tujuan
manajemen, perlu diusahakan pengawasan terhadap mutu, biaya, dan waktu. Oleh karena
itu, dilakukan pelaksanaan pengawasan mutu (quality control), pengawasan biaya
(cost control), dan pengawasan waktu pelaksanaan (time control). Ketiga
pengawasan ini dilakukan secara bersamaan.
Fungsi
Manajemen Proyek
Fungsi manajemen proyek
sebagai suatu proses, manajemen mengenal urutan pelaksanaan yang logis, yang
menggambarkan bahwa tindakan manajemen diarahkan pada pencapaian sasaran yang
telah ditetapkan karena penetapan tujuan (sasaran) merupakan tindakan manajemen
yang pertama, diikuti tindakan perencanaan (planning), organisasi (organizing)
dan koordinasi (coordinating), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan dan pengendalian
(controlling) dengan pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara efisien dan
efektif.
KESIMPULAN
Manajemen proyek
merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga
sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan
rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke
proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak
dianggap suatu proyek. Suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin
dicapai. Dalam mencapai tujuan tersebut,suatu proyek biasanya mempunyai
kegiatan yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasilakhir tertentu.
Proyek dapat dibagi-bagi menjadi sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan
dengan batas waktu tertentu untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dengan
tepat waktu.
DAFTAR
PUSTAKA
Dipohusodo,
Istimawan.1996.Manajemen Proyek dan Konstuksi jilid I,Yogyakarta:Kanisius
Modul Perkuliahan Mata Kuliah Manajamenen Proyek Industri. 2022. Universitas Mercu Buana
Husen, Abrar MT.2009.
Manajemen Proyek.Yogyakarta: C.V Andi Offeset
SIRKLUS MANAJEMEN DALAM PROYEK INDUSTRI
Oleh : Fauzi Ardiansyah (@A08-FAUZI)
Abstrak
Manajemen proyek adalah ilmu yang berkaitan dengan sebuah proses yang dilakukan untuk mencapai suatu target dengan melakukan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian sesuai dengan batasan waktu yang telah ditentukan. Peranan manajemen proyek dalam suatu pelaksanaan proyek konstruksi sangatlah penting, mengingat proses pelaksanaan proyek konstruksi ini bersifat dinamis. Hal ini dilatarbelakangi dengan selalu berubahnya kebutuhan sumber daya, baik jenis maupun jumlah yang dibutuhkan.manajemen proyek telah menjadi sebuah tema penting bagiorganisasi yang mengedepankan pengelolaan prosesbisnisnyasecaraprofesionaldan modern.
Kata kunci : Manajamen proyek, Proyek
PENDAHULUAN
Karakteristik utama proyek adalah kebaruannya. Ini biasanya merupakan langkah yang tick diketahui karena penuh dengan risiko bahkan ketidakpastian dari proyek tersebut. Di dalam proyek tidak ada dua proyek yang persis sama pada pengerjaannya, bahkan proyek yang berulangpun akan berbeda dari sebelumnya dalam satu atau lebih aspek komersial, administratif maupun fisiknya. Contohnya banyak proyek yang telah melebihi biayanya dengan jumlah yang sangat besar, terlambat atau bahkan ditinggalkan sebelum proyek tersebut selesai dikerjakan. Kegagalan seperti itu biasanya terlalu umum dalam industri, perdagangan, dan terutama pada sektor publik (Dennis Lock, 2013).
Manajemen proyek, dalam beberapa bentuk telah ada selama ribuan tahun, beberapa contoh penting adalah piramida raksasa, perjalanan Musa dari Israel keluar dari Mesir, kuil dan istana yang dibangun oleh Salomo, dan program pembangunan yang luar biasa dari orang-orang Yunani dan Romawi. Pencapaian proyek tersebut sama sekali diluar akal sehat kita dan. bertentangan dengan imajinasi, terutama mengingat alat yang digunakan pada masa itu.
PERMASALAHAN
Manajer proyek dan tim proyek memiliki satu tujuan bersama dalam melaksanakan pekerjaan proyek yaitu untuk memenuhi tujuan proyek. Setiap proyek memiliki permulaan, periode tengah di mana kegiatan memindahkan proyek menuju penyelesaian, dan akhir (sukses atau tidak berhasil). Proyek standar biasanya memiliki empat siklus utama berikut (masing-masing dengan agenda tugas dan masalah sendiri): permulaan, perencanaan, pelaksanaan, dan penutupan. Secara bersama-sama, siklus-siklus ini merepresentasikan cara yang diambil dalam mengerjakan proyek dari awal hingga akhir dan secara umum ini disebut sebagai siklus hidup proyek.
