Penjadwalan Proyek Menetapkan Jangka Waktu Kegiatan Proyek

Nofiyanto (@A01-Nofiyanto)

ABSTRAK

Artikel ini membahas tentang pengertian serta manfaat dari penjadwalan proyek itu sendiri, ada nya tahapan tahapan dalam proyek, dan metode metode dalam penjadwalan proyek. Dalam proses penjadwalan, penyusunan kegiatan dan hubungan antar kegiatan dibuat lebih terperinci dan sangat detail. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pelaksanaan evaluasi proyek. Penjadwalan atau scheduling adalah pengalokasian waktu yang tersedia melaksanakan masing – masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapai hasil optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan – keterbatasan yang ada. Selama proses pengendalian proyek, penjadwalan mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring serta updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang paling realistis agar alokasi sumber daya dan penetapan durasinya sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek. Penjadwalan proyek adalah suatu bentuk perencanaan proyek yang dibuat dengan tujuan agar proyek selesai tepat waktu.

Kata Kunci: Penjadwalan, proyek, manfaat

 

PENDAHULUAN

Penjadwalan suatu proyek sangat penting dalam pembangunan baik dalam pembangunan perumahan, jalan raya, jembatan. Oleh karena itu manusia berpikir untuk mencari suatu ide bagaimana memperkirakan waktu pelaksanaan dan metode yang akan digunakan.

Penjadwalan proyek ialah salah satu elemen hasil perencanaan. Yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan dan material serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. penjadwalan merupakan alat mutlak yang sangat diperlukan guna menyelesaikan suatu proyek. Untuk proyek yang berskala kecil hanya memiliki beberapa kegiatan, dan umumnya penjadwalan hanyalah dibayangkan saja (dalam kepala atau pikiran), sehingga penjadwalan tidak begitu mutlak dilaksanakan. Akan tetapi berbeda dengan proyek yang berskala besar, dimana jumlah kegiatannya yang sangat besar serta rumitnya ketergantungan (keterkaitan) antara kegiatan sehingga tidak mungkin lagi bila hanya diolah dalam pikiran. Penjadwalan dan kontrol menjadi rumit dan sangat penting supaya kegiatan dapat dilaksanakan dengan efisien.

            Pekerjaan suatu konstruksi tidak akan terlepas dari waktu pelaksanaan. Semua orang pasti menginginkan proyek yang akan direncanakan cepat terselesaikan selain rasa keberhasilan membangun atau mendirikan suatu kontruksi. Dalam merencanakan jadwal suatu proyek muncul berbagai macam ide, sehingga ditemukan metode – metode penjadwalan yang dapat dipergunakan dalam suatu proyek untuk mencari metode yang mana lebih efisien.

 

PEMBAHASAN

Penjadwalan Proyek

Penjadwalan proyek menurut Husein (2011) adalah pengalokasian waktu yang tersedia untuk melaksanakan masing-masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapainya hasil optimal dengan dengan mempertimbangkan keterbatasan yang ada. Penjadwalan proyek merupakan salah satu dari bagian perencanaan. penjadwalan proyek menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku yang digunakan, dan tenaga kerja yang dibutuhkan serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas-aktivitas. Penjadwalan proyek sangat diperlukan untuk menunjukkan hubungan tiap aktivitas satu dengan aktivitas lainnya yang terhadap pada keseluruhan proyek.

Dengan melakukan penjadwalan dapat mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan diantara aktivitas tersebut dan menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap aktivitas, serta membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara yang optimal pada suatu proyek. Untuk meningkatkan kualitas perencanaan dan pengendalian dalam menghadapi jumlah aktivitas dan kompleksitas proyek yang cenderung bertambah, salah satu usahanya dengan menggunakan analisis jaringan kerja yang merupakan penyajian perencanaan dan pengendalian khususnya jadwal kegiatan proyek. Jaringan kerja ini merupakan jaringan yang terdiri dari serangkaian kegiatan untuk menyelesaikan suatu proyek berdasarkan urutan– urutan dan ketergantungan aktivitas satu dengan aktivitas lainnya. Untuk menyikapi jaringan proyek secara lengkap, dalam arti siap pakai untuk tugas–tugas perencanaan, menyusun jadwal pekerjaan dan tolak ukur pengendalian, dibutuhkan proses yang panjang dan bertingkat–tingkat. Hal ini diawali dengan teknik membuat jaringan kerja dan diakhiri dengan meningkatkan kualitasnya serta memasukkan faktor–faktor lain.

 

Manfaat Penjadwalan Proyek

Secara umum penjadwalan mempunyai manfaat – manfaat seperti berikut:

·         Memberikan pedoman terhadap unit pekerjaan / kegiatan mengenai batas – batas waktu untuk mulai dan akhir dari masing – masing tugas.

·         Memberikan sarana bagi manajemen untuk koordinasi secara sistematis dan relistis dalam penentuan alokasi prioritas terhadap sumber daya dan waktu.

·         Memberikan saran untuk menilai kemajuan pekerjaan.

