PERAN MANAJEMEN KUALITAS PROYEK DALAM MEMENUHI KEBUTUHAN PROYEK

Oleh: Shazfa Zakirah Yasmeenah (@A13-SHAZFA)

MANAJEMEN KUALITAS PROYEK

• Jaminan kualitas Proyek

Merupakan semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi proyek untuk memberikan jaminan tentang kebijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab dari pelaksanaan proyek dapat memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati. 

• Jaminan Kualitas proyek terdiri dari beberapa aktivitas :

1. Quality planing. Proses mengidentifikasi standar Kualitas untuk pelaksanaan proyek dan bagaimana memenuhinya. 
2. Quality Assurance. Mengimplementasikan rencana jaminan kualitas agar proyek memenuhi semua requirement 
3. Quality Control. Monitor hasil pelaksanaan proyek apakah memenuhi standar kualitas atau tidak.

• Tahap Manajemen Kualitas

1. Perencanaan kualitas 
2. Penjaminan kualitas 
3. Pengendalian kualitas 

• Input Perencanaan Kualitas

1. Enterprise Enviromental Factor
2. Organizational Process Assets
3. Project Scope Statement
4. Project manajemen Plan

• Tools & Techniques

Cost Benefit Arlalysts

• Mengurangi pengulangan pekerjaan
• Meningkatkan produktivitas
• Mengurangi biaya

Benchmarking 

Membandingkan aktivitas proyek dengan proyek sejenis.

Design of Experiment 

Melakukan uji coba terhadap design dan melakukan analisis kondisi optimal

• Alat Pengendalian kualitas

Pareto Diagram 

Diagram pareto terkait dengan Hukum pareto: 80% masalah yang datang, 20% dari isu. Atau dikenal dengan aturan 80/20. Artinya tim proyek pertama harus bekerja pada masalah-masalah terbesar dan kemudian pindah ke masalah yang lebih kecil.  

Statistical Sampling

Metoda pengambilan sampel populasi untuk memahami masalah yang ada. Jumlah sampel yang diambil berkaitan dengan "Serepresentatif apa" data yang diinginkan. Sample size = 25x (certainly Factor/acceptable error)²

Six Sigma 

Merupakan suatu sistem yang komprehensif dan fleksibel untuk mencapai, mempertahankan dan memaksimalkan kesuksesan bisnis. Proyek yang menggunakan Six Sigma sebagai alat kendali kualitasnya biasanya menggunakan 5 fase pengembangan yang disebut DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) 

Keunikan Six Sigma 

1. Membutuhkan komitmen organisasi yang luas. 
2. Memiliki kemampuan dan kemauan untuk mengadopsi tujuan berlawanan. 
3. Berfokus pada pelanggan dan berusaha untuk meningkatkan tingkat kualitas.

Diagram Kontrol 

Merupakan tampilan grafis dari data yang menggambarkan hasil dari suatu proses dari waktu ke waktu. Diagram Kontrol dapat grow digunakan untuk memantau berbagai jenis variabel output. 

Testing/Pengujian 

Testing /pengujian banyak digunakan dalam proyek-proyek IT. Testing sebaiknya dilakukan pada tiap tahapan dalam siklus hidup pembangunan prod 

 

PERENCANAAN PENGENDALIAN PROYEK

• Memahami Rencana Pengendalian Proyek

Lima subrencana kontrol proyek biasanya ditambahkan pada rencana proyek 

1. Rencana Komunikasi Proyek, menjelaskan tipe-tipe komumikast utama yang akan dilakukan selama proyek berlangsung. 
2. Rencana kontrol Perubahan, mengelasan bagaimana cara penanganan perubahan proyek. 
3. Rencana Manajemen Mutu, mendaftar cara-cara evaluasi dan kontrol kualitas (mutu) 
4. Pemerolehan Proyek 
5. Rencana Penyelesaian Proyek