PEMBAHASAN
Definisi proyek
Proyek adalah sebuah usaha yang menghasilkan seperangkat pengiriman dalam waktu tertentu, biaya dan kualitas tertentu. Proyek berbeda dengan kegiatan operasi bisnis biasa, proyek yang dimaksud disini menurut Jason Westland (2006).
Pelaksanaan Proyek
Tahapan ini meliputi penerapan rencana-rencana yang dibentuk selama tahap perencanaan proyek. Ketika setiap rencana dilakukan, rangkaian manajemen proses diambil untuk memonitor dan mengontrol hasil dari pengiriman proyek. Hal ini mencakup perubahan pemeriksaan, dan segala hal risiko yang akan dihadapi, menginspeksi kualitas dari pengiriman dan mengukur setiap hasil pengiriman yang bertentangan dengan kriteria persetujuan. Setelah semua pengiriman telah dihasilkan dan pelanggan telah menerima solusi terakhir, maka proyek siap untuk diakhiri.
KESIMPULAN
Sirklus manajemen sebagai suatu ilmu dan seni (Management is a Science and Art) Manajemen sebagai suatu ilmu merupakan teori-teori yang telah tersusun secara sistematis dan teruji dalam praktek dan akan selalu berkembang. Merupakan suatu ilmu yang bersifat interdisiplinner yang memerlukan disiplin ilmu-ilmu lain dalam penerapannya, seperti statistic, matematika, filsafat, dsb sedangkan manajemen sebagai suatu seni,dimana dalam penerapannya memerlukan seni tersendiri yang dimiliki oleh seorang manajer, yang didasarkan pada bakat dan pengalamannya. Ilmu manajemen mengajarkan pengetahuan tentang manajemen,sedang seni manajemen mengajarkan tentang bagaimana melaksanakan sesuatu hal yang berkaitan dengan bidang manajemen.
REFERENSI
Modul 4 Manajemen Proyek Industri
Sitanggang, N., Simarmata, J., & Luthan, P. L. A. (2019). Pengantar konsep manajemen proyek untuk teknik. Yayasan Kita Menulis.
Triyadi, Agus. 2021. Manajemen Proyek.
STRATEGI PENINGKATAN PRODUKTIFITAS INOVASI KONSTRUKSI
Oleh : Luthfia Hamidah
ABSTRAK
Manajemen Inovasi adalah kombinasi dari manajemen dari proses inovasi dan manajemen perubahan. Hal ini mengacu pada produk, proses bisnis, dan inovasi organisasi. Manajemen inovasi terdiri dari serangkaian metode yang memungkinkan manajer dan insinyur untuk bekerja sama dengan kesamaan pemahaman mengenai proses dan tujuan. Manajemen inovasi memungkinkan organisasi untuk menanggapi peluang eksternal atau internal dan menggunakan kreativitas untuk memperkenalkan ide-ide, proses, atau produk.
PENDAHULUAN
Inovasi dapat diartikan sebagai proses dan/atau hasil pengembangan pemanfaatan/mobilisasi pengetahuan, keterampilan (termasuk keterampilan teknologi) dan pengalaman untuk menciptakan atau memperbaiki produk (barang dan/atau jasa), proses, dan/atau sistem yang baru, yang memberikan nilai yang berarti atau secara signifikan (terutama ekonomi dan sosial).
Proses inovasi dapat didorong atau ditarik melalui pembangunan. Yang mendorong proses ini didasarkan pada teknologi baru atau teknologi yang telah ada, dimana organisasi memiliki akses, dan mencoba untuk menemukan aplikasi yang menguntungkan.
Industri konstruksi pada dasarnya adalah industri kreatif. Terdapat banyak sekali elemen yang merupakan ruang terbuka untuk diinovasi. Hal ini karena tiap proyek terdiri atas sangat banyak item pekerjaan.
Item pekerjaan yg terdapat pada BQ proyek biasanya mencapai ratusan item pekerjaan yang biasanya masih bisa diuraikan menjadi sub-item pekerjaan. Dimana pada masing-masing item pekerjaan tersebut jika diurai terdapat aspek produk, metode pelaksanaan, dan manajemen pelaksanaan.
