Bagaimana Tahapan Perencanaan Pengendalian Proyek?

Luhfia Hamidah (@A19-LUTHFIA)

1.       Memahami Rencana Pengendalian Proyek

Rencana komunikasi proyek menjelaskan tipe-tipe komunikasi utama yang akan dilakukan selama proyek berlangsung. Rencana kontrol perubahan menjelaskan bagaimana cara penanganan perubahan proyek. Rencana manajemen mutu mendaftar cara-cara evaluasi dan kontrol kualitas (mutu). Dua rencana terakhir, pemerolehan proyek dan rencana penyelesaian proyek, tidak dipakai di semua organisasi, tetapi sangat berguna ketika proyek harus menangani kontrak dan ketika manajer proyek menghadapi kesulitan untuk menutup proyek.

2.       Mengembangkan Rencana Komunikasi

Saluran komunikasi adalah garis komunikasi antara dua pihak. Dalam sebuah proyek, ada garis-garis komunikasi di dalam tim dan dari tim ke stakeholder eksternal. Saluran komunikasi merepresentasikan garis komunikasi antara dua orang atau dua kelompok orang. Garis komunikasi utama dalam setiap proyek antara lain adalah:

· manajer proyek dan tim proyek.

· manajer proyek dan sponsor.

· manajer proyek dan stakeholder.

· tim dan tim.

Masing-masing garis komunikasi bersifat dua arah meskipun informasi yang disampaikan dalam masing-masing arah akan sangat berbeda

 

3.       Mengembangkan Rencana Kontrol Perubahan

Tujuan utama ddari rencana kontrol adalah meminimalkan gangguan cakupan proyek. Dengan cara ini anda dan tim anda diberi jalan unutk mengevaluasi perubahan yang diajukan untuk satu proyek setelah pelaksanaan proyek dimulai. Rencana ini menunjukkan bagaimana anda akan mengevluasi perubahan tersebut, bagaimana anda akan melaporkan efek dari perubahan terhadap stakeholder, dan siapa yang harus menyetujui perubahan tersebut.

 

4.       Mengembangkan Rencana Manamejen Mutu

Rencana manajemen mutu dalam proyek menjelaskan bagaimana persoalan kualitas akan ditangani. Rencana ini difokuskan pada kualitas proyek dan kualitas produk/hasil. Adalah penting untuk mempertimbangkan kualitas selama proses perencanaan karena tingkat kualitas yang diinginkan mungkin memerlukan perubahan cakupan, biaya, atau perubahan jadwal. Tiga proses yang terlibat dalam pengawasan mutu, adalah perencanaan mutu, penjaminan mutu, dan kendali mutu. Tiga bagian berikut ini akan membahas proses tersebut secara singkat.

 

5.       Menyusun Rencana Pengadaan

Rencana pengdaan (procurement atau rencana kontrak) dalam rencana proyek bersifat opsional, tetapi akan sangat bermanfaat jika Anda akan mengadakan perjanjian untuk produlc atau jasa dari pihak luar. Anda dapat mengumumkan peluang untuk kontrak proyek melalui beberapa cara. Yang paling umum adalah mengeluarkan Request for Proposal (RFP), meminta organisasi untuk mengajukan tawaran pada proyek Anda. RFP adalah dokumen yang berisi daftar produk dan atau jasa yang ingin Anda peroleh dan juga persyaratan dan kriterianya. RFP biasanya dikirimkan kepada beberapa kontraktor yang pernah berhubungan dengan Anda di masa lalu, dan yang beriklan di koran lokal atau secara online.

 

6.       Mengembangkan Rencana Penyelesaian

Hal pertama untuk menentukan rencana penyelesaian adalah bagaimana memutuskan kapan proyek selesai. Pada umumnya sebuah proyek adalah selesai jika semua hasil telah selesai sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan dalam rencana kualitas dan telah diserahkan kepada klien. Bagian ini mendaftar hasil-hasil penting yang harus diselesaikan.

Aktivitas penyelesaian umumnya mencakup hal-hal sebagai berikut:

· Memveriikasi bahwa semua hasil telah diselesaikan. Menyerahkan hasil kepada klien. Menyelesaikan pembayaran proyek.

· Menyediakan jaminan atau dukungan untuk hasil.

· Melakukan sesi niengambil pelajaran

 

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2022. Manajemen Kualitas Proyek. Udinus. Diakses melalui: https://repository.dinus.ac.id/docs/ajar/07-Manajemen_kualitas_proyek.pdf (Diunduh 20 Oktober 2022).

Jayalaksana, Yeni M. 2021. Manajemen Kualitas Proyek. [YouTube]. Diakses melalui: https://youtu.be/NQyUE1Vu4CI (Diunduh 20 Oktober 2022).

Modul perkuliahan pekan 8. Manajemen Proyek Industri. Universitas Mercu Buana.

PPT perkuliahan pekan 8. Manajemen Proyek Industri. Universitas Mercu Buana.