• Mengembangkan Rencana komunikasi
• Menentukan saluran komunikasi
• Merupakan garis komunikasi antara 2 pihak. Garis komunikasi utama dalam setiap proyek antara lain:
1. Manager proyek dan tim proyek.
2. Manajer proyek dan sponsor
3. Manajer proyek dan stakeholder
4. Tim dan tim
• Memilih Media
• Dua tipe komunikasi utama adalah komunikasi verbal dan non verbal, dimana komunikasi verbal bisa dibentuk melalui tulisan ataupun Iisan. Komunikasi lisan dapat disampaikan secara tatap muka, lewat telepon atau video konferensi. Media tulisan yang dipakai dalam proyek meliputi surat, memo, e-mail, formulir, laporan, Newsteller, rencana proyek dan kontrak.
• Mendesain Format
• Format utama yang perlu dipertimbangkan adalah Time Sheet (lembar waktu) dan laporan status proyek.
• Mengevaluasi Waktu Respon
• Contoh, menetapkan bahwa ketika orang-orang dipanggilmereka harus menjawab dalam waktu 24 jam, saat dikirim sebuah email harus membalas dalam waktu 4 jam, dsb.
• Mengembangkan Rencana kontrol Perubahan.
1. Menentukan hal-hal yang merupakan perubahan.
2. Menjelaskan proses pemberitahuan perubahan
3. Menyusun mendesain bentuk perubahan
4. Menyusun kriteria evaluasi
5. Mempertimbangkan level otoritas
6. Menentukan proses umpan balik
7. Menulis rencana kontrol perubahan
• Mengembangkan Rencana Manajemen Mutu
• Rencana manajemen mutu dalam proyek menjelaskan bagaimana persoalan kualitas akan ditangani. Rencana ini difokuskan pada kualitas proyek dan kualitas produk / hasil. Kualitas yang diinginkan mungkin memerlukan perubahan cakupan, biaya atau perubahan jadwal. Tiga proses yang terlibat dalam pengawasan mutu, adalah perencanaan mutu, penjaminan mutu, dan kendali mutu.
• Menyusun Rencana Pengadaan
• Rencana ini menspesifikasikan bagaimana perusahaan mengajukan Penawaran, menentukan pilihan dan standar prosedur apa yang harus diikuti oleh pihak pemberi tawaran agar mendapatkan kontrak.
1. Menentukan metode pengumuman. Yang paling umum adalah mengeluarkan Request for Proposal (RFP).
2. Menentukan metode seleksi.
3. Menentukan kriteria seleksi. Pada bagian ini perusahaan perlu mempertimbangkan bagaimana memilih Vendor.
4. Menjelaskan standar dan prosedur kontrak.
5. Menulis rencana pengadaan.
• Mengembangkan Rencana Penyelesaian.
• Menentukan kriteria, penyelesaian
• Mengembangkan prosedur penyelesaian. Aktivitas penyelesaian umumnya mencakup hal-hal sebagai berikut:
1. memverifikasi bahwa semua hasil telah diselesaikan
2. menyediakan Jaminan atau dukungan untuk hasil
3. melakukan sesi mengambil pelajaran
• Menulis rencana penyelesaian

MENGELOLA KUALITAS PROYEK

• Project Quality Managemet
• Quality adalah kadar dimana kumpulan karakteristik mendasar memenuhi persyaratan
• Project Quality Management meyakinkan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang ditentukan diawal yang membuat proyek ini dilaksanakan
• Prosesnya meliputi :
1. Planning duality management.
2. Performing quality assurance
3. Performing quality control
• Seven Basic Tools of Quality.
• Cause and Effect Diagrams
• Diagram sebab akibat melacak keluhan tentang masalah kualitas kembali keoperasi produksi yang bertanggung jawab.
• Quality Control Charts
• Control chart adalah grafik data yang menggambarkan hasil proses berdasarkan laju waktu. Kegunaannya untuk menghindari cacat.
• Checksheet
• Checksheet digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis data, terkadang disebut tally sheet atau checklist bergantung pada formatnya.
• Scatter Diagram
• Membantu untuk menunjukkan apakah ada hubungan antara dua variable. Semakin dekat titik data Kegaris diagonal, semakin erat hubungan kedua variabel tersebut.
• Histograms
• Histograms merupakan grafik batang dari distribusi variabel. Setiap batang mewakili atribut atau karakteristik dari masalah atau situasi, dan tinggi batang mewakili frekuensinya
• Pareto Charts
• Pareto Charts merupaka histogram yang dapat membantu mengidentifikasi dan memprioritaskan area masalah.
• Flowcharts
• Diagram alir adalah tampilan grafik dari logika dan aliran proses yang membantu menganalisis bagaimana masalah terjadi dan bagaimana proses dapat ditingkatkan
• Modern Quality Management.
• Manajemen Kualitas modern:
1. Membutuhkan kepuasan pelanggan
2. Lebih memilih pencegahan daripada inspeksi
3. Mengakur tanggung jawab manajemen atas kualitas
• ISO Standarts
• ISO 9000 merupakan standar sistem mutu:
1. Siklus 3 bagian yang berkelanjutan dari perencanaan, pengendalian, dan pendokumentasian kualitas dalam sebuah organisasi.
2. Memberikan persyaratan minimum yang diperlukan organisasi untuk memenuhi standar sertifikası kualitasnya.
3. Membantu organisasi di seluruh dunia mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Five Cost Categories Related to Quality.

1. Prevention Cost
2. Apprarsal cost
3. Internal farlur cost
4. External failur cost
5. Measurement and test equipment cost

Daftar Pustaka

1. Anonim. 2022. Manajemen Kualitas Proyek. Udinus. Dalam : https://repository.dinus.ac.id/docs/ajar/07-Manajemen_kualitas_proyek.pdf (Diunduh 20 Oktober 2022)
2. Ashari. 2011. Perencanaan Pengendalian Proyek - Manajemen Proyek.  Politeknik Negeri Bandung (Polban). Bandung.
3. Djajalaksana, Yenni M. 2021. Manajemen kualitas Proyek. Dalam : https://youtu.be/NQyUE1Vu4CI