Item pekerjaan pile cap misalnya. Jika diuraikan dapat menjadi galian tanah, perataan tanah, lantai kerja, bekisting dinding, pemasangan tulangan, pengecoran, dan penimbunan tanah kembali. Lalu dari sisi produk jika diambil dari salah satu sub-itemnya adalah bekisting dinding pile cap yang bisa dari material bataco, bekisting kayu, bekisting sisa bobokan pancang, dll. Dari sisi metode pelaksanaan dapat berupa pengecoran bertahap (jika volume besar), pengecoran dengan bantuan pompa, pemasangan tulangan dengan full prefab atau sebagian prefab, prafab 2 bagian, dll.
PEMBAHASAN
Ada beberapa strategi yang disimpulkan berdasarkan pengalaman yang dihubungkan dengan aspek weakness industri konstruksi seperti yg telah dijelaskan pada tulisan sebelumnya, yaitu :
1. WAKTU KHUSUS – Di awal proyek (fase planning), harus disediakan waktu / sesi khusus dengan frekuensi yang memadai untuk diskusi terkait identifikasi masalah, dan ide2 problem solving. Hal ini karena, masa awal proyek adalah golden period dalam mencetuskan ide2 inovasi. Pada saat fase execution, hampir semua tim berada dalam load yang tinggi dimana mereka sudah terlalu sibuk untuk memikirkan inovasi.
2. RUANG LINGKUP INOVASI YG FOKUS – Memberikan fokus lingkup pekerjaan / masalah untuk dilakukan inovasi. Strategi fokus ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas ide karena terlalu banyak aspek / masalah untuk dipikirkan ide inovasi akan kurang efektif. Lebihbaik fokus pada aspek / masalah yang lebih sedikit namun dampak bersifat / berpotensi melingkupi pareto dari keseluruhan proyek.
3. KONVERSI TEKANAN MENJADI TANTANGAN – Pemimpin harus mendorong iklim inovasi dengan mengubah masalah menjadi tantangan. Melalui persepsi masalah adalah tantangan bagi tim, ternyata cukup efektif untuk meningkatkan produktifitas atas ide2 inovasi. Unsur tekanan / stress akan berubah menjadi spirit.
4. LEADERSHIP DG ROLE MODEL – Pemimpin juga harus memberikan contoh yang baik dengan memulai aktifitas inovasi dari dirinya sendiri. Perlu disadari bahwa inovasi pada dasarnya adalah suatu culture dan agent of culture adalah pimpinan. Sedangkan cara paling efektif untuk mempengaruhi tim bagi pemimpin adalah dengan memberi contoh.
5. SUASANA KONDUSIF – Membentuk iklim yang kondusif bagi inovasi terutama suasana pendukung kreatifitas. Hal ini dapat dilakukan dengan cara membentuk kesepakatan untuk selalu menghargai ide kreatif apapun dari tim, ruang kerja / kantor yang nyaman, dll. Contoh bagus dapat mencontoh bagaimana perusahaan google mendesign kantor yang kondusif bagi kreatifitas ide2 inovasi.
6. KOLABORASI – Pola Diskusi sebaiknya melibatkan sebanyak mungkin pihak / personil yang terkait. Hal ini sederhananya karena dua kepala lebih baik dari satu kepala. Kolaborasi juga bisa tidak terbatas dalam satu tim proyek karena terdapat beberapa proyek yang mungkin menghadapi masalah yang sama yang memerlukan inovasi. Sehingga kolaborasi akan lebih baik dilakukan lintas proyek
7. STRATEGI DISKUSI / BRAINSTORMING – Ada tiga strategi penting yaitu dimulai dengan edukasi teknik kreatifitas pada tim di awal proyek atau sebelum diskusi. Hal ini karena tiap orang memiliki kecenderungan menggunakan satu atau beberapa teknik kreatifitas tertentu saja. Padahal teknik kreatifitas sangat variatif. Kedua adalah Diskusi / brainstorming juga tidak boleh menjatuhkan semangat inovasi tim yang biasanya karena buru-buru “cut” pendapat anggota diskusi. Ketiga adalah dengan teknik provokasi. Teknik ini yaitu dengan mendapatkan beberapa solusi yang proven yang ada yang bersifat “menggugah” atau “menantang” anggota diskusi. Solusi proven dapat dicari dari banyak referensi dan sumber (buku, jurnal, informasi expert, internet,dll)
8. REWARD AND NO PUNISHMENT – Memberikan reward yang sesuai bagi personil dengan ide2 inovasi yang berkualitas. Contoh gampang adalah dengan membuat program di proyek “Best Innovator” dalam frekuensi waktu tertentu (tiap minggu atau tiap bulan). Reward sederhana ini penting sebagai bukti penghargaan pimpinan / manajemen atas effort lebih dari karyawan. Khusus untuk inovasi, sangat dilarang adalah suatu punishment atas kegagalan penerapan inovasi atau social punishment atas ide2 yg mungkin dianggap tidak bermutu.