·         Menghindari pemakaian sumber daya yang berlebihan, dengan harapan proyek dapat selesai sebelum waktu yang di tetapkan.

·         Memberikan kepastian waktu pelaksanaan pekerjaan.

·         Merupakan sarana penting dalam pengendaliaan proyek.

 

Tahapan Dalam Proyek

Tahapan Proyek merupakan suatu gambaran sebuah proyek yang terdiri dari rencana, kontrol, dan pengawasan sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat tahapan-tahapan yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu (Dimyati & Nurjaman, 2014) :

1.      Tahap Perencanaan ketika proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, communication plan dan contract supplier.

2.      Tahap Pelaksanaan ketika proyek sudah jelas dan terperinci, maka memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan untuk memantau dan mengontrol penyelesaian sebagai hasil akhir proyek.

3.      Tahap pengawasan Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, memberikan laporan kepada semua stakeholder. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan pengkajianulang dari suatu proyek untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.

 

Metode Penjadwalan Proyek

Ada beberapa metode penjadwalan proyek yang digunakan untuk mengelolah waktu dan sumberdaya proyek. Masing – masing metode mempunyai kelebihan dan kekurangan. Pertimbangan penggunaan metode – metode tersebut didasarkan atas kebutuhan dan hasil yang ingin di capai terhadap kinerja penjadwalan.

 

•        Waktu Dan Durasi Kegiatan

Dalam konteks penjadwalan, terdapat dua perbedaan, yaitu waktu (Time) dan kurun waktu (duration). Bila waktu menyatakan siang/malam, sedangkan kurun waktu atau durasi menunjukan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan suatu kegiatan, seperti lamanya waktu kerja dalam satu hari adalah 8 Jam. Melakukan durasi suatu kegiatan bisanya dilandasi volume pekerjaan dan produktivitas crew/kelompok pekerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Produktivitas didapat dari pengalaman crew melakukan suatu kegiatan yang telah dilakukan sebelum atau database perusahaan.

 

•        Bagan Balok (Barchart)

Barchart ditemukan oleh Gantt dan Fredick W. Tailor dalam bentuk bagan balok, dengan panjang balok sebagai representasi dari durasi setiap kegiatan. Format bagan baloknya informatif, mudah dibaca dan efektif untuk dikomunikasi serta dapat dibuat dengan mudah dan sederhana. Bagan balok terdiri atas sumbu-Y yang dinyatakan kegiatan atau paket kerja dari lingkup proyek, sedangkan sumbu-X menyatakan satuan waktu dalam hari, minggu, atau bulan sebagai durasi. Pada bagan ini juga dapat ditentukan Milestone / Baseline sebagai bagian target yang harus diperhatikan guna kelancaran produktifitas proyek secara keseluruhan.

 

•        Kurva S Atau Hanumm Curve

Kurva s adalah sebuah ghrafik yang dikembangkan oleh Warren T. Hanumm atas dasar pengamatan terhadap sejumlah besar proyek sejak awal hingga akhir proyek. Kurva S dapat menunjukan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan, waktu dan bobot pekerjaan yang direpresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh kegiatan proyek. Visualisasi Kurva S dapat memberikan informasi mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal rencana.

Disinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal proyek. Indikasi tersebut dapat menjadi informasi awal guna melakukan tindakan koreksi dalam proses pengendalian jadwal. Tetapi informasi tersebut tidak detail dan hanya terbatas untuk menilai kemajuan proyek. Perbaikan lebih lanjut dapat menggunakan metode lain hyang dikombinasikan, misal dengan metode bagan balok yang dapat digeser –geser dan network plaining dengan memperbaharui suber daya maupun waktu pada masing – masing kegiatan.

 

KESIMPULAN

Penjadwalan dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan dan material serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Dalam merencanakan jadwal suatu proyek muncul berbagai macam ide, sehingga ditemukan metode – metode penjadwalan yang dapat dipergunakan dalam suatu proyek untuk mencari metode yang mana lebih efisien. Penjadwalan Proyek Penjadwalan proyek menurut Husein (2011) adalah pengalokasian waktu yang tersedia untuk melaksanakan masing-masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapainya hasil optimal dengan dengan mempertimbangkan keterbatasan yang ada. penjadwalan proyek menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku yang digunakan, dan tenaga kerja yang dibutuhkan serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas-aktivitas. Dengan melakukan penjadwalan dapat mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan diantara aktivitas tersebut dan menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap aktivitas, serta membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara yang optimal pada suatu proyek.

 

DAFTAR PUSTAKA

- Ervianto, W. I. (2004). Teori-aplikasi manajemen proyek konstruksi. Yogyakarta: Andi.

- Modul Perkuliahaan Mata Kuliah Manajemen Proyek Industri. Universitas Mercu Buana. Jakarta.

- Hidayah, R., Ridwan, A., & Cahyo, Y. (2018). Analisa Perbandingan Manajemen Waktu Antara Perencanaan Dan Pelaksanaan. Jurnal Manajemen Teknologi & Teknik Sipil, 1(2), 281-290.