Proses Menejemen Proyek Meningkatkan Efisien

 

ABSTRAK

              Abstrak Manajemen proyek merupakan strategi yang perlu dilakukan dalam mencapai efisiensi dan efektifitas suatu perusahaan. Perkembangan pada era teknologi masa ini sejalan dengan berkembangnya perusahaan yang bergerak di bidang jasa teknologi, seperti Qiscus Pte Ltd. Perencanaan proyek tersebut dapat disusun menggunakan Work Breakdown Structure (WBS), Cirital Path Method (CPM) dan Program Evaluation and Review Technique (PERT). Manajemen proyek dapat pula digunakan untuk memperkirakan adanya percepatan proyek (crasing) pada Qiscus Pte Ltd. Dengan penyusunan suatu manajemen proyek yang baik, maka dapat dilakukan estimasi waktu dan biaya yang diperlukan dalam menjalankan proyek, sehingga dapat meminimasi kerugian biaya akibat kemungkinan keterlambaran proyek. Perencanaan manajemen proyek yang dilakukan untuk menjalankan proyek. Manajemen proyek dapat pula digunakan untuk memperkirakan adanya percepatan proyek (crasing). Dengan penyusunan suatu manajemen proyek yang baik, maka dapat dilakukan fungsi serta estimasi waktu dan biaya yang diperlukan dalam menjalankan proyek, sehingga dapat meminimasi kerugian biaya akibat kemungkinan keterlambaran proyek. Oleh karena itu, penting sekali bagi perusahaan memiliki strategi dan menerapkan proses manajemen proyek secara optimal.

ABSTRAK

           Abstract Project management is a strategy that needs to be done in achieving efficiency and effectiveness of a company. Developments in the current technological era are in line with the development of companies engaged in technology services, such as Qiscus Pte Ltd. The project planning can be prepared using the Work Breakdown Structure (WBS), Character Path Method (CPM) and Program Evaluation and Review Technique (PERT). Project management can also be used to estimate project acceleration (crasing) at Qiscus Pte Ltd. With the preparation of a good project management, it is possible to estimate the time and costs needed to run the project, so as to minimize cost losses due to the possibility of project delays. Project management planning is carried out to run the project. Project management can also be used to predict project acceleration (crasing). With the preparation of a good project management, functions and estimates of the time and costs needed to run the project can be carried out, so as to minimize cost losses due to the possibility of project delays. Therefore, it is very important for companies to have strategies and implement project management processes optimally.

PENDAHULUAN

.        Pendahuluan Pemanfaatan teknologi era kini terus dikembangkan hingga bertujuan untuk meningkatkan opportunity yang didapatkan. Perkembangan ini sejalan dengan berkembangnya perusahaan yang bergerak di bidang jasa teknologi yang berperan sebagai konsultan dan jasa penyedia perangkat lunak. Perusahaan perlu berupaya untuk meningkatkan kualitas jasa yang diberikan dengan melalui pembuatan perencanaan yangterstruktur, sehingga lebih optimal dalam penggunaan sumber daya yang akan berdampak pada efesiensi kinerja internal perusahaan. Tanpa adanya manajemen proyek yang baik tersebut dapat menurunkan performa kerja perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Fungsi Manajemen Proyek Beberapa fungsi dari manajemen proyek (Dimyati dan Nurjaman, 2014), adalah:
1. Fungsi perencanaan (Planning) Fungsi ini bertujuan dalam pengambilan keputusan yang mengelola data dan informasi yang dipilih untuk dilakukan di masa mendatang, seperti menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek, dan lain-lain.
2. Fungsi Organisasi (Organizing) Fungsi organisasi bertujuan untuk mempersatukan kumpulan kegiatan manusia, yang memiliki aktivitas masing-masing dan saling berhubungan, dan berinteraksi dengan lingkungannya dalam rangka mencapai tujuan
3. 3. Fungsi Pelaksanaan (Actuating) Fungsi pelaksanaan bertujuan untuk menyelaraskan seluruh pelaku organisasi terkait dalam melaksanakan kegiatan/ proyek, seperti pengarahan tugas serta motivasi, dan lain-lain.
4. Fungsi Pengendalian (Controlling)
Fungsi pengendalian bertujuan untuk mengukur kualitas penampilan dan penganalisisan serta pengevaluasian kegiatan, seperti memberikan saran-saran perbaikan, dan lain-lain.