KESIMPULAN
Pada akhirnya, inovasi bukanlah apa-apa tanpa eksekusi yang hebat itulah inti dari manajemen proyek. Namun, eksekusi yang hebat tidak akan menghasilkan hasil yang terbaik jika tidak didorong oleh strategi yang jelas dan kohesif. Strategi dan implementasi atau strategi dan manajemen proyek perlu bekerja sama secara erat dan perlu beradaptasi dengan cara yang terkoordinasi saat situasi berkembang.
DAFTAR PUSTAKA
https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_inovasi
https://wakool.id/blog/471-inovasi-untuk-hasil-yang-lebih-optimal---project-management-series
https://manajemenproyekindonesia.com/?p=3773
RUANG LINGKUP MANAJEMEN PROYEK (SIKLUS HIDUP PROYEK, PROSES MANAJEMEN PROYEK, MEMBANGUN INOVASI PROYEK)
Oleh
Oliver
Gideon Parsaoran (@A12-OLIVER)
41620010026
Abstrak
Artikel
ini menjelaskan tentang siklus hidup proyek, proses manajemen proyek, dan membangun
inovasi proyek
Kata
kunci: Manajemen, proyek, siklus hidup, proses, inovasi
Abstract
This
article describes the project life cycle, project management process, and
building project innovation
Keywords:
Management, project, life cycle, process, innovation
PENDAHULUAN
Proyek
Merupakan upaya sementara yang dilakukan dalam suatu industri untuk menciptakan
sebuah produk, layanan, atau hasil yang unik. Sebuah proyek bersifat sementara
karena memiliki awal dan akhir waktu yang pas, dan karenanya menentukan lingkup
dan sumber daya.
Dan
sebuah proyek bersifat unik, dikarenakan bukan merupakan operasi rutin, tetapi
merupakan serangkaian operasi khusus yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
Jadi, tim proyek seringkali melibatkan orang-orang yang biasanya tidak bekerja
bersama, kadang-kadang dari organisasi yang berbeda dan dari bisa lintas
geografi.
Salah
satu contoh proyek yaitu, pengembangan perangkat lunak untuk aplikasi bisnis,
pembangunan gedung atau jembatan, upaya pemulihan setelah bencana alam,
perluasan penjualan ke pasar geografis baru, riset, penyusunan sebuah buku dan
lain-lain. Inti dari kegiatan suatu proyek yaitu adanya kegiatan awal dan juga
akhir dari suatu proses kerja.
Manajemen
adalah suatu proses untuk memanfaatkan sumberdaya manusia dan sumber daya
lainnya untuk mencapai tujuan tertentu, sehingga tujuan tersebut tercapai
secara efisien/tepat guna dan efektif/hasil guna. Maka dapat disimpulkan bahwa
Manajemen Proyek adalah Suatu proses manajemen pada suatu proyek dari awal
hingga akhir proyek agar tujuan proyek tercapai dengan baik, tepat waktu,
sesuai mutu yang disyaratkan dan sesuai biaya yang disediakan. Manajemen Proyek
merupakan penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk kegiatan
proyek agar memenuhi persyaratan proyek. Dan semua harus dikelola secara ahli
untuk memberikan hasil yang tepat waktu, sesuai anggaran, pembelajaran dan
integrasi yang dibutuhkan organisasi.
PEMBAHASAN
I.
Siklus Hidup Proyek
Siklus
hidup proyek merupakan kumpulan fase. Beberapa organisasi menentukan
serangkaian siklus hidup untuk digunakan di semua proyek. Siklus hidup proyek
menentukan pekerjaan apa yang akan dilakukan di setiap fase, siapa yang
terlibat dalam setiap fase, dan bagaimana manajemen akan mengontrol dan
menyetujui pekerjaan yang dihasilkan di setiap fase.
Dua
fase proyek tradisional pertama (konsep dan pengembangan) fokus pada
perencanaan, dan sering disebut sebagai kelayakan proyek atau project
feasibility. Dua fase terakhir (implementasi dan penutupan) fokus pada
pelaksanaan pekerjaan aktual, dan sering disebut sebagai akuisisi proyek.
Setiap fase proyek harus berhasil diselesaikan sebelum tim melanjutkan ke fase
berikutnya. Pendekatan siklus hidup proyek ini memberikan kontrol manajemen
yang lebih baik dan tautan yang sesuai dengan operasi organisasi yang sedang
berlangsung.
1.1.
Fase Proyek
1) Fase Konsep
Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan
proyek, persiapan tentang estimasi biaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan
dalam proyek. Dalam fase konsep, manajer biasanya mengembangkan kasus bisnis,
yang menggambarkan kebutuhan proyek dan konsep dasar yang mendasarinya.
Perkiraan biaya awal atau kasar dikembangkan dalam tahap pertama ini, dan
gambaran umum dari pekerjaan yang diperlukan akan dibuat. Salah satu alat bantu
untuk membuat gambaran pekerjaan yang dibutuhkan adalah work breakdown
structure (WBS). Sebuah WBS menguraikan pekerjaan proyek dengan menguraikan
kegiatan kerja menjadi berbagai tingkat tugas. WBS adalah dokumen berorientasi
penyampaian yang mendefinisikan cakupan total proyek. Dalam fase konsep, WBS
biasanya hanya memiliki dua level.
2) Fase Pengembangan
Setelah fase konsep selesai, fase proyek berikutnya
adalah fase pengembangan. Dalam fase pengembangan, tim proyek membuat rencana
manajemen proyek yang lebih rinci, perkiraan biaya yang lebih akurat, dan WBS
yang lebih menyeluruh. Sebagai contoh misalkan laporan pada fase konsep
menyarankan bahwa mewajibkan siswa untuk memiliki tablet adalah salah satu cara
untuk meningkatkan penggunaan teknologi di kampus. Tim proyek kemudian dapat
mengembangkan gagasan ini lebih jauh dalam fase pengembangan. Tim harus
memutuskan apakah siswa akan membeli atau menyewa tablet, jenis perangkat keras
dan perangkat lunak yang dibutuhkan tablet, berapa biaya yang harus ditagih
kepada siswa, bagaimana menangani pelatihan dan pemeliharaan, dan bagaimana
mengintegrasikan teknologi baru dengan kursus saat ini. Namun, jika laporan
fase konsep menunjukkan bahwa tablet bukanlah ide yang baik untuk kampus, maka
tim proyek tidak akan lagi mempertimbangkan untuk meningkatkan penggunaan
teknologi dengan membutuhkan tablet dan akan membatalkan proyek sebelum
pengembangan. Pendekatan bertahap ini meminimalkan waktu dan uang yang
dihabiskan untuk mengembangkan proyek yang tidak sesuai. Ide proyek harus
melewati fase konsep sebelum berkembang ke fase pengembangan.
3) Fase
Implementasi
Fase
ketiga dari siklus hidup proyek tradisional adalah implementasi. Dalam fase
ini, tim proyek membuat perkiraan biaya yang pasti atau sangat akurat,
memberikan pekerjaan yang diperlukan, dan memberikan laporan kinerja kepada
pemangku kepentingan. Sebagai contoh misalkan sebuah perguruan tinggi mengambil
ide untuk mewajibkan siswanya memiliki tablet melalui fase pengembangan. Selama
tahap implementasi, tim proyek perlu mendapatkan perangkat keras dan perangkat
lunak yang diperlukan, memasang peralatan jaringan yang diperlukan, mengirimkan
tablet kepada siswa, membuat proses untuk mengumpulkan biaya, dan memberikan
pelatihan kepada siswa, fakultas, dan staf. Orang lain di kampus juga akan
dilibatkan dalam tahap implementasi. Fakultas perlu mempertimbangkan cara
terbaik untuk memanfaatkan teknologi baru. Staf perekrutan harus memperbarui
materi mereka untuk mencerminkan fitur baru perguruan tinggi ini. Keamanan
perlu mengatasi masalah baru yang mungkin timbul dari siswa yang membawa
peralatan mahal. Tim proyek biasanya menghabiskan sebagian besar tenaga dan
uangnya selama tahap pelaksanaan proyek.
4) Fase
Penyerahan Proyek
Fase
terakhir dari siklus hidup proyek tradisional adalah fase penutupan. Di
dalamnya, semua pekerjaan selesai, dan pelanggan harus menerima keseluruhan
proyek. Tim proyek harus mendokumentasikan pengalamannya pada proyek dalam
laporan pembelajaran. Contoh yang dibahas pada fase sebelumnya terkait ide
tablet, jika berhasil sampai tahap implementasi dan semua siswa menerima
tablet, tim proyek kemudian akan menyelesaikan proyek dengan menutup semua
aktivitas terkait. Anggota tim dapat melakukan survei kepada mahasiswa,
fakultas, dan staf untuk mengumpulkan pendapat tentang bagaimana proyek
berjalan. Mereka akan memastikan bahwa semua kontrak dengan pemasok
diselesaikan dan pembayaran yang sesuai telah dilakukan. Mereka akan
mentransisikan pekerjaan di masa mendatang terkait proyek tablet ke bagian lain
organisasi. Tim proyek juga dapat berbagi laporan pembelajaran dengan perguruan
tinggi lain yang sedang mempertimbangkan program serupa.
1.2. Implementasi Model Metode Pengembangan Sistem
Tahapan
yang memungkinkan kegiatannya mengimplementasikan model metode pengembangan sistem
adalah pada fase development atau fase pengembangan. Karena pada fase ini
adalah fase untuk proses pengembangan dari fase sebelumnya yaitu fase konsep.
Implementasi model yang dapat digunakan sebagaimana kerangka kerja atau
framework untuk menggambarkan tahapan pengembangan sistem informasi atau biasa
disebut SDLC bisa menggunakan model yang populer seperti model waterfall, model
spiral, model incremental release, model RAD atau yang terakhir model
prototyping.
II.
Proses Manajemen Proyek
Berdasarkan
PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) yang dikembangkan oleh
Project Management Institute (PMI), siklus atau tahapan manajemen proyek
meliputi lima tahap fase yang berbeda yaitu initiation, planning,
execution, monitoring, dan project closure. Manajer proyek kemudian akan
menggunakan metodologi manajemen proyek untuk mengelola lima tahap ini untuk
mencapai hasil yang maksimal. Berikut kelima tahapan manajemen proyek tersebut.
1) Project
Initiation
Tahapan
manajemen proyek yang pertama adalah fase initiation yaitu ketika Anda harus
membuktikan bahwa proyek tersebut memiliki value dan layak untuk dijalankan.
Tahap ini biasanya akan dimulai dengan pembuatan dokumen business case yang
berisi penjelasan akan kebutuhan proyek serta perkiraan potensi keuntungan
finansial. Untuk membuat dokumen tersebut, manajer proyek akan mengumpulkan
beragam informasi mulai dari manfaat proyek, kerugian, biaya, serta risiko yang
mungkin muncul. Dengan demikian, proyek dapat dinilai apakah layak untuk
dijalankan dalam waktu dan biaya yang wajar dan normal. Jika proyek mendapat
“lampu hijau”, maka manajer proyek perlu membuat piagam proyek atau Project
Initiation Document (PID) untuk menguraikan tujuan dan persyaratan proyek.
Dokumen tersebut juga harus berisi informasi akan kebutuhan bisnis dan pemangku
kepentingan, serta business case.
2) Project
Planning
Setelah
proyek disetujui untuk dijalankan maka tahapan manajemen proyek yang kedua
adalah project planning atau perencanaan. Fase ini dapat dikatakan sebagai
kunci keberhasilan manajemen proyek dan memiliki fokus pada pengembangan
roadmap untuk diikuti semua anggota tim. Project planning dapat dimulai dengan
menentukan goals bisnis yang ingin dicapai. Salah satu metode populer yang
sering dipergunakan untuk menentukan tujuan bisnis adalah metode SMART yaitu
Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound. Metode ini dapat
membantu Anda untuk menentukan tujuan bisnis agar sesuai dengan 5 kriteria di
dalamnya (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound). Dengan
demikian, anda dapat membuat goals secara spesifik serta memungkinkan untuk
dapat dicapai. Di tahap ini,
scope, biaya, sumber daya yang tersedia, serta jadwal proyek akan ditentukan.
Selain itu, peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim juga akan
didefinisikan dengan jelas sehingga setiap orang yang terlibat akan mengetahui
masing-masing tanggung jawab. Di
tahap ini, manajer proyek akan menyiapkan beberapa dokumen untuk memastikan
proyek tetap berjalan dengan baik sesuai dengan rencana seperti:
· Work Breakdown Schedule (WBS). Diagram yang memecah ruang lingkup proyek menjadi
beberapa bagian untuk dapat dikelola oleh tim
· Gantt Chart.
Bagan yang memberikan tampilan visual mengenai jadwal tugas dari waktu ke waktu
· Scope Statement. Dokumen yang mendefinisikan kebutuhan bisnis, manfaat proyek, tujuan,
hasil akhir yang terukur, serta poin penting lainnya
3) Project
Execution
Tahapan
manajemen proyek yang selanjutnya adalah project execution dimana produk yang
dikelola dalam proyek akan dikembangkan dan diselesaikan. Selama tahap ini,
manajer proyek akan mengalokasikan kembali sumber daya yang dibutuhkan agar tim
tetap bekerja. Sebagian orang beranggapan bahwa tahapan ini terasa
seperti inti dari proyek karena banyak aktivitas dan pekerjaan yang dilakukan
selama tahap execution. Beberapa diantaranya seperti menjalankan rencana
manajemen proyek, tugas-tugas yang sudah ditetapkan akan dikerjakan,
memperbarui jadwal proyek, mengubah rencana proyek sesuai kebutuhan, mengelola anggaran
yang tersedia, dan masih banyak lagi. Secara garis besar, pada tahap
eksekusi ini ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu:
·
Manajemen tugas
·
Manajemen jadwal
·
Pengelolaan biaya atau anggaran
·
Pengelolaan kualitas
Selain
itu, di tahap ini komunikasi yang baik dengan pemangku kepentingan menjadi
bagian penting yang perlu dilakukan. Oleh karena itu, tim akan mengadakan
pertemuan rutin dengan pemangku kepentingan untuk menghindari kesalahpahaman
serta menyesuaikan proses kerja dengan lebih baik untuk mendapatkan hasil yang
sesuai harapan.
4) Project
Monitoring
Project
monitoring mengacu pada pemantauan kemajuan dan kinerja proyek untuk memastikan
bahwa semua aktivitas yang terjadi sejalan dengan rencana manajemen proyek yang
sudah dibuat. Dengan proses monitoring ini, maka ketika terjadi penyimpangan
maka Anda dapat segera mengetahui dan memperbaikinya. Seorang manajer
proyek biasanya akan menggunakan Key Performance Indicators (KPI) untuk melihat
apakah proyek tersebut berjalan sesuai rencana. Manajer proyek biasanya
akan memantau beberapa aspek untuk mengukur kinerja proyek yang sedang
berjalan, seperti:
·
Scope proyek
·
Distribusi anggaran
·
Jadwal dan tenggat waktu proyek
·
Kualitas dari produk yang dikembangkan,
dan lain-lain.
Secara
garis besar, tujuan utama dari tahap ini adalah untuk mengontrol dan memastikan
bahwa proyek yang berjalan tidak keluar jalur atau rencana.
5) Project
Closure
Tahapan
manajemen proyek yang terakhir adalah project closure atau penutupan proyek. Di
tahap ini, hasil akhir akan disajikan kepada klien atau para pemangku
kepentingan. Setelah produk atau hasil akhir disetujui, maka produk akan
dirilis dan manajer proyek akan meninjau dan menyelesaikan dokumen-dokumen yang
diperlukan. Manajer proyek dapat mengarsipkan dokumentasi proyek untuk
digunakan lebih lanjut sebagai contoh pada proyek lain atau kebutuhan yang
lain. Untuk mengakhiri proyek, manajer proyek perlu mendapatkan
konfirmasi dari semua pihak baik itu dari pemangku kepentingan, klien, bahkan
tim. Dengan demikian, maka tidak ada lagi permintaan perubahan di menit-menit
terakhir. Manajer proyek juga akan secara resmi merilis sumber daya yang
dipergunakan dalam pengerjaan proyek baik itu anggota tim, kontraktor
eksternal, atau yang lain. Setelah kontrak berakhir, manajer proyek dan
tim dapat melakukan Post-Mortem untuk mengevaluasi apa saja yang berjalan
dengan baik serta mengidentifikasi kegagalan yang terjadi di dalam pelaksanaan
proyek tersebut. Hal ini diperlukan agar tim dapat melakukan perbaikan untuk
proyek-proyek lain di masa depan.
III.
Membangun Inovasi Proyek
Wikipedia
menyatakan bahwa "inovasi dapat diartikan sebagai proses dan/atau hasil
pengembangan pemanfaatan/mobilisasi pengetahuan, keterampilan (termasuk
keterampilan teknologi) dan pengalaman untuk menciptakan atau memperbaiki
produk (barang dan/atau jasa), proses, dan/atau sistem yang baru, yang
memberikan nilai yang berarti atau secara signifikan (terutama ekonomi dan
sosial).
3.1.
Inovasi Incremental dan Disruptive
Inovasi
Incremental adalah proses untuk terus meningkatkan produk, proses, merek, atau
model bisnis yang ada. Sebuah perusahaan mungkin memiliki keunggulan kompetitif
di pasar mereka dalam beberapa cara—dengan produk yang diinginkan dan dibedakan,
proses yang sangat efisien, merek yang membuat iri dan sulit untuk ditiru, atau
cara yang sangat unik untuk mengemas semuanya dalam model bisnis yang efektif.
Memang, perbaikan kecil dari inovasi tambahan dapat bertambah seiring waktu,
tetapi juga dapat menawarkan pengembalian investasi yang semakin berkurang.
Inovasi
Disruptive adalah di mana sebuah organisasi mengimplementasikan ide untuk
produk, proses, merek atau model bisnis yang awalnya bahkan tidak bersaing
dengan penawaran yang ada. Alih-alih secara bertahap meningkatkan apa yang ada,
pengganggu mengambil pendekatan yang sama sekali berbeda untuk masalah
tersebut, biasanya menawarkan solusi untuk sebagian kecil pelanggan yang kurang
terlayani dengan biaya yang jauh lebih rendah dan dengan set fitur minimum.
3.2.
Hal Yang Yapat Membantu Individu Berpikir Lebih Inovatif
· Kembangkan
rasa ingin tahu yang kreatif
· Latih
rasa ingin tahu analitis
· Ekspresikan
empati
· Pastikan
inklusivitas
· Berkolaborasi
· Berbagi
visi bersama
· Tunjukkan
keberanian
· Rangkullah
eksperimen
· Jadilah
gesit
· Berkomitmen
pada inovasi untuk jangka panjang
3.3.
Hal Yang Berpotensi Menghambat Sebuah Proyek Inovasi
1) Kurang
fokus dan struktur
Komitmen
berlebihan ternyata bisa menghambat perusahaan mewujudkan inisiatif inovasi.
Sepertiga dari responden mengaku dibebani terlalu banyak proyek. Hal ini
umumnya terjadi di perusahaan-perusahaan yang sedang tumbuh pesat, di mana 41%
dari responden melaporkan adanya terlalu banyak inisiatif yang harus dikerjakan
secara bersama-sama. Kendala lain adalah tim inovasi yang terpisah dari bisnis inti.
2) Kurang kepemimpinan
Tim bisnis dipandang kurang memiliki komitmen, ditambah lagi
tidak ada kepemilikan (ownership) yang jelas terhadap proyek tersebut. Ini
kendala yang sejak dulu kerap terjadi dalam merealisasikan inisiatif teknologi
dan bisa menjadi hambatan utama bagi perusahaan dalam berinovasi.
3) Keterlibatan pelanggan sebagai indikator keberhasilan
Dalam mengukur ROI, organisasi mulai beranjak dari Key
Performance Indicator (KPI) tradisional, yaitu produktivitas karyawan (52%) dan
pendapatan (53%); dan makin memerhatikan area-area, seperti pengalaman
pelanggan (57%) dan retensi (52%).
KESIMPULAN
Tantangan
utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek
dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. Pada
umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan
dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan
"triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan semakin
meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan
proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan
keempat yaitu faktor keselamatan.
REFERENSI
K.
Schwalbe, Information Technology Project Management 8e, 8 Edition. Boston
USA: Cengage Learning USA, 2016.
P.
M. Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 5th ed.
Pennsylvania: Project Management Institute, Inc., 2013.
https://manpro.id/blog/manajemen-proyek-manpro/
https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek
https://www.logique.co.id/blog/2021/04/28/tahapan-manajemen-proyek/
Manajemen Proyek (Kumpulan Video Semester Ganjil 22-23)
MANAJEMEN KUALITAS PROYEK MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK PENGEMBANGAN ORGANISASI PROYEK PEMBIAYAAN PROYEK RUANG LINGKUP ...
-
Oleh: Shazfa Zakirah Yasmeenah (@A13-SHAZFA) Abstrak: Perencanaan merupakan salah satu fungsi vital dalam kegiatan manajemen proyek. Karena...
-
Metode Kurva S Dalam Penjadwalan Proyek Disusun oleh: Dinda Damarisa Anggadewi (@A07-DINDA) Absrak Pada manajemen proyek, tahap perencanaa...
-
Oleh : Ryan Setya Rama (@A09-RYAN) Abstrak Setiap perusahaan berusaha meraih kepuasan konsumen untuk mendapatkan loyalitas konsumen. Kepu...