PEMBAHASAN

             Dalam melakukan perencanaan manajemen proyek yang baik perlu diawali dengan melakukanidentifikasi aktivitas-aktivitas yang dilakukan. Menurut Duncan (1996), ruang lingkup aktivitasaktivitas yang akan dilakukan dalam suatu proyek dapat digambarkan dalam suatu Work Breakdown Structure (WBS) sederhana sehingga didapatkan informasi yang merinci mengenai. Perencanaan Aktivitas Global Perencanaan aktivitas global dilakukan dengan pengalokasian sumber daya manusia, biaya, dan waktu yang dibutuhkan. Seperti pada Tabel 1 dapat diketahui pekerja-pekerja yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tiap aktivitas sehingga memudahkan dalam melakukan monitoring proyek. Alur aktivitas yang dilakukan tergambarkan dalam presedence diagram yang tercantum pada

Pengestimasian Biaya Proyek yang Dipercepat (Crashing) Dalam pelaksanaan proyek Hayyan dapat dilakukan pengestimasian waktu proyek yang lebih cepat dari waktu normalnya. Dalam hal ini disebut sebagai crash time. menunjukkan jumlah hari dan biaya untuk aktivitas dengan crash time. Biaya crash cenderung lebih tinggi disbanding biaya nornal karena jumlah hari pelaksanaan aktivitas yang lebih cepat memerlukan penambahan pekerja yaitu seorang desainer dan seorang programmer

Analisis Project Crashing

Dalam melaksanakan proyek Hayyan dapat dilakukan percepatan aktivitas proyek (Crashing)

tetapi dengan adanya trade off antara waktu dan biaya. Percepatan yang dapat dilakukan dengan mengurangi jumlah aktivitas sebanyak 6 hari, yaitu pada aktivitas proyek normal dilakukan selama 38 hari menjadi 32 hari.Percepatan tersebut dapat dilakukan dengan cara menambah jumlah pekerja, yaitu seorang desainer dan seorang programmer. Sehingga, total biaya crashing meningkat akibat adanya penambahan biaya langsung. Trade off ini yang dapat disampaikan Qiscus Pte Ltd pada client dimana client yang dapat menentukan untuk memilih pengerjaan proyek yang lebih cepat dengan biaya yang lebih tinggi atau proyek yang lebih lama dengan biaya yang lebih rendah.

KESIMPULAN

SDM (requirement), tahap perancangan desain proyek (design), tahap pengembangan system (development), dan tahap penjaminan kualitas(integration & test) yang membutuhkan 5 orang pekerja dan dalam waktu selama 38 hari bedasarkan tahap perancangan desain proyek (design), tahap pengembangan sistem (development), dan tahap penjaminan kualitas (integration & test). Analisa proyek (Crashing) menghasilkan suatu trade off bagi pelanggan terhadap biaya dan waktu yang dibutuhkan. tahap perancangan desain proyek (design), tahap pengembangan sistem (development), dan tahap penjaminan kualitas (integration & test). Analisa proyek (Crashing) menghasilkan suatu trade off bagi pelanggan terhadap biaya dan waktu yang dibutuhkan

SARAN

manajemen proyek harus dilakukan berdasarkan penjadwalan dan optimasi terhadap sumber daya yang digunakan untuk menentukan prioritas

DAFTAR PUSTAKA

Dimyati, D. H., & Nurjaman, K. (2014). Manajemen Proyek. Yogyakarta: Pustaka Setia

Rev, E. (2003). Work Breakdown Structure. America: U.S. Department of